Theatermarathon organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Sammle die technischen Anforderungen jeder Aufführung frühzeitig und prüfe sie gemeinsam: Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand müssen am selben Ort nutzbar sein. Plane zusätzlich Verlängerungskabel und Gaffer Tape ein.
• Öffne die Anmeldungen erst, wenn Programm und Aufführungen bestätigt sind. Aktualisiere die Besucherliste laufend und erfasse Ernährungswünsche sowie Anforderungen zur Barrierefreiheit spätestens beim Anmelden.
• Beende den Kartenverkauf rechtzeitig, damit du eine endgültige Besucherliste erstellen kannst. Drucke Künstlerliste, Drehbuch und weitere Drucksachen nicht erst während des Einlasses, sondern sortiere sie vorher nach ihrem Einsatz.
• Plane den Saal nicht nur mit Stühlen und Tischen: Umkleidetische, Kleiderständer und Kleiderbügel werden vor allem bei vielen Mitwirkenden schnell knapp. Stelle Programmständer und Pfeiltafeln so auf, dass Gäste Eingang, Saal und Garderobe ohne Nachfragen finden.
• Kühle Getränke erst, wenn die Menge anhand der endgültigen Besucherzahl feststeht, aber erledige den Einkauf vorher. Bereite Snacks, Kaffeetassen, Gläser, Wassergläser, Teller und Suppenschalen so vor, dass sie vor dem Einlass vollständig bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Theatermarathon organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsorts und der Zusammenstellung des Programms. Künstler, technische Anforderungen und Aufführungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.

Wann sollte man die Einladungen für einen Theatermarathon verschicken?

Verschicke die Einladungen, sobald Programm und Aufführungen feststehen, idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Öffne die Anmeldungen gleichzeitig und setze einen klaren Termin für Rückmeldungen.

Wann muss der Kartenverkauf für einen Theatermarathon enden?

Beende den Kartenverkauf etwa 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. So bleibt genug Zeit, die endgültige Besucherliste zu erstellen, Ernährungswünsche zu prüfen und Getränke sowie Sitzplätze passend vorzubereiten.

Was muss am Tag des Theatermarathons zuerst erledigt werden?

Hole zuerst den Standortschlüssel ab und richte Eingang, Wegeführung und Technik ein. Plane dafür mindestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn ein, damit Lautsprecher, Mikrofone, Beamer, Beleuchtung und Sitzordnung getestet werden können.

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