Checklist para organizar una maratón teatral sin olvidos
Una maratón teatral necesita coordinación durante varias horas: actuaciones confirmadas, cambios de escenario, público inscrito y necesidades técnicas resueltas antes de abrir las puertas. Esta checklist de 71 tareas y 83 materiales te ayuda a avanzar en el orden adecuado, desde reservar el recinto hasta preparar la entrada. También contempla la comunicación con artistas y visitantes, la accesibilidad, el programa impreso y la zona de bebidas. Úsala como plan de trabajo y marca cada punto a medida que lo cierres.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Informar a los artistas
Recopilar necesidades técnicas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recoger necesidades de accesibilidad
Actualizar la lista de visitantes
Publicar el programa
Enviar indicaciones
Cerrar la venta de entradas
Elaborar la lista definitiva de asistentes
2 personas
Imprimir la lista de artistas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
2 personas
Clasificar el material impreso
Recoger las llaves del recinto
Evento
Marcar la entrada
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Colocar los elementos decorativos
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Ensayar cambios de espectáculo
3 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar los programas
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Presentar el programa
Guiar la primera función
3 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la segunda función
3 personas
Servir la cena
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Acompañar la tercera función
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar la última función
3 personas
Guiar al público hacia la salida
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar caja e inscripción
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Apagar la iluminación
Desmontar los decorados
3 personas
Volver a colocar las sillas
4 personas
Desmontar las mesas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los baños
Empaquetar materiales
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Archivar fotos y archivos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 110
- Mesascant. 12
- Mesas de vestuariocant. 3
- Percheroscant. 4
- Perchascant. 60
- Papeleracant. 8
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
Iluminación
- Luces del escenariocant. 4
- Lámparas de piecant. 4
- Lámparas de bateríacant. 6
Decoración
- Telones de fondocant. 3
- Paños decorativoscant. 8
- Atriles para programascant. 4
- Arreglos floralescant. 4
- Paneles de flechascant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 120
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 150
- Vasos para aguacant. 120
- Platoscant. 130
- Tazones para sopacant. 110
- Tenedorescant. 130
- Cuchilloscant. 130
- Cucharascant. 130
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cuencoscant. 16
- Pinzascant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Papel de aluminiocant. 3
- Film transparentecant. 3
- Servilletascant. 300
- Agitadores de cafécant. 200
Catering
- Jarras de aguacant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Bandejas de presentacióncant. 12
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Compras
Papeleo
- Folletos del programacant. 130
- Pegatinas con nombrecant. 130
- Listas de asistenciacant. 6
- Bolígrafoscant. 20
- Notas adhesivascant. 4
- Paneles informativoscant. 8
- Cinta de papelcant. 6
- Sobrescant. 40
Limpieza
- Bolsas de basuracant. 40
- Guantes de limpiezacant. 6
- Esponjascant. 8
- Paños de limpiezacant. 12
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Aspiradora
- Escobillas de bañocant. 4
- Toallas de papelcant. 12
Seguridad
- Linternascant. 4
- Bateríascant. 24
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Guantes de trabajocant. 6
- Botiquín de primeros auxilios
Almacenamiento
- Cajas de plásticocant. 12
- Neveras portátilescant. 4
- Percheroscant. 3
Herramientas
- Martillocant. 2
- Destornilladorescant. 2
- Bridascant. 100
- Cinta métricacant. 2
Consejos
- Cierra primero el programa y confirma cada actuación antes de diseñar las invitaciones. Pide a cada artista sus necesidades técnicas por escrito y fija una fecha límite para responder.
- Abre las inscripciones solo cuando tengas claras las actuaciones, los horarios y las indicaciones de acceso. Pregunta en el mismo formulario por preferencias dietéticas y necesidades de accesibilidad.
- No esperes al día del evento para ordenar la información. Publica el programa, envía las indicaciones y actualiza la lista de visitantes cada vez que cambie una inscripción.
- Prepara dos copias impresas del plan de trabajo y de la lista de artistas, además de una versión digital. Recoge las llaves del recinto con antelación y comprueba dónde se colocarán la entrada, los percheros y las mesas de vestuario.
- Calcula las bebidas y los aperitivos según el número definitivo de asistentes, enfría las bebidas con varias horas de margen y reúne cables, regletas y cinta gaffer antes del montaje. Probar el sonido, los micrófonos y el proyector evita retrasos entre actuaciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una maratón teatral?
- Empieza al menos 8 semanas antes si hay varias actuaciones, venta de entradas y necesidades técnicas. Reserva el recinto y confirma a los artistas primero; deja cerradas las inscripciones y la lista definitiva durante la última semana.
- ¿Cuándo se debe cerrar la venta de entradas?
- Ciérrala entre 3 y 7 días antes de la maratón, según la capacidad del recinto y el tiempo que necesites para preparar la lista definitiva. Así puedes ajustar sillas, mesas, aperitivos, bebidas y tarjetas de nombre.
- ¿Qué información técnica hay que pedir a los artistas?
- Pide como mínimo la duración de la actuación, número de participantes, necesidades de sonido, micrófonos, iluminación, proyección y tiempo de montaje. Solicita estos datos al confirmar la actuación y fija una fecha límite de 2 semanas antes del evento.
- ¿Cuándo hay que preparar el material y el montaje?
- Reúne y clasifica el material impreso y técnico el día anterior, y comprueba cables, regletas, altavoces y micrófonos antes de abrir el recinto. El montaje de sillas, mesas, luces y señalización debe quedar terminado al menos 60 minutos antes de la primera actuación.
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