Checklist pour organiser un dialogue avec le voisinage

Un dialogue avec le voisinage demande plus qu’une date et une salle. Il faut structurer les échanges, mobiliser les associations, recueillir les besoins des participants et préparer chaque table thématique. Cette checklist rassemble 76 tâches et 78 fournitures, de la définition de l’objectif jusqu’au test du matériel technique. Utilisez-la dans l’ordre : commencez par le cadre et les intervenants, puis passez aux inscriptions, à la logistique et à l’accueil le jour de la rencontre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date et l’objectif
2 personnes
Réserver le lieu
Élaborer le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Désigner les animateurs de discussion
2 personnes
Rédiger le texte d’invitation
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les associations de quartier
2 personnes
Publier le rappel
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser l’accessibilité
Recueillir les questions des participants
2 personnes
Composer les tables thématiques
3 personnes
Formuler les questions de discussion
2 personnes
Recevoir les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Vérifier les prévisions météo
Rassembler le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager les tables thématiques
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Assurer l’ouverture
Faire la présentation de fond
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les participants vers les tables thématiques
3 personnes
Animer les échanges thématiques
6 personnes
Consigner les notes d’entretien
6 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Répondre aux questions de suivi
2 personnes
Recenser les priorités
3 personnes
Présenter les résultats en séance plénière
2 personnes
Expliquer le processus de suivi
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ramasser les restes de nourriture
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Remercier les participants
Mettre au propre les notes d'entretien
3 personnes
Archiver la liste de présence
Archiver le matériel de présentation
Faire le retour des résultats
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Nappesqté 10
Table d'inscription
Table de prise de parole
Poubellesqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentation
Téléphone mobileqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Carafeqté 6
Louchesqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Couteaux à painqté 3
Planches à découperqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Verres doseursqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Badges nominatifsqté 12
Pancartes de tableqté 10
Affiches du programmeqté 6
Flèches de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Pots à stylosqté 10

Éclairage

Lampadairesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Caféqté 2
Courses

Papeterie

Blocs-notesqté 80
Feuilles de travailqté 120
Papier d'impression A4qté 2
Blocs pour chevaletqté 8
Chemises de présentationqté 10

Matériel d’écriture

Stylos à billeqté 100
Marqueursqté 24
Feutresqté 48
Crayonsqté 40
Gommesqté 20
Taille-crayonsqté 10
Dévidoirs de ruban adhésifqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Planchettes à écrireqté 20

Présentation

Feutres pour paperboardqté 24
Blocs Post-itqté 30
Autocollants de voteqté 500
Boîtes de punaisesqté 6
Piquesqté 100
Tableau blancqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Effaceurs de tableau blancqté 2

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24
Passe-câblesqté 8
Tapis antidérapantsqté 6
Panneaux d'avertissementqté 4

Conseils

Fixez le cadre au moins 6 semaines à l’avance : précisez l’objectif, réservez le lieu et construisez un programme avec des temps de discussion clairement identifiés.
Ne vous limitez pas à une invitation générale. Contactez directement les associations de quartier, publiez un rappel et prévoyez une date limite d’inscription pour pouvoir composer les tables thématiques.
Demandez les besoins alimentaires et les questions des participants avant l’événement. Vous pourrez ainsi adapter le catering, préparer les feuilles de travail et formuler des questions de discussion utiles.
Préparez l’accueil la veille : imprimez la liste des participants, les feuilles de travail et les badges nominatifs, puis regroupez-les sur la table d’inscription.
Testez la technique au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez l’ordinateur, le câble HDMI, le vidéoprojecteur, les microphones sans fil, les haut-parleurs et les rallonges.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un dialogue avec le voisinage ?: Prévoyez idéalement 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenants, contacter les associations, traiter les inscriptions et finaliser les besoins alimentaires et d’accessibilité.
Quand envoyer les invitations pour un dialogue avec le voisinage ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la rencontre, puis publiez un rappel environ 7 jours avant. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant afin de préparer les tables et le catering.
Quand préparer les badges et les documents des participants ?: Imprimez la liste, les badges et les feuilles de travail la veille ou le matin même. Gardez 30 minutes pour vérifier les noms et disposer les documents sur la table d’inscription.
Combien de temps faut-il prévoir pour tester le matériel ?: Bloquez au moins 60 minutes avant l’ouverture des portes. Testez chaque présentation, le son des microphones, le vidéoprojecteur, le cliqueur et les connexions avant l’arrivée des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.