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Auswertungstreffen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Auswertungstreffen braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum und eine Präsentation. Du koordinierst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Gesprächspunkte und Maßnahmen, während Technik, Sitzordnung und Empfang rechtzeitig bereitstehen müssen. Plane zuerst Inhalte und Teilnehmende, danach Raum, Catering und Ausstattung. Am Veranstaltungstag helfen feste Zeitpunkte für Aufbau, Techniktest, Registrierung und die Eröffnung, damit die Auswertung pünktlich beginnen kann.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Gesprächspunkte sammeln

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Maßnahmenformular vorbereiten

  • Location reservieren

  • Catering bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Teilnehmer erinnern

  • Raum öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Eröffnung und Programm erläutern

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Kaffeepause organisieren

    2 Personen

  • Gruppengespräche moderieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Dinnerbuffet bedienen

    3 Personen

  • Aktionspunkte festhalten

    2 Personen

  • Folgetermine vereinbaren

  • Abschluss organisieren

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

  • Aktionspunkte verteilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 45
  • BuffetischeAnz. 2
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • TellerAnz. 50
  • SchälchenAnz. 50
  • GläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 8

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Mikrofon

Büromaterial

  • NamensschilderAnz. 50
  • StifteAnz. 50
  • NotizblöckeAnz. 50
  • Flipchart
  • StifteAnz. 12
  • KlebezettelAnz. 10

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Willkommensschild

Beleuchtung

  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 10
  • AbfallbehälterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche vor der Catering-Bestellung abschließen kannst. Aktualisiere danach die Teilnehmerliste und erinnere die Teilnehmenden nochmals vor dem Treffen.
  • Sammle Gesprächspunkte und Präsentationen, bevor du den Zeitplan fertigstellst. Bereite außerdem das Maßnahmenformular vor, damit Vereinbarungen während der Auswertung direkt festgehalten werden können.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Mikrofon vor Beginn gemeinsam. Plane dafür mindestens 30 Minuten ein und lege ein Verlängerungskabel als Reserve bereit.
  • Richte Registrierungstisch, Namensschilder, Stifte und Notizblöcke vor dem Eintreffen der ersten Person ein. So kannst du die Anwesenheit erfassen, ohne gleichzeitig Empfang, Technik und Getränke betreuen zu müssen.
  • Stelle Getränke, Kaffee, Tee und Snacks vor dem Empfang bereit, aber bereite Heißgetränke erst kurz vorher zu. Prüfe außerdem, ob Teller, Schälchen, Gläser, Tassen und Besteck für alle angemeldeten Personen vorhanden sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Auswertungstreffen organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Einladungen, Location und Programm. Die Teilnehmerliste und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Termin feststehen.
Wann sollte das Catering für ein Auswertungstreffen bestellt werden?
Bestelle das Catering, sobald die Anmeldefrist beendet und die Teilnehmerzahl belastbar ist, meist 7 bis 10 Tage vorher. Berücksichtige dabei alle erfassten Ernährungswünsche und plane Getränke zusätzlich zu den Snacks ein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Auswertungstreffen?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Präsentationsraum, Registrierungstisch und Catering ein. Für Techniktest und letzte Korrekturen solltest du zusätzlich etwa 30 Minuten vor dem Einlass reservieren.
Was muss man beim Auswertungstreffen am Empfang vorbereiten?
Bereite Registrierungstisch, Teilnehmerliste, Namensschilder, Stifte und ein Willkommensschild vor. Öffne den Raum mindestens 30 Minuten vor Beginn, damit die Anwesenheit ohne Zeitdruck erfasst werden kann.

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