Ein Auswertungstreffen Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Auswertungstreffen zählt eine klare Reihenfolge: Erst Teilnehmende und Gesprächsziele festlegen, dann Raum, Technik und Verpflegung planen. Sammle Gesprächspunkte und Präsentationen frühzeitig, damit der Zeitplan nicht erst am Veranstaltungstag entsteht. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche bearbeitet sein. Kurz vor dem Treffen prüfst du Technik, Teilnehmerliste und Maßnahmenformular und bereitest Empfang, Getränke und Sitzordnung vor.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Teilnehmerliste erstellen
- 5
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 6
Gesprächspunkte sammeln
2 Personen
- 7
Präsentationen sammeln
- 8
Maßnahmenformular vorbereiten
- 9
Location reservieren
- 10
Catering bestellen
- 11
Einkaufsliste prüfen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Technik testen
2 Personen
- 14
Teilnehmer erinnern
- 15
Raum öffnen
2 Personen
- 16
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 17
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
- 18
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 19
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 20
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 21
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 22
Empfangstisch bereitstellen
Event
- 23
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 24
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 25
Eröffnung und Programm erläutern
- 26
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 27
Kaffeepause organisieren
2 Personen
- 28
Gruppengespräche moderieren
4 Personen
- 29
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 30
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
- 31
Dinnerbuffet bedienen
3 Personen
- 32
Aktionspunkte festhalten
2 Personen
- 33
Folgetermine vereinbaren
- 34
Abschluss organisieren
Nachbereitung
- 35
Reste sicher verpacken
2 Personen
- 36
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 37
Raum aufräumen
4 Personen
- 38
Abfall sammeln
2 Personen
- 39
Raum reinigen
2 Personen
- 40
Geräte ausschalten
2 Personen
- 41
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 42
Teilnehmer verabschieden
- 43
Aktionspunkte verteilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 45
- BuffetischeAnz. 2
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- TellerAnz. 50
- SchälchenAnz. 50
- GläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServierschalenAnz. 8
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Mikrofon
Büromaterial
- NamensschilderAnz. 50
- StifteAnz. 50
- NotizblöckeAnz. 50
- Flipchart
- StifteAnz. 12
- KlebezettelAnz. 10
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Willkommensschild
Beleuchtung
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 2
- PutzlappenAnz. 10
- AbfallbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen zwei bis drei Wochen vorher und bitte um Rückmeldung bis spätestens sieben Tage vor dem Treffen. So kannst du Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Catering verlässlich abschließen.
- Lege den Zeitplan erst fest, wenn Gesprächspunkte und Präsentationen gesammelt sind. Plane pro Auswertungsthema mindestens 20 bis 30 Minuten und reserviere am Ende Zeit für konkrete Maßnahmen.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Mikrofon am Vortag gemeinsam. Ein Ersatzkabel und ein Verlängerungskabel sollten im Raum liegen, nicht erst im Lager gesucht werden.
- Bereite den Empfangstisch mindestens 30 Minuten vor Beginn vor: Namensschilder, Stifte, Notizblöcke und Teilnehmerliste gehören dorthin. So erfasst du die Anwesenheit, während weitere Personen eintreffen.
- Stelle Getränke, Kaffee, Tee und Snacks vor dem Einlass bereit. Rechne für die erste Pause mit etwa einer Tasse Kaffee oder Tee und einem Snack pro Person; gekühlte Getränke werden rechtzeitig vor Beginn kalt gestellt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Auswertungstreffen planen?
- Beginne idealerweise drei bis vier Wochen vorher mit Termin, Location und Einladungen. Eine Woche vor dem Treffen sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Zeitplan und Catering feststehen.
- Wie viel Zeit braucht ein Auswertungstreffen?
- Für ein kompaktes Treffen solltest du mindestens zwei bis drei Stunden einplanen. Rechne pro Gesprächspunkt 20 bis 30 Minuten und halte zusätzlich 15 bis 20 Minuten für Maßnahmen und Abschluss frei.
- Wann sollte die Technik für ein Auswertungstreffen getestet werden?
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Verbindung und Mikrofon spätestens am Vortag. Öffne den Raum etwa 60 Minuten vorher, damit du Sitzordnung, Präsentationsbereich und Technik noch korrigieren kannst.
- Was muss beim Auswertungstreffen dokumentiert werden?
- Halte zu jedem beschlossenen Punkt mindestens Maßnahme, verantwortliche Person und Termin fest. Bereite das Maßnahmenformular vor Beginn vor und fülle es während der letzten 15 bis 20 Minuten gemeinsam aus.
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