Eine Theatermarathon Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Theatermarathon entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf. Du musst mehrere Aufführungen, Künstler, Technik und Publikum so koordinieren, dass zwischen den Stücken genug Zeit bleibt. Beginne deshalb mit Raum und Programm, kläre danach die Anforderungen und öffne erst dann die Anmeldung. Kurz vor dem Termin zählen eine belastbare Besucherliste, getestete Technik, beschriftete Wege und vorbereitete Verpflegung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Programm zusammenstellen
2 Personen
3
Aufführungen bestätigen
2 Personen
4
Künstler informieren
5
Technische Anforderungen sammeln
6
Einladungen gestalten
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen öffnen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln
12
Besucherliste aktualisieren
13
Programm veröffentlichen
14
Wegbeschreibung versenden
15
Kartenverkauf beenden
16
Endgültige Besucherliste erstellen
2 Personen
17
Künstlerliste ausdrucken
18
Drehbuch ausdrucken
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Snacks vorbereiten
3 Personen
22
Materialien zusammenstellen
2 Personen
23
Drucksachen sortieren
24
Standortschlüssel abholen

Event

25
Eingang markieren
2 Personen
26
Saal öffnen
2 Personen
27
Stühle aufstellen
4 Personen
28
Tische aufstellen
3 Personen
29
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
30
Dekorationselemente aufstellen
3 Personen
31
Beleuchtung anschließen
2 Personen
32
Tontechnik anschließen
2 Personen
33
Mikrofone testen
2 Personen
34
Vorstellungswechsel üben
3 Personen
35
Catering bereitstellen
3 Personen
36
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
37
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
38
Programme bereitlegen
2 Personen
39
Künstler empfangen
2 Personen
40
Gäste begrüßen
3 Personen
41
Anwesenheit erfassen
2 Personen
42
Programm vorstellen
43
Erste Vorstellung begleiten
3 Personen
44
Pausengetränke servieren
4 Personen
45
Snacks servieren
4 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Zweite Vorstellung begleiten
3 Personen
48
Abendessen servieren
5 Personen
49
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
50
Geschirr sammeln
2 Personen
51
Dritte Vorstellung betreuen
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Letzte Vorstellung begleiten
3 Personen
54
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
55
Fundsachen sammeln
56
Kasse und Registrierung schließen
2 Personen

Nachbereitung

57
Tonanlage ausschalten
2 Personen
58
Beleuchtung ausschalten
59
Dekorationselemente abbauen
3 Personen
60
Stühle wieder aufstellen
4 Personen
61
Tische abbauen
3 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Abfall trennen
2 Personen
64
Saal reinigen
3 Personen
65
Toiletten kontrollieren
66
Materialien einpacken
2 Personen
67
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
70
Fotos und Dateien archivieren
71
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
TischeAnz. 12
UmkleidetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 60
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

BühnenbeleuchtungAnz. 4
StehlampenAnz. 4
BatterielampenAnz. 6

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 3
Dekorative StoffeAnz. 8
ProgrammständerAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 4
PfeiltafelnAnz. 8
NamensschilderAnz. 120

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
WassergläserAnz. 120
TellerAnz. 130
SuppenschalenAnz. 110
GabelnAnz. 130
MesserAnz. 130
LöffelAnz. 130
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 16
ZangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
ServiettenAnz. 300
Kaffee-RührstäbchenAnz. 200

Catering

WasserkannenAnz. 12
GetränkespenderAnz. 4
PräsentiertellerAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 4
Einkäufe

Papierkram

ProgrammflyerAnz. 130
NamensaufkleberAnz. 130
TeilnehmerlistenAnz. 6
StifteAnz. 20
KlebezettelAnz. 4
InfotafelnAnz. 8
PapierklebebandAnz. 6
UmschlägeAnz. 40

Reinigung

MüllsäckeAnz. 40
ReinigungshandschuheAnz. 6
SchwämmeAnz. 8
PutzlappenAnz. 12
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Staubsauger
ToilettenbürstenAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 12

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
BatterienAnz. 24
KabelmattenAnz. 8
ArbeitshandschuheAnz. 6
Erste-Hilfe-Koffer

Lagerung

KunststoffkistenAnz. 12
KühlboxenAnz. 4
KleiderständerAnz. 3

Werkzeug

HammerAnz. 2
SchraubendreherAnz. 2
KabelbinderAnz. 100
MaßbandAnz. 2

Tipps

Plane zwischen den Aufführungen feste Wechselzeiten ein. Sammle technische Anforderungen frühzeitig, damit Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Beamer und Projektionsleinwand nicht erst am Veranstaltungstag auffallen.
Schließe den Kartenverkauf mit einem klaren Vorlauf ab und erstelle danach die endgültige Besucherliste. So kannst du Ernährungswünsche, Barrierefreiheit und die benötigte Zahl an Stühlen und Tischen noch rechtzeitig berücksichtigen.
Bereite den Einlass am Vortag vor: Eingang markieren, Pfeiltafeln anbringen, Programmständer bestücken und Namensschilder sortieren. Den Standortschlüssel solltest du spätestens am Tag vor der Theatermarathon abholen.
Teste Laptop, Mikrofone, Verlängerungskabel und Bühnenbeleuchtung vor dem ersten Einlass vollständig. Fixiere Kabel mit Gaffer Tape und halte Batterielampen für dunkle Wege oder einen Stromausfall bereit.
Kühle Getränke rechtzeitig und bereite Snacks vor, statt beides zwischen zwei Aufführungen zu erledigen. Rechne Geschirr für die gesamte erwartete Besuchermenge plus etwa 10 Prozent Reserve ein, besonders bei Gläsern, Wassergläsern und Tellern.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Theatermarathon organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Raumreservierung und der Programmplanung. Technik, Aufführungen und Künstler sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wann sollte man die Anmeldungen für eine Theatermarathon schließen?: Schließe den Kartenverkauf etwa 7 bis 10 Tage vorher. Plane anschließend mindestens 2 Tage für die endgültige Besucherliste, Ernährungswünsche, Barrierefreiheitsanforderungen und die Wegbeschreibung ein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Theatermarathon?: Plane für Bühne, Sitzplätze, Technik, Beleuchtung und Beschilderung mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Für mehrere Aufführungen kommen zusätzlich Soundcheck und ein kompletter Durchlauf des ersten Wechsels hinzu.
Wie viele Getränke braucht man für eine Theatermarathon?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Stelle Wasser während der gesamten Marathon sichtbar bereit und berücksichtige die Pausen bei der Kühlung.

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