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Jahrmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jahrmarkt braucht mehr als Marktstände und ein attraktives Programm. Du musst Genehmigungen, Standort, Stromanschlüsse und Standaufteilung früh festlegen, bevor du Betreiber und Lieferanten verbindlich einlädst. In den letzten Tagen zählen funktionierende Kartenterminals, Wechselgeld, gekühlte Getränke und vorbereitete Snacks. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Material- und Kassencheck am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Genehmigungsantrag einreichen

  • Marktstandort reservieren

  • Stromanschlüsse festlegen

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular versenden

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Standmiete bestätigen

  • Lieferanten reservieren

  • Werbetext erstellen

  • Flyer verteilen

    3 Personen

  • Social-Media-Posts veröffentlichen

  • Verkehrsroute kommunizieren

  • Standbetreiber informieren

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Bargeld bestellen

  • Bezahlterminal testen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kassenwechselgeld bereitlegen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Absperrungen aufstellen

    3 Personen

  • Stände entladen

    6 Personen

  • Stände aufbauen

    6 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Essensstand einrichten

    3 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • Mülleimer aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Standbetreiber empfangen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Informationen bereitstellen

    2 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Marktstände betreuen

    6 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Standbetreiber verabschieden

    2 Personen

  • Verkauf abschließen

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Stände abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Strom ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände fegen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Kassenbestand einzahlen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 20
  • PartyzelteAnz. 6
  • KlappischeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 60
  • BarhockerAnz. 8
  • UmkleidewandschirmAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • SchälchenAnz. 80
  • MesserAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • LöffelAnz. 100
  • ServierplattenAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • LebensmittelboxenAnz. 12
  • KühlelementeAnz. 24

Ausstattung

  • KartenterminalsAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadeadapterAnz. 4
  • Handmegafon

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • BaustrahlerAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • FahnenAnz. 20
  • BallonsAnz. 200
  • BallonpumpeAnz. 2
  • Willkommensschild
  • ProgrammständerAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 16
  • StandschilderAnz. 25

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • SpülbeckenAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • DesinfektionsspenderAnz. 6
  • ArbeitshandschuheAnz. 12
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Papierkram

  • ProgrammhefteAnz. 400
  • PläneAnz. 300
  • StandverträgeAnz. 30
  • PreisschilderAnz. 100
  • NotizblöckeAnz. 6
  • StifteAnz. 24
  • KlebebandAnz. 8
  • StifteAnz. 12
  • ArmbänderAnz. 300
  • Pinnwand

Sicherheit

  • VerkehrskegelAnz. 20
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • WarnbandAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 6
  • BatterienAnz. 24
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • SicherheitswestenAnz. 12
  • ArbeitshandschuheAnz. 12

Werkzeug

  • HammerAnz. 3
  • SchraubendreherAnz. 4
  • GabelschlüsselAnz. 2
  • KabelbinderAnz. 300
  • GewebeklebebandAnz. 8
  • SeilAnz. 4
  • BodenankerAnz. 40
  • GummihammerAnz. 2

Tipps

  • Reiche den Genehmigungsantrag ein, sobald Standort und Verkehrsroute feststehen. Kommuniziere die Route anschließend früh an Standbetreiber und Helfer, damit Zufahrten und Aufbauzeiten nicht kollidieren.
  • Plane die Standaufteilung erst nach den Anmeldungen endgültig. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und bestätige jedem Betreiber Standmiete, Stromanschluss und Aufbauinformationen schriftlich.
  • Teste Kartenterminals und Ladeadapter spätestens am Vortag. Bestelle das Bargeld und lege das Wechselgeld getrennt nach Kasse bereit, statt die Abrechnung erst während des Aufbaus zu organisieren.
  • Kühle Getränke mindestens mehrere Stunden vor Beginn und verteile Kühlboxen samt Kühlelementen auf die Verkaufsstellen. Stelle Thermoskannen, Kaffeemaschinen und Wasserkocher dort auf, wo Stromanschlüsse sicher erreichbar sind.
  • Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und am Veranstaltungsmorgen. Halte Partyzelte, Tische, Stühle und Serviermaterial vollständig bereit und plane für den Aufbau zusätzliche Helfer ein, damit Lebensmittel und Geschirr rechtzeitig an den Ständen ankommen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Jahrmarkt anmelden?
Beginne mit dem Genehmigungsantrag, sobald Termin, Standort und Verkehrsroute feststehen. Plane dafür mindestens mehrere Wochen Vorlauf ein, weil zusätzlich Standbetreiber, Stromanschlüsse und Lieferanten koordiniert werden müssen.
Wann sollte ich die Marktstände und Standbetreiber organisieren?
Lade Standbetreiber ein, sobald der Standort reserviert und die wichtigsten Rahmenbedingungen geklärt sind. Verschicke das Anmeldeformular frühzeitig und erstelle die endgültige Standaufteilung nach Eingang der Anmeldungen.
Wie viel Wechselgeld brauche ich für einen Jahrmarkt?
Lege das Wechselgeld nicht erst am Veranstaltungstag fest, sondern bestelle es nach erwarteter Besucherzahl und Anzahl der Kassen. Teile es vor dem Öffnen in einzelne Kassen auf und dokumentiere jede Kassenübergabe.
Wann soll ich Getränke und Snacks für den Jahrmarkt vorbereiten?
Kühle die Getränke mehrere Stunden vor Beginn und bereite Snacks so vor, dass sie zum Verkaufsstart ausgegeben werden können. Prüfe am Vortag außerdem Lebensmittelboxen, Zangen, Servierlöffel, Teller und Schälchen.

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