Verenigingsmarkt organiseren: checklist en planning
Een verenigingsmarkt staat of valt met een duidelijke indeling en informatie die op tijd bij alle verenigingen terechtkomt. Leg eerst datum en locatie vast, controleer vergunningen en verwerk daarna de aanmeldingen. Werk vervolgens de plattegrond, standplaatsen en het programma uit, terwijl je vrijwilligers en leveranciers bevestigt. In de laatste week controleer je materialen, catering, bewegwijzering en betaalmogelijkheden. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw en een aanspreekpunt voor deelnemers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verenigingen uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemersinformatie versturen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Vrijwilligers werven
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Plattegrond maken
Standplaatsen toewijzen
Programma samenstellen
2 personen
Leveranciers bevestigen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Infomateriaal sorteren
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Stands indelen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Verenigingen ontvangen
3 personen
Standhouders naar stands wijzen
3 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Infobalie bemannen
2 personen
Consumpties verkopen
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Programma aankondigen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoop afsluiten
2 personen
Standhouders uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Versiering verwijderen
3 personen
Tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Restanten koelen
2 personen
Restafval wegbrengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktstandsaantal 12
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 40
- Statafelsaantal 6
- Klaptafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 4
- Klapbankenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 350
- Koffiekopjesaantal 150
- Bordenaantal 250
- Besteksetsaantal 250
- Serveerschalenaantal 20
- Schenk kannenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Betaalterminalsaantal 2
- Megafoon
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Ballonnenaantal 150
- Tafelkledenaantal 18
- Decoratieve plantenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 40
- Pionnenaantal 12
- Krijtbordenaantal 12
- Plakbandaantal 8
- Tie-wrapsaantal 100
Catering
- Koelkastenaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Soeplepelsaantal 4
- Snijplankenaantal 6
- Messenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Etikettenaantal 100
- Allergenenkaartjesaantal 40
- Kassaboxenaantal 2
- Geldkistjesaantal 2
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilmoppenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Veiligheidsvestenaantal 8
- Zaklampenaantal 4
Informatie
- Plattegrondenaantal 350
- Programmaflyersaantal 400
- Standnummerbordenaantal 12
- Pijlbordenaantal 20
- Clipboardsaantal 6
- Pennenaantal 30
- Notitieblokkenaantal 10
- Polsbandjesaantal 400
Keuken
- Koelcontainersaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Ovenwantenaantal 4
- Keukenmessenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
Tips
- Maak de plattegrond zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn. Wijs per vereniging een standplaats toe en houd ruimte vrij voor looproutes, statafels, catering en een duidelijk informatiepunt.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de aankomsttijd, toegewezen standplaats, laad- en losafspraken, contactpersoon en wat verenigingen zelf moeten meenemen.
- Controleer stroom en kabels vóór de opbouw. Tel per stroompunt de stekkerdozen en verlengkabels, leg kabelgoten over looproutes en test koffiezetapparaten, betaalterminals en verlichting voordat bezoekers komen.
- Bereken catering niet alleen op het verwachte bezoekersaantal, maar ook op het programma en de verblijfsduur. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf en zet hapjes, drank, servies en koeling per uitgiftepunt klaar.
- Plan de locatie-opening minimaal 2 uur vóór de start van de markt. Gebruik de eerste 60 minuten voor stands, tafels, naamkaartjes en bewegwijzering; reserveer daarna tijd voor een laatste ronde langs vrijwilligers en leveranciers.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een verenigingsmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en uitnodigingen. De plattegrond en deelnemersinformatie kun je 2 tot 3 weken voor de markt definitief maken.
- Wanneer moet ik verenigingen uitnodigen voor een verenigingsmarkt?
- Stuur de uitnodiging uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf, zodat verenigingen tijd hebben om intern af te stemmen. Geef een aanmelddeadline van ongeveer 3 weken vóór het evenement.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een verenigingsmarkt?
- Reken naast de standhouders op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor opbouw en 2 voor ontvangst en rondes per 50 aanwezige verenigingen. Plan voor afwisseling diensten van 2 tot 3 uur.
- Hoe laat moet de locatie open voor een verenigingsmarkt?
- Open de locatie minimaal 2 uur vóór aanvang voor het plaatsen van marktstands, tafels, stoelen en bewegwijzering. Laat verenigingen minstens 60 minuten vóór de start arriveren als zij hun eigen stand moeten opbouwen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!