Einen Umgebungsdialog Schritt für Schritt organisieren
Ein Umgebungsdialog braucht eine klare Reihenfolge: Zuerst legst du Zweck, Datum und Ort fest, danach stehen Programm, Moderation und Anmeldung im Mittelpunkt. Plane ausreichend Zeit für Rückfragen, Barrierefreiheit und Ernährungswünsche ein. In den letzten Tagen prüfst du Präsentationen, Gesprächsfragen und Technik und bereitest Namensschilder sowie Teilnehmerlisten vor. So bleibt am Veranstaltungstag mehr Aufmerksamkeit für die Gespräche statt für fehlende Kabel oder ungeklärte Zuständigkeiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Zweck festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Programm erstellen
2 Personen
- 4
Referenten bestätigen
2 Personen
- 5
Gesprächsmoderatoren benennen
2 Personen
- 6
Einladungstext schreiben
- 7
Anmeldeformular veröffentlichen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Nachbarschaftsorganisationen ansprechen
2 Personen
- 10
Erinnerung veröffentlichen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Barrierefreiheit erfassen
- 14
Fragen von Teilnehmern sammeln
2 Personen
- 15
Thementische zusammenstellen
3 Personen
- 16
Gesprächsfragen formulieren
2 Personen
- 17
Präsentationen entgegennehmen
- 18
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 19
Teilnehmerliste ausdrucken
- 20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 21
Arbeitsblätter ausdrucken
2 Personen
- 22
Catering bestellen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
- 25
Technik testen
2 Personen
- 26
Schlüssel und Zugang organisieren
- 27
Wettervorhersage prüfen
- 28
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 29
Location öffnen
2 Personen
- 30
Raum kontrollieren
2 Personen
- 31
Tische aufstellen
4 Personen
- 32
Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Thementische einrichten
3 Personen
- 34
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 35
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
- 36
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 37
Snacks bereitstellen
2 Personen
Event
- 38
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 39
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
- 40
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 41
Programm vorstellen
- 42
Eröffnung betreuen
- 43
Inhaltliche Präsentation halten
2 Personen
- 44
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 45
Pausengetränke servieren
3 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Teilnehmer zu den Thementischen begleiten
3 Personen
- 49
Themengespräche moderieren
6 Personen
- 50
Gesprächsnotizen festhalten
6 Personen
- 51
Buffet eröffnen
2 Personen
- 52
Buffet auffüllen
3 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Folgefragen beantworten
2 Personen
- 55
Prioritäten erfassen
3 Personen
- 56
Ergebnisse im Plenum zurückmelden
2 Personen
- 57
Folgeprozess erläutern
- 58
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
- 59
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Geschirr sammeln
3 Personen
- 61
Essensreste aufräumen
2 Personen
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 64
Technik ausschalten
2 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Raum reinigen
3 Personen
- 67
Toiletten kontrollieren
- 68
Fundsachen sammeln
- 69
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 70
Teilnehmer verabschieden
- 71
Gesprächsnotizen ausarbeiten
3 Personen
- 72
Anwesenheitsliste archivieren
- 73
Präsentationsmaterial archivieren
- 74
Ergebnisse rückmelden
2 Personen
- 75
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 76
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappTischeAnz. 10
- StühleAnz. 80
- TischdeckenAnz. 10
- Registrierungstisch
- Rednertisch
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- Präsentationsklicker
- MobiltelefonAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- KaraffeAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 6
- BrotmesserAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenzangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 80
- NamensschilderAnz. 12
- TischschilderAnz. 10
- ProgrammplakateAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
- InfotafelnAnz. 6
- StiftehalterAnz. 10
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- PutzlappenAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- KaffeeAnz. 2
- Einkäufe
Papierwaren
- NotizblöckeAnz. 80
- ArbeitsblätterAnz. 120
- A4-DruckpapierAnz. 2
- Flipchart-BlöckeAnz. 8
- PräsentationsmappenAnz. 10
Schreibmaterial
- KugelschreiberAnz. 100
- MarkerAnz. 24
- FilzstifteAnz. 48
- BleistifteAnz. 40
- RadiergummisAnz. 20
- BleistiftspitzerAnz. 10
- KlebebandhalterAnz. 6
- KlebebandrollenAnz. 12
- SchreibbretterAnz. 20
Präsentation
- Flipchart-MarkerAnz. 24
- Post-it-BlöckeAnz. 30
- StimmaufkleberAnz. 500
- ReißzweckenschalenAnz. 6
- StecknadelnAnz. 100
- WhiteboardAnz. 2
- WhiteboardmarkerAnz. 12
- Whiteboard-RadiererAnz. 2
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 4
- BatterienAnz. 24
- KabelmattenAnz. 8
- Rutschfeste MattenAnz. 6
- WarnschilderAnz. 4
Tipps
- Lege Thema und Ziel fest, bevor du den Einladungstext schreibst. Bestätige Referenten und Gesprächsmoderatoren möglichst mehrere Wochen vorher, damit das Programm nicht von einzelnen Zusagen abhängt.
- Veröffentliche das Anmeldeformular früh und frage dort direkt nach Ernährungswünschen und Barrierefreiheit. Schließe die Anmeldeliste einige Tage vor dem Termin, damit Catering, Namensschilder und Arbeitsblätter in passender Menge vorbereitet werden können.
- Plane die Thementische nicht erst am Veranstaltungstag. Formuliere pro Tisch mehrere konkrete Gesprächsfragen und ordne Moderatoren zu; so beginnen die Gespräche auch bei zurückhaltenden Gruppen innerhalb der ersten 5 Minuten.
- Teste Beamer, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofone und Lautsprecher mindestens am Vortag gemeinsam. Prüfe zusätzlich, ob Verlängerungskabel vorhanden sind und ob Präsentationen auf dem verwendeten Laptop geöffnet werden können.
- Richte Registrierung, Rednertisch und Gesprächsbereiche vor dem Einlass ein. Stelle Teilnehmerliste und Namensschilder bereit, kühle Getränke rechtzeitig und rechne bei Kaffee und Wasser mit mindestens einem Getränk pro Person und Stunde.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Umgebungsdialog organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Zweck und Location. Referenten, Moderatoren und Partnerorganisationen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin angesprochen und bestätigt sein.
- Wann sollte die Anmeldung für einen Umgebungsdialog starten?
- Veröffentliche das Anmeldeformular etwa 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung. Bearbeite Anmeldungen laufend und schließe die Planung für Catering und Namensschilder spätestens 3 Tage vorher ab.
- Wie viele Moderatoren braucht ein Umgebungsdialog?
- Plane mindestens eine moderierende Person pro Thementisch ein. Bei mehr als 10 Teilnehmenden an einem Tisch hilft eine zweite Person, damit Fragen gesammelt und Wortmeldungen im Blick behalten werden.
- Wann muss man die Technik für den Umgebungsdialog testen?
- Führe einen vollständigen Test am Vortag und einen kurzen Funktionstest 60 bis 90 Minuten vor Beginn durch. Dazu gehören Präsentationen, Beamer, HDMI-Verbindung, Mikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel.
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