Umgebungsdialog organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Umgebungsdialog braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum und ein Gesprächsthema. Lege zuerst Zweck, Zielgruppe und Ablauf fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Barrierefreiheit, Thementische, Moderation und die Prüfung eingereichter Präsentationen. Plane außerdem Registrierung, Namensschilder, Arbeitsblätter, Catering und einen Techniktest ein. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung mit 76 Aufgaben und 78 benötigten Dingen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Zweck festlegen
2 Personen
Location reservieren
Programm erstellen
2 Personen
Referenten bestätigen
2 Personen
Gesprächsmoderatoren benennen
2 Personen
Einladungstext schreiben
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Nachbarschaftsorganisationen ansprechen
2 Personen
Erinnerung veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Barrierefreiheit erfassen
Fragen von Teilnehmern sammeln
2 Personen
Thementische zusammenstellen
3 Personen
Gesprächsfragen formulieren
2 Personen
Präsentationen entgegennehmen
Präsentationen prüfen
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Arbeitsblätter ausdrucken
2 Personen
Catering bestellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Schlüssel und Zugang organisieren
Wettervorhersage prüfen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Raum kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Thementische einrichten
3 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen

Event

Anmeldetresen besetzen
2 Personen
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Programm vorstellen
Eröffnung betreuen
Inhaltliche Präsentation halten
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Teilnehmer zu den Thementischen begleiten
3 Personen
Themengespräche moderieren
6 Personen
Gesprächsnotizen festhalten
6 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Folgefragen beantworten
2 Personen
Prioritäten erfassen
3 Personen
Ergebnisse im Plenum zurückmelden
2 Personen
Folgeprozess erläutern
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Essensreste aufräumen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
Gesprächsnotizen ausarbeiten
3 Personen
Anwesenheitsliste archivieren
Präsentationsmaterial archivieren
Ergebnisse rückmelden
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappTischeAnz. 10
StühleAnz. 80
TischdeckenAnz. 10
Registrierungstisch
Rednertisch
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
LautsprecherAnz. 2
Präsentationsklicker
MobiltelefonAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
KaraffeAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6
BrotmesserAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2

Dekoration

NamensschilderAnz. 80
NamensschilderAnz. 12
TischschilderAnz. 10
ProgrammplakateAnz. 6
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 6
StiftehalterAnz. 10

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
PutzlappenAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

KaffeeAnz. 2
Einkäufe

Papierwaren

NotizblöckeAnz. 80
ArbeitsblätterAnz. 120
A4-DruckpapierAnz. 2
Flipchart-BlöckeAnz. 8
PräsentationsmappenAnz. 10

Schreibmaterial

KugelschreiberAnz. 100
MarkerAnz. 24
FilzstifteAnz. 48
BleistifteAnz. 40
RadiergummisAnz. 20
BleistiftspitzerAnz. 10
KlebebandhalterAnz. 6
KlebebandrollenAnz. 12
SchreibbretterAnz. 20

Präsentation

Flipchart-MarkerAnz. 24
Post-it-BlöckeAnz. 30
StimmaufkleberAnz. 500
ReißzweckenschalenAnz. 6
StecknadelnAnz. 100
WhiteboardAnz. 2
WhiteboardmarkerAnz. 12
Whiteboard-RadiererAnz. 2

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
BatterienAnz. 24
KabelmattenAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 6
WarnschilderAnz. 4

Tipps

Plane den Ablauf mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und bestätige Referenten sowie Gesprächsmoderatoren, bevor du den Einladungstext veröffentlichst.
Frage bei der Anmeldung nicht nur nach dem Namen, sondern auch nach Ernährungswünschen, Barrierefreiheit und eingereichten Fragen. So kannst du Tische, Verpflegung und Unterstützung rechtzeitig einteilen.
Bereite für jeden Thementisch eigene Gesprächsfragen vor und drucke die Arbeitsblätter spätestens am Vortag aus. Rechne zusätzlich mit 10 Prozent Ersatzexemplaren.
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofone und Lautsprecher spätestens 60 Minuten vor Beginn gemeinsam mit der Moderation. Ein passendes Verlängerungskabel und ein Präsentationsklicker sollten am Technikplatz liegen.
Richte die Registrierung mindestens 30 Minuten vor Einlass ein. Lege Teilnehmerliste, Namensschilder und Schreibmaterial bereit und stelle Getränke, Tassen, Gläser sowie Abfallbehälter so auf, dass der Gesprächsbereich frei bleibt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Umgebungsdialog organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Location, Referenten, Moderatoren, Anmeldung, Barrierefreiheit und Catering noch zuverlässig koordinieren.
Wie viel Zeit sollte man für einen Umgebungsdialog einplanen?: Plane mindestens 60 Minuten für Aufbau und Techniktest sowie 30 Minuten für die Registrierung ein. Für den eigentlichen Dialog sind je nach Programm etwa 2 bis 3 Stunden realistisch.
Wann sollte man die Einladungen für einen Umgebungsdialog verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und veröffentliche 7 Tage vorher eine Erinnerung. Prüfe die Anmeldungen bis 2 Tage vor der Veranstaltung, damit Namensschilder und Verpflegung stimmen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Umgebungsdialog?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro weiterer Stunde. Stelle zusätzlich Wasser in Karaffen bereit und berücksichtige die angemeldeten Ernährungswünsche beim Catering.

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