Auktionsabend organisieren: der praktische Ablauf
Ein Auktionsabend steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge. Lege zuerst Datum, Saal, Ziel und Auktionator fest, bevor du Einladungen verschickst oder Lose annimmst. Danach folgen Anmeldung, Losverwaltung, Zahlungsablauf und die Einteilung der Freiwilligen. Plane außerdem Zeit für Fotos, Losbeschreibungen, Techniktests und die Vorbereitung der Registrierung ein – diese Schritte werden häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Auktionsdatum festlegen
2 Personen
- 3
Auktionsziel festlegen
2 Personen
- 4
Auktionator festlegen
- 5
Zahlungsart festlegen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular erstellen
- 7
Einladungen erstellen
2 Personen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Auktionsregeln veröffentlichen
- 10
Lose anfragen
3 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Lose registrieren
3 Personen
- 14
Lose fotografieren
2 Personen
- 15
Losbeschreibungen schreiben
2 Personen
- 16
Parzellennummern zuweisen
2 Personen
- 17
Losliste erstellen
- 18
Losliste drucken
- 19
Gebotskarten nummerieren
2 Personen
- 20
Zahlungsformulare erstellen
- 21
Anmeldeliste vorbereiten
- 22
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 23
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
- 24
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Lose kontrollieren
3 Personen
- 27
Lose verpacken
3 Personen
- 28
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 29
Saal öffnen
2 Personen
- 30
Tische aufstellen
4 Personen
- 31
Stühle aufstellen
4 Personen
- 32
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 33
Lose ausstellen
4 Personen
- 34
Schild für das Los aufhängen
2 Personen
- 35
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
- 36
Mikrofon bereitstellen
2 Personen
- 37
Licht prüfen
2 Personen
- 38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 39
Snacks bereitstellen
2 Personen
Event
- 40
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
- 41
Besucher registrieren
2 Personen
- 42
Gebotskarten austeilen
2 Personen
- 43
Lose erläutern
2 Personen
- 44
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 45
Snacks servieren
2 Personen
- 46
Auktion eröffnen
- 47
Lose ausrufen
- 48
Gebote erfassen
2 Personen
- 49
Lose zeigen
2 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Geschirr sammeln
2 Personen
- 52
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
- 53
Verkaufsergebnisse notieren
2 Personen
- 54
Zahlungen abwickeln
3 Personen
- 55
Gewonnene Lose ausgeben
3 Personen
- 56
Restbestände markieren
2 Personen
- 57
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Kasse abschließen
2 Personen
- 59
Lose sicher verwahren
3 Personen
- 60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 61
Geräte ausschalten
2 Personen
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Saal reinigen
3 Personen
- 65
Toiletten kontrollieren
- 66
Reste inventarisieren
2 Personen
- 67
Unbezahlte Parzellen nachfassen
2 Personen
- 68
Einnahmen überweisen
- 69
Lose zurückgeben
2 Personen
- 70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 71
Zahlungsdaten archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- Podiumstisch
- RegistrierungstischeAnz. 2
- Los-TischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- SchälchenAnz. 20
- TablettsAnz. 8
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Kartenterminal
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- GeldkassetteAnz. 2
- TaschenrechnerAnz. 3
- USB-SticksAnz. 2
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- SpülbeckenAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- Losnummernschild
- RichtungsschilderAnz. 6
- NamensschilderAnz. 120
- TischnummernAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 6
- LoskartenAnz. 120
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- MülleimerAnz. 6
- GummihandschuheAnz. 6
Papierwaren
- GebotskartenAnz. 120
- LoslistenAnz. 150
- ZahlungsformulareAnz. 150
- AnmeldeformulareAnz. 150
- StifteAnz. 40
- BleistifteAnz. 20
- MarkerAnz. 12
- KlebebandAnz. 6
- EtikettenAnz. 300
- KlemmbretterAnz. 10
- UmschlägeAnz. 200
- KassenbonsAnz. 3
Sonstiges
- SeilAnz. 2
- ScherenAnz. 6
- CuttermesserAnz. 2
- TragetaschenAnz. 150
- VerpackungskartonsAnz. 50
- LuftpolsterfolieAnz. 2
- GeschenkbandAnz. 4
- RollcontainerAnz. 4
Tipps
- Lege die Zahlungsart fest, bevor du das Anmeldeformular erstellst. So kannst du Zahlungsformulare, Kartenterminal und Hinweise zu den Auktionsregeln von Anfang an passend vorbereiten.
- Beginne mit den Losen, sobald die ersten Zusagen eingehen: Registriere jedes Los, fotografiere es und schreibe die Beschreibung, bevor du die Losliste mit Parzellennummern erstellst.
- Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch und bereite Anmeldeliste, nummerierte Gebotskarten und Zahlungsunterlagen gemeinsam vor. So müssen Helfer am Abend nicht zwischen mehreren Stellen suchen.
- Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand vor dem Einlass. Ein Techniktest am selben Tag lässt kaum Zeit für Ersatz oder zusätzliche Kabel.
- Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung und kaufe Geschirr, Getränke- und Kühlzubehör nach der endgültigen Personenzahl ein. Kaffeetassen, Gläser, Teller und Besteck werden bei der Mengenplanung leicht übersehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Auktionsabend planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Saal, Datum und Auktionator sollten zuerst feststehen, damit Einladungen, Lose und Helferplanung darauf aufbauen können.
- Wann sollte man die Auktionslose registrieren und fotografieren?
- Registriere und fotografiere die Lose spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Danach bleiben noch einige Tage für Losbeschreibungen, Parzellennummern, die gedruckte Losliste und Korrekturen.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Auktionsabend?
- Plane mindestens 1 Person für die Registrierung, 1 bis 2 für die Losausgabe, 1 für Zahlungen und zusätzliche Helfer für Aufbau und Bewirtung ein. Bei vielen Anmeldungen sollte die Registrierung mit 2 Personen besetzt sein.
- Wann sollte die Technik für die Auktion getestet werden?
- Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag und nochmals 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass durch. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Beamer, Laptop, Stromversorgung und Verlängerungskabel.
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