Vereinsfest: Einkaufsliste und Mengenplanung

Für ein Vereinsfest brauchst du mehr als Getränke und Essen: Auch Geschirr, Serviermaterial, Kühlung, Kaffeeausstattung und Technik müssen rechtzeitig bereitstehen. Plane die Mengen erst, wenn die endgültige Gästezahl feststeht, und rechne bei Geschirr und Gläsern mit etwa 10 Prozent Reserve. Haltbare Lebensmittel und Dekoration kannst du früher besorgen; frische Einkäufe, gekühlte Getränke und Snacks kommen kurz vor dem Fest. Die vollständige Liste auf dieser Seite hilft dir, beim Einkauf nichts für Buffet, Bar oder Kaffeebereich zu übersehen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 60
WeingläserAnz. 50
BestecksetsAnz. 60

Küche

ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
ServierzangenAnz. 6
KaraffenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 8
NamensschilderAnz. 60
NamensaufkleberAnz. 60
SpeisekartenAnz. 8
VasenAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 2 Packungen
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Kaffeefilter - 100 Stück
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Mineralwasser sprudelnd - 12 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Zitronen-Limetten-Limonade - 4 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Bier - 72 Fläschchen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Rosé - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Zitronen - 12 Stück
- Eiswürfel - 10 Beutel
- Kaffeegebäck - 6 Packungen
- Apfelkuchen - 4 Stück
- Schlagsahne - 6 Dosen
- Baguettes - 10 Stück
- Aufbackbrötchen - 60 Stück
- Butter - 1 Kilogramm
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Brie - 1 Kilogramm
- Schinken - 1,5 Kilogramm
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1,5 Kilogramm
- Hummus - 1 Kilogramm
- Kräuterfrischkäse - 1 Kilogramm
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 3 Kilogramm
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Paprika - 12 Stück
- Rote Zwiebeln - 2 Kilogramm
- Trauben - 3 Kilogramm
- Äpfel - 50 Stück
- Nudelsalat - 5 Kilogramm
- Kartoffelsalat - 5 Kilogramm
- Gemischter grüner Salat - 4 kilogramm
- Salatdressing - 3 Flaschen
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Gesalzene Erdnüsse - 4 Beutel
- Gemischte Knabbermischung - 4 Beutel
- Oliven - 4 Gläser
- Trauben- und Käse-Spieße - 100 Stück
- Servietten - 200 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Schwämme - 8 Stück
- Mikrofasertücher - 12 Stück

Tipps

Plane pro Gast mindestens einen Teller, ein Besteckset, ein Wasserglas und – falls Wein ausgeschenkt wird – ein Weinglas ein. Bei einem Vereinsfest mit mehreren Buffetgängen sind 10 Prozent zusätzliche Teller und Bestecksets sinnvoll.
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser in Karaffen bereit. Kühlboxen und ausreichend Platz im Kühlraum solltest du spätestens am Vortag freimachen.
Für den Kaffeebereich brauchst du neben Kaffeemaschinen auch Wasserkocher, Kaffeetassen und Thermokannen. Richte den Bereich mindestens 30 Minuten vor Beginn ein, damit sich keine Schlange am Buffet bildet.
Servierschalen, Servierlöffel und Servierzangen werden oft erst beim Aufbau vermisst. Ordne jedem Buffetgericht bereits vor dem Eintreffen der Gäste ein passendes Servierwerkzeug zu und lege Schneidebretter sowie Kochmesser separat bereit.
Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Verlängerungskabel vor dem Öffnen der Räume. Eine kurze Tonprobe 60 Minuten vorher verhindert, dass Durchsagen oder Programmpunkte später ausfallen; Wimpelketten und Ballons kannst du parallel anbringen.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für ein Vereinsfest?: Plane pro angemeldeter Person ein Dinner-Teller, ein Dessertteller, ein Besteckset und ein Wasserglas ein. Bei einem Buffet oder wechselnden Programmpunkten solltest du zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve einrechnen.
Wie viele Getränke brauche ich pro Gast beim Vereinsfest?: Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro Stunde. Wasser sollte zusätzlich bereitstehen; bei warmem Wetter brauchst du mehr Kühlkapazität und Nachschub.
Wann sollte ich die Einkäufe für ein Vereinsfest erledigen?: Haltbare Lebensmittel, Getränke ohne Kühlung und Dekoration kannst du drei bis sieben Tage vorher kaufen. Frische Lebensmittel und gekühlte Getränke besorgst du am besten ein bis zwei Tage vorher, abhängig von Haltbarkeit und Lagerplatz.
Wie viel Reserve sollte ich für die Vereinsfest-Einkaufsliste einplanen?: Rechne bei Geschirr, Besteck und Gläsern mit 10 Prozent Reserve. Für Getränke und Snacks sind 10 bis 15 Prozent sinnvoll, wenn die Gästezahl noch nicht endgültig bestätigt ist oder Nachmeldungen möglich sind.

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