Was du für ein Auswertungstreffen brauchst
Bei einem Auswertungstreffen brauchst du mehr als Kaffee und einen Beamer. Für Registrierung, Präsentationen und die Sammlung von Maßnahmen müssen Raum, Technik und Arbeitsmaterial rechtzeitig bereitstehen. Plane Getränke und Catering anhand der Zahl der Angemeldeten und halte Ersatz für Kabel, Stifte und Namensschilder bereit. Diese Einkaufsliste hilft dir, die Ausstattung für Empfang, Besprechung und Verpflegung vollständig vorzubereiten.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 45
- BuffetischeAnz. 2
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- TellerAnz. 50
- SchälchenAnz. 50
- GläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServierschalenAnz. 8
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Mikrofon
Büromaterial
- NamensschilderAnz. 50
- StifteAnz. 50
- NotizblöckeAnz. 50
- Flipchart
- StifteAnz. 12
- KlebezettelAnz. 10
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Willkommensschild
Beleuchtung
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 2
- PutzlappenAnz. 10
- AbfallbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 1 Karton
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 5 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Kaffeekekse - 4 Packungen
- Stillwasser - 6 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 6 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Eistee - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Orangensaft - 3 Packungen
- Kräuterbutter - 4 Becher
- Baguettes - 8 Stück
- Hummus - 4 Schalen
- Tapenade - 3 Gläser
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Salzstangen - 3 Tüten
- Oliven - 3 Gläser
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Gemischte Salate - 6 Schüsseln
- Nudelsalat - 6 Kilo
- Wraps - 50 Stück
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 2 Kilo
- Hummusaufstrich - 1,5 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Mayonnaise - 1 Glas
- Ketchup - 1 Flasche
- Vegetarischer Mahlzeitsalat - 8 Stück
- Veganer Mahlzeitsalat - 5 Stück
- Allergenfreier Mahlzeitensalat - 3 Stück
- Brownies - 50 Stück
- Frisches Obst - 4 Kilo
- Eiswürfel - 10 Kilo
- Servietten - 100 Stück
- Kaffeefilter - 1 Packung
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Handseife - 4 Spender
Tipps
- Rechne pro Person für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken und stelle zusätzlich Wasser bereit. Getränke sollten spätestens 60 Minuten vor Beginn gekühlt werden.
- Plane bei Kaffee und Tee etwa zwei Tassen pro Person für ein zweistündiges Treffen ein. Prüfe, ob Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Tassen und ausreichend Geschirr gleichzeitig nutzbar sind.
- Lege für jede angemeldete Person ein Namensschild und einen Stift bereit, plus mindestens 10 Prozent Reserve. Zusätzliche Notizblöcke und Klebezettel werden bei Maßnahmen und Gesprächspunkten schnell gebraucht.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Mikrofon spätestens am Vortag gemeinsam. Nimm mindestens ein Ersatzkabel und ein Verlängerungskabel mit, statt die Technik erst beim Aufbau zu prüfen.
- Richte den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor dem Empfang ein und stelle Willkommensschild, Teilnehmerliste und Schreibmaterial sichtbar bereit. Buffetische, Tischdecken und Servierschalen sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden stehen.
Häufige Fragen
- Wie viel Kaffee brauche ich für ein Auswertungstreffen?
- Plane für ein zweistündiges Treffen etwa zwei Tassen pro Person ein. Bei einem längeren Termin oder einem frühen Start solltest du zusätzlich 10 bis 20 Prozent Reserve einrechnen.
- Wie viele Namensschilder und Stifte brauche ich?
- Bereite für jede angemeldete Person ein Namensschild und einen Stift vor. Lege zusätzlich mindestens 10 Prozent Reserve bereit, damit Nachmeldungen und verlorene Stifte kein Problem werden.
- Wann muss ich die Technik für das Auswertungstreffen testen?
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Verbindung, Mikrofon und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag reicht dann eine kurze Funktionskontrolle etwa 60 Minuten vor Beginn.
- Wie viel Geschirr brauche ich beim Auswertungstreffen?
- Plane pro Person mindestens einen Teller, ein Glas, eine Tasse und ein Besteckset ein. Für Nachschlag und verschmutztes Geschirr sind 10 bis 15 Prozent zusätzliche Teller, Gläser und Tassen sinnvoll.
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