Was du für einen Umgebungsdialog brauchst

Bei einem Umgebungsdialog brauchst du mehr als Tische und Getränke: Gespräche, Präsentationen und Anmeldung müssen gleichzeitig funktionieren. Plane Sitzplätze für alle angemeldeten Personen sowie zusätzliche Plätze für spontane Gäste ein. Für Technik, Kaffeeausgabe und Registrierung brauchst du eigene Bereiche, damit sich keine Warteschlangen bilden. Die vollständige Liste auf dieser Seite hilft dir, fehlende Kabel, Geschirrteile und Beschilderung rechtzeitig zu erkennen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappTischeAnz. 10
StühleAnz. 80
TischdeckenAnz. 10
Registrierungstisch
Rednertisch
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
LautsprecherAnz. 2
Präsentationsklicker
MobiltelefonAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
KaraffeAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6
BrotmesserAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2

Dekoration

NamensschilderAnz. 80
NamensschilderAnz. 12
TischschilderAnz. 10
ProgrammplakateAnz. 6
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 6
StiftehalterAnz. 10

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
PutzlappenAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

KaffeeAnz. 2
Einkäufe
- Gemahlener Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Grüner Tee - 1 Schachtel
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Mineralwasser still - 48 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 24 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Eistee - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Ingwerbier - 2 Flaschen
- Eiswürfel - 8 Säcke
- Kartoffelsalat - 4 Kilogramm
- Nudelsalat - 4 Kilogramm
- Gemischter grüner Salat - 4 kilogramm
- Gurken - 12 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilogramm
- Paprika - 12 Stück
- Rote Zwiebeln - 1 Kilogramm
- Mais - 8 Dosen
- Oliven - 4 Gläser
- Fetakäse - 2 Kilogramm
- Geriebener Käse - 1 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Joghurtdressing - 2 Liter
- Balsamicodressing - 2 Flaschen
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Vegetarische Falafel - 4 Kilogramm
- Hähnchenbruststreifen - 4 Kilogramm
- Brötchen - 100 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Glutenfreie Brötchen - 12 Stück
- Butter - 1 Kilogramm
- Kräuterbutter - 1 Kilogramm
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Reifer Käse - 2 Kilogramm
- Putenfilet - 1 Kilogramm
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilogramm
- Vegetarischer Aufstrich - 1 Kilogramm
- Eiersalat - 1 Kilogramm
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Gesalzene Erdnüsse - 4 Tüten
- Reiswaffeln - 4 Packungen
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Mandarinen - 40 Stück
- Brownies - 80 Stück
- Mini-Muffins - 80 Stück
- Vegane Kekse - 4 Packungen
- Glutenfreie Kekse - 4 Packungen
- Servietten - 300 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllbeutel - 4 Rollen
- Kompostierbare Müllbeutel - 2 Rollen
- Papierhandtücher - 8 Pakete

Papierwaren

NotizblöckeAnz. 80
ArbeitsblätterAnz. 120
A4-DruckpapierAnz. 2
Flipchart-BlöckeAnz. 8
PräsentationsmappenAnz. 10

Schreibmaterial

KugelschreiberAnz. 100
MarkerAnz. 24
FilzstifteAnz. 48
BleistifteAnz. 40
RadiergummisAnz. 20
BleistiftspitzerAnz. 10
KlebebandhalterAnz. 6
KlebebandrollenAnz. 12
SchreibbretterAnz. 20

Präsentation

Flipchart-MarkerAnz. 24
Post-it-BlöckeAnz. 30
StimmaufkleberAnz. 500
ReißzweckenschalenAnz. 6
StecknadelnAnz. 100
WhiteboardAnz. 2
WhiteboardmarkerAnz. 12
Whiteboard-RadiererAnz. 2

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
BatterienAnz. 24
KabelmattenAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 6
WarnschilderAnz. 4

Tipps

Plane für jede angemeldete Person ein Namensschild und ein Arbeitsblatt ein; drucke zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Lege beides am Registrierungstisch alphabetisch oder nach Anmeldeliste bereit.
Prüfe Beamer, Laptop, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Funkmikrofone spätestens am Vortag gemeinsam. Lege mindestens zwei Verlängerungskabel und einen Präsentationsklicker bereit, damit die Moderation nicht improvisieren muss.
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Wasser zusätzlich bereit. Kühle Getränke frühzeitig und verteile Karaffen oder Gläser auf mehrere Tische, statt alles am Ausgabepunkt zu bündeln.
Richte Registrierung, Rednertisch und Thementische mit ausreichendem Abstand ein. Für die Ausgabe von Kaffee und Speisen brauchst du Servierschalen, Servierlöffel und Serviertabletts; diese werden beim Einkauf häufig vergessen.
Erfasse Ernährungswünsche und Barrierefreiheitsbedarf spätestens eine Woche vor dem Termin. Bestelle das Catering erst danach verbindlich und halte für kurzfristige Änderungen einige zusätzliche Portionen bereit.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Umgebungsdialog?: Du brauchst Mobiliar für Registrierung, Vortrag und Gesprächstische, außerdem Präsentationstechnik, Mikrofone, Geschirr, Kaffeeausstattung und Getränke. Plane pro Teilnehmer mindestens einen Sitzplatz, ein Namensschild und ein Arbeitsblatt ein.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Umgebungsdialog?: Plane pro erwarteter Person ein Glas, eine Kaffeetasse, einen Teller und ein Besteckset ein. Bei Selbstbedienung sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll, damit benutztes Geschirr nicht sofort gespült werden muss.
Welche Technik muss ich für Präsentationen mitbringen?: Bereite Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Lautsprecher, Funkmikrofone und Mikrofonständer vor. Teste alle Geräte spätestens am Vortag und nimm ein Mobiltelefon als zusätzliche Kontakt- oder Timerlösung mit.
Wann sollte ich Catering und Getränke für den Umgebungsdialog bestellen?: Erfasse Ernährungswünsche mindestens sieben Tage vorher und bestätige das Catering anschließend verbindlich. Kaufe haltbare Getränke und Serviermaterial frühzeitig; kühle die Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn.

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