Checklist pour organiser un marché associatif

Un marché associatif demande surtout une bonne coordination entre les associations, les fournisseurs et les bénévoles. Commence par réserver la date et le lieu, puis vérifie les autorisations avant de lancer les invitations et la communication. Les dernières semaines servent à attribuer les stands, confirmer le programme et calculer les quantités de repas et de boissons. La veille, rassemble le matériel, prépare les badges et refroidis les boissons pour éviter les retards le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Inviter les associations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Envoyer les informations aux participants
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Recruter des bénévoles
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
2 personnes
Créer le plan
Attribuer les emplacements
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer la signalétique
2 personnes
Trier le matériel d’information
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Répartir les stands
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Accueillir les associations
3 personnes
Orienter les exposants vers leurs stands
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Vendre les consommations
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Annoncer le programme
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer les ventes
2 personnes
Dire au revoir aux exposants
3 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 6
Tables pliantesqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Bancs pliantsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Tasses à caféqté 150
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Pichets de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Mégaphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Nappesqté 18
Plantes décorativesqté 12
Badges nominatifsqté 40
Cônesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100

Catering

Réfrigérateursqté 2
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4
Planches à découperqté 6
Couteauxqté 8
Verres doseursqté 4
Étiquettesqté 100
Cartes des allergènesqté 40
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Lampes de pocheqté 4

Informations

Plansqté 350
Flyers du programmeqté 400
Panneaux numérotés des standsqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 10
Braceletsqté 400

Cuisine

Conteneurs réfrigérésqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Gants de cuisineqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Planches à découperqté 6

Conseils

Vérifie les autorisations au moins 6 à 8 semaines avant le marché : certaines demandes doivent être faites avant de confirmer la communication et les réservations.
Fixe une date limite d’inscription pour les associations, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Demande à ce moment-là leurs besoins alimentaires, électriques et leur mobilier.
Prépare le plan des stands au moins 10 jours avant le marché. Attribue chaque emplacement et réserve une zone claire pour l’accueil, la circulation, les tables et les équipements électriques.
Prévois les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec au moins une personne à l’accueil et une personne disponible pour les imprévus pendant l’ouverture du lieu.
La veille, contrôle les quantités de gobelets, tasses, assiettes et couverts, puis rassemble les rallonges, multiprises, cache-câbles, glacières et terminaux de paiement au même endroit.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un marché associatif ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les inscriptions des associations et les réservations de matériel sont les premiers éléments à sécuriser.
Quand fixer la date et le lieu d’un marché associatif ?: Fixe-les 2 à 3 mois à l’avance, avant d’inviter les associations. Vérifie immédiatement les autorisations nécessaires et la capacité du lieu à accueillir les stands, les tables et la circulation du public.
Quand envoyer les informations aux associations participantes ?: Envoie un premier dossier 3 à 4 semaines avant l’événement, puis un rappel final environ 7 jours avant. Indique les horaires d’installation, l’emplacement attribué, le programme et le matériel prévu.
Combien de bénévoles prévoir pour un marché associatif ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la coordination et 1 personne disponible pour les besoins pratiques pendant chaque créneau de 2 à 3 heures. Ajoute des renforts si plusieurs stands demandent une aide à l’installation.

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