Einkaufsliste für euer Vereinsfest

Für ein Vereinsfest brauchst du mehr als Essen und Getränke: Auch Geschirr, Kühlung, Kaffeeausstattung und Technik müssen vor dem Einkauf geklärt sein. Plane die Mengen anhand der endgültigen Gästezahl und rechne Geschirr für mindestens eine komplette Runde plus etwa 10 Prozent Reserve. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt werden, haltbare Lebensmittel können schon vorher bereitliegen. Diese Einkaufsliste hilft dir, fehlende Dinge vor dem Aufbau zu erkennen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
StehtischeAnz. 4
PartyzelteAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
KaffeetassenAnz. 50
GläserAnz. 80
WeingläserAnz. 50
BestecksetsAnz. 60
ServierlöffelAnz. 10
ServierplattenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
PfannenAnz. 4
AuflaufformenAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
NamensschilderAnz. 60
TischdekorationenAnz. 12
KlebebandAnz. 4
SeilAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 2 Packungen
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Bitter Lemon - 3 Flaschen
- Tonic - 3 Flaschen
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Bier - 6 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 2 Kisten
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Rosé - 4 Flaschen
- Cava - 4 Flaschen
- Alkoholfreier Sekt - 2 Flaschen
- Eiswürfel - 15 Säcke
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Brötchen - 80 Stück
- Butter - 4 Packungen
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Schinken - 1,5 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 1 Kilogramm
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 6 Becher
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 3 Kilogramm
- Gemischter Salat - 2 Kilogramm
- Paprika - 12 Stück
- Karotten - 2 Kilogramm
- Trauben - 3 Kilogramm
- Äpfel - 50 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Knabbermix - 4 Tüten
- Oliven - 6 Gläser
- Nussmix - 4 Beutel
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Barbecuesauce - 2 Flaschen
- Satésauce - 2 Gläser
- Kräuterbutter - 6 Becher
- Vegetarische Häppchen - 100 Stück
- Mini-Hackbällchen - 100 Stück
- Mini-Quiches - 80 Stück
- Vegetarische Quiches - 40 Stück
- Wraps - 40 Stück
- Hähnchenbrustfilet - 2 Kilogramm
- Reis - 4 Kilogramm
- Pasta - 3 Kilogramm
- Pastasauce - 8 Gläser
- Gemüsemix - 5 kilogram
- Geriebener Käse - 2 Kilogramm
- Parmesan - 500 gram
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Sonnenblumenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Italienische Kräuter - 1 Glas
- Knoblauchpulver - 1 pot
- Brötchen für Diätmahlzeiten - 20 Stück
- Vegane Aufstriche - 10 Portionen
- Glutenfreie Häppchen - 20 Stück
- Kuchen - 60 Stück
- Kekse - 5 Packungen
- Schokolade - 3 kilogram
- Servietten - 200 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 40 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Schwämme - 10 Stück
- Handschuhe - 2 Kartons

Tipps

Plane bei Tellern, Gläsern und Besteck pro erwarteter Person mindestens ein vollständiges Set plus 10 Prozent Reserve ein. Bei einem Buffet brauchst du zusätzlich genügend Servierplatten und Servierlöffel.
Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzliche Gläser für Wasser, Bier und Wein bereit. Getränke, Kühlboxen und Kühlelemente solltest du spätestens am Vortag kontrollieren.
Für Kaffee und Tee brauchst du neben Kaffeemaschinen und Wasserkochern auch Kaffeetassen, Kaffeekannen oder Thermoskannen. Plane bei längeren Vereinsfesten ungefähr eine Tasse pro Gast und Stunde ein.
Prüfe vor dem Einkauf, ob Tischdecken, Wimpelketten und Ballons vorhanden sind und ob Partyzelte, Tische und Stühle zur Gästezahl passen. Für jedes Zelt und jede elektrische Ausstattung solltest du außerdem die benötigten Verlängerungskabel einplanen.
Lege Diätmahlzeiten getrennt vom übrigen Buffet bereit und beschrifte sie vor dem Öffnen der Veranstaltung. Ernährungswünsche sollten spätestens bei der endgültigen Gästezahl in die Einkaufsmenge einfließen.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für ein Vereinsfest?: Plane pro Gast einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Besteckset und mindestens ein Glas ein. Kaufe oder leihe zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein; bei 100 Gästen sind das 110 Sets.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Vereinsfest?: Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Bei 50 Gästen entspricht das etwa 100 bis 150 Getränken; für die weiteren Stunden ergänzt du die Menge abhängig von Dauer und Getränkekarte.
Wann muss ich Getränke für das Vereinsfest kühlen?: Kontrolliere Kühlboxen und Kühlelemente spätestens am Vortag und beginne mit dem Kühlen der Getränke mehrere Stunden vor dem Einlass. Große Mengen passen oft nicht in einen Kühlschrank, deshalb solltest du die Kühlung frühzeitig aufteilen.
Wie viel Kaffee brauche ich für ein Vereinsfest?: Plane ungefähr eine Tasse Kaffee pro Gast und Stunde, zusätzlich zu Tee und Wasser. Für 60 Gäste über drei Stunden ergibt das rund 180 Tassen; Thermoskannen helfen, den Kaffee während des Buffets bereitzuhalten.

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