Was du für eine Unternehmensmesse brauchst

Eine Unternehmensmesse steht und fällt mit gut geplanter Ausstattung: Jeder Stand braucht Platz, Strom, Beschilderung und eine funktionierende Präsentation. Plane Mobiliar und Technik nicht nur für die Aussteller, sondern auch für Registrierung, Vorträge und Pausen ein. Bei Getränken und Geschirr zählt die erwartete Besucherzahl ebenso wie die Dauer der Messe. Diese Einkaufs- und Materialliste hilft dir, fehlende Dinge früh zu erkennen und die Ausgabe am Veranstaltungstag übersichtlich vorzubereiten.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 10
Registrierungstheke
KleiderständerAnz. 2
StandwändeAnz. 24
AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6

Dekoration

FirmenschilderAnz. 30
StandnummernAnz. 30
WegweiserAnz. 10
TischdeckenAnz. 18
BlumenarrangementsAnz. 8
FahnenAnz. 12
KlebehakenAnz. 50
KabelbinderAnz. 100

Geschirr

GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 3
KühlcontainerAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 10
HandtuchrollenAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 3

Sonstiges

NamensschildhalterAnz. 120
StifteAnz. 40
NotizblöckeAnz. 120
ArmbänderAnz. 150
KlemmbretterAnz. 4
Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
RegenschirmbehälterAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 8 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 3 Packungen
- Süßstoff - 2 Packungen
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 3 Kilo
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Spa Blauw - 60 Flaschen
- Spa Rood - 30 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Bier - 96 Fläschchen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Prosecco - 8 Flaschen
- Eiswürfel - 25 Kilo
- Mini-Brötchen - 180 Stück
- Mehrkornbrötchen - 120 Stück
- Kräuterfrischkäse - 3 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Kochschinken - 2 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 2 kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Pesto - 1 Kilo
- Gurken - 4 Kilo
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Rucola - 1 Kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Trauben - 6 Kilo
- Äpfel - 120 stuks
- Bananen - 80 Stück
- Mini-Croissants - 120 Stück
- Mini-Muffins - 120 Stück
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Salzsnack-Mix - 8 Beutel
- Partynüsse - 8 Tüten
- Zartbitterschokolade - 3 Kilo
- Milchschokolade - 3 Kilo
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Servietten - 600 Stück
- Pappbecher - 300 Stück
- Papierteller - 300 Stück
- Holzrührstäbchen - 300 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Lebensmittel-Etiketten - 100 Stück
- Diätetiketten - 50 Stück
- Müllsäcke - 40 Stück
- Bioabfallbeutel - 20 Stück
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Handseife - 6 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Toilettenreiniger - 3 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Desinfektionstücher - 8 Packungen
- Nitrilhandschuhe - 4 Kartons

Tipps

Plane pro Aussteller mindestens einen Tisch, zwei Stühle und ein Firmenschild ein. Bei Präsentationen oder Beratungsgesprächen sind zwei bis drei Sitzplätze pro Stand praktischer als eine knappe Bestuhlung.
Rechne für eine halbtägige Messe mit etwa 0,5 Litern Getränken pro Person und stelle zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve bereit. Gläser, Kaffeetassen und Besteck werden oft erst beim Aufbau oder Catering mitgezählt.
Ordne Verlängerungskabel, Ladestationen und LED-Lampen nach Standnummern. Plane pro Stand mindestens ein zugängliches Stromkabel ein und sichere lose Kabel mit Kabelbindern oder Klebehaken.
Drucke Wegweiser, Standnummern und Firmenschilder vor dem Aufbau und packe jeweils zwei Ersatzexemplare ein. Fehlende oder falsch platzierte Beschilderung kostet am Veranstaltungstag mehr Zeit als der Druck selbst.
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon spätestens am Vortag gemeinsam. Lege Präsentationen gesammelt ab und halte ein Ersatzkabel sowie eine zusätzliche Stromversorgung für die Registrierung bereit.

Häufige Fragen

Wie viele Stühle brauche ich für eine Unternehmensmesse?: Plane für jeden Aussteller mindestens zwei Stühle ein. Wenn an den Ständen längere Beratungsgespräche stattfinden, sind drei Stühle pro Stand sinnvoll; für Registrierung und Vortrag kommen zusätzliche Sitzplätze hinzu.
Wie viel Getränke brauche ich für eine Unternehmensmesse?: Für eine halbtägige Messe kannst du mit etwa 0,5 Litern pro Person rechnen. Kaufe zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve, besonders wenn die Räume warm sind oder die Veranstaltung länger als vier Stunden dauert.
Wann sollte ich Technik und Strom für die Messe organisieren?: Reserviere Beamer, Mikrofon, Lautsprecher und Mischpult mindestens zwei bis drei Wochen vorher. Prüfe die komplette Verkabelung spätestens am Vortag und beschrifte die Kabel nach Stand oder Einsatzort.
Wie viele Firmenschilder und Wegweiser muss ich drucken?: Drucke pro Unternehmen ein Firmenschild und pro Stand mindestens eine Standnummer. Für Wegweiser reichen je nach Gebäude meist zwei bis vier Exemplare pro wichtiger Abzweigung; nimm zusätzlich jeweils zwei Ersatzdrucke mit.

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