Qué necesitas para organizar un diálogo comunitario

Un diálogo comunitario necesita más que mesas y sillas: la inscripción, las conversaciones temáticas y las presentaciones requieren material y equipo específico. Esta lista reúne lo necesario para montar el registro, atender a los ponentes, servir café y comida, y mantener las sesiones funcionando sin interrupciones. Calcula las cantidades según el número de participantes y revisa con antelación las preferencias dietéticas y las necesidades de accesibilidad.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 80
Mantelescant. 10
Mesa de registro
Mesa de oradores
Papeleracant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Clic de presentación
Teléfono móvilcant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Jarracant. 6
Cucharonescant. 6

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Cuchillos de pancant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Pinzas de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 2

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 80
Pancartas con nombrescant. 12
Carteles de mesacant. 10
Pósteres del programacant. 6
Flechas de rutacant. 12
Paneles informativoscant. 6
Portalápicescant. 10

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Cafécant. 2
Compras
- Café molido - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 48 botellas
- Agua mineral con gas - 24 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Té helado - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Ginger beer - 2 botellas
- Cubitos de hielo - 8 bolsas
- Ensalada de patata - 4 kilogram
- Ensalada de pasta - 4 kilogramo
- Ensalada verde mixta - 4 kilogramo
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Pimientos - 12 unidades
- Cebollas rojas - 1 kilogramo
- Maíz - 8 latas
- Aceitunas - 4 frascos
- Queso feta - 2 kilogram
- Queso rallado - 1 kilogramo
- Hummus - 2 kilogramos
- Aliño de yogur - 2 litros
- Vinagreta balsámica - 2 botellas
- Mayonesa - 2 botes
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Falafel vegetariano - 4 kilogramos
- Tiras de pechuga de pollo - 4 kilogram
- Bocadillos - 100 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Bollos sin gluten - 12 unidades
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Mantequilla de hierbas - 1 kilogram
- Queso joven - 2 kilogramo
- Queso curado - 2 kilogramo
- Pechuga de pavo - 1 kilogramo
- Pechuga de pollo ahumada - 1 kilogramo
- Pasta vegetariana para untar - 1 kilogram
- Ensalada de huevo - 1 kilogramo
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Cacahuetes salados - 4 bolsas
- Crispetas de arroz - 4 paquetes
- Uvas - 4 kilogramos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Mandarinas - 40 unidades
- Brownies - 80 unidades
- Mini magdalenas - 80 unidades
- Galletas veganas - 4 paquetes
- Galletas sin gluten - 4 paquetes
- Servilletas - 300 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 4 rollos
- Bolsas de basura compostables - 2 rollos
- Toallitas de papel - 8 paquetes

Artículos de papel

Bloc de notascant. 80
Tableros de trabajocant. 120
Papel de impresión A4cant. 2
Bloc de rotafoliocant. 8
Carpetas de presentacióncant. 10

Material de escritura

Bolígrafoscant. 100
Rotuladores fosforescentescant. 24
Rotuladorescant. 48
Lápicescant. 40
Gomas de borrarcant. 20
Sacapuntascant. 10
Portacinta adhesivacant. 6
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Portapapelescant. 20

Presentación

Rotuladores para pizarracant. 24
Bloc de Post-itcant. 30
Pegatinas para votarcant. 500
Cubetas para chinchetascant. 6
Pinscant. 100
Pizarra blancacant. 2
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Borradores de pizarracant. 2

Seguridad

Linternascant. 4
Bateríascant. 24
Alfombrillas para cablescant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Señales de advertenciacant. 4

Consejos

Calcula una silla por participante y añade entre 5 y 10 sillas de reserva para ponentes, moderadores y cambios de última hora. Para las mesas temáticas, deja espacio suficiente para que los grupos puedan conversar y tomar notas.
Prepara una mesa de registro independiente y coloca allí las tarjetas de nombre y la lista de participantes impresa. Imprime entre un 10 % y un 15 % de copias adicionales por si hay inscripciones tardías o errores.
Comprueba el equipo de presentación al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, clic de presentación, altavoces y micrófonos. Lleva un cable HDMI y un alargador de repuesto si el lugar no proporciona equipo.
Para el café y el té, calcula una taza por persona durante la primera hora y una adicional por cada hora siguiente. Enfría las bebidas antes de la llegada y usa termos o jarras separadas para que el servicio no dependa de la cafetera durante el programa.
No esperes al día del evento para revisar las preguntas de los participantes y las preferencias dietéticas. Confirma el catering y compra los consumibles al menos 48 horas antes; lleva entre un 5 % y un 10 % extra de vasos, platos y cubiertos.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un diálogo comunitario?: Calcula una silla por persona inscrita y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva. Incluye también asientos para ponentes, moderadores y el equipo de registro.
¿Cuándo hay que comprar la comida y las bebidas?: Haz la compra o confirma el catering al menos 48 horas antes. Compra los productos que deban servirse fríos el día anterior y enfría las bebidas varias horas antes de abrir las puertas.
¿Qué equipo hace falta para las presentaciones?: Prepara un portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, clic de presentación, altavoces y micrófonos inalámbricos. Prueba todas las conexiones como mínimo 24 horas antes y lleva un alargador de reserva.
¿Cuánto material impreso debo preparar?: Imprime una hoja de trabajo por participante y añade entre un 10 % y un 15 % extra. Prepara las tarjetas de nombre con antelación y lleva una lista actualizada de participantes para el registro.

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