Checklist omgevingsdialoog organiseren

Een omgevingsdialoog vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een programma. Je moet deelnemers op tijd bereiken, vragen vooraf verzamelen en zorgen dat gesprekken aan thematafels echt op gang komen. Reserveer de locatie zodra datum en doel vaststaan en bevestig sprekers en gespreksbegeleiders daarna zo snel mogelijk. In de laatste week controleer je presentaties, print je deelnemerslijsten, naamkaartjes en werkbladen en test je beamer, microfoons en aansluitingen. Deze checklist houdt de voorbereiding overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en doel vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Programma opstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Gespreksbegeleiders aanwijzen
2 personen
Uitnodigingstekst schrijven
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Buurtorganisaties benaderen
2 personen
Herinnering publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheid inventariseren
Vragen van deelnemers verzamelen
2 personen
Thematafels samenstellen
3 personen
Gespreksvragen formuleren
2 personen
Presentaties ontvangen
Presentaties controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Werkbladen afdrukken
2 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Weersverwachting controleren
Materialen verzamelen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Thematafels inrichten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Opening verzorgen
Inhoudelijke presentatie geven
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemers naar thematafels begeleiden
3 personen
Themagesprekken begeleiden
6 personen
Gespreksnotities vastleggen
6 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vervolgvragen beantwoorden
2 personen
Prioriteiten inventariseren
3 personen
Resultaten plenair terugkoppelen
2 personen
Vervolgproces toelichten
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Etensresten opruimen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Deelnemers bedanken
Gespreksnotities uitwerken
3 personen
Aanwezigheidslijst archiveren
Presentatiemateriaal archiveren
Resultaten terugkoppelen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Tafelkledenaantal 10
Registratietafel
Spreektafel
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikker
Mobiele telefoonaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schenkkanaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Broodmessenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukentangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 80
Naambordjesaantal 12
Tafelbordjesaantal 10
Programma-postersaantal 6
Routepijlenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Pennenbakjesaantal 10

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Koffieaantal 2
Boodschappen

Papierwaren

Notitieblokkenaantal 80
Werkbladenaantal 120
A4-printpapieraantal 2
Flip-overblokkenaantal 8
Presentatiemappenaantal 10

Schrijfmateriaal

Balpennenaantal 100
Markeerstiftenaantal 24
Viltstiftenaantal 48
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 20
Puntenslijpersaantal 10
Plakbandhoudersaantal 6
Plakbandrollenaantal 12
Schrijfplankjesaantal 20

Presentatie

Flip-overstiftenaantal 24
Post-itblokkenaantal 30
Stemstickersaantal 500
Punaisebakjesaantal 6
Pinnetjesaantal 100
Whiteboardaantal 2
Whiteboardstiftenaantal 12
Wisbordwissersaantal 2

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24
Kabelmattenaantal 8
Antislipmattenaantal 6
Waarschuwingsbordenaantal 4

Tips

Leg datum, doel en programma eerst vast. Bevestig daarna sprekers en gespreksbegeleiders, zodat uitnodiging, thematafels en gespreksvragen op één inhoudelijke lijn staan.
Publiceer het aanmeldformulier uiterlijk 3 weken voor de bijeenkomst. Vraag daarin meteen dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en vragen van deelnemers uit, zodat je niet vlak voor de avond hoeft na te bellen.
Plan de communicatie in meerdere momenten: verstuur de uitnodiging enkele weken vooraf en plaats een herinnering ongeveer 5 tot 7 dagen voor de omgevingsdialoog. Benader buurtorganisaties afzonderlijk als je een brede opkomst nodig hebt.
Maak per thematafel een vaste set gespreksvragen en wijs vooraf een begeleider aan. Leg werkbladen, naamkaartjes en een afgedrukte deelnemerslijst uiterlijk de dag ervoor klaar bij de registratietafel.
Test techniek niet pas bij aanvang. Sluit beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, verlengkabels, stekkerdozen, microfoons en luidsprekers minimaal 1 dag eerder aan; houd een mobiele telefoon achter de hand voor contact en tijdwaarneming.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een omgevingsdialoog organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, doel en locatie. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de bijeenkomst en plan een herinnering 5 tot 7 dagen van tevoren.
Wat moet ik vooraf vragen aan deelnemers van een omgevingsdialoog?: Vraag bij de aanmelding naar dieetwensen, toegankelijkheid en onderwerpen of vragen die zij willen bespreken. Sluit het formulier uiterlijk enkele dagen voor de bijeenkomst, zodat je catering, tafels en gespreksvragen nog kunt aanpassen.
Hoe bereid ik thematafels voor een omgevingsdialoog voor?: Bepaal per tafel het onderwerp, de gespreksbegeleider en een korte reeks concrete vragen. Leg werkbladen en schrijfmateriaal minstens 1 dag vooraf klaar en controleer of het aantal stoelen per tafel overeenkomt met de aanmeldingen.
Welke techniek heb ik nodig voor een omgevingsdialoog?: Controleer minimaal een beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, verlengkabels, stekkerdozen, microfoons, microfoonstandaard, luidsprekers en presentatieklikker. Test alles 1 dag vooraf met de ontvangen presentaties, niet alleen met een leeg voorbeeldbestand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.