Theatermarathon organiseren: checklist en planning
Een theatermarathon vraagt om meer dan een programma met voorstellingen. Je moet locatie, artiesten, techniek en bezoekers op elkaar afstemmen, terwijl de publieksstroom tussen de onderdelen doorgaat. Begin met het programma en de locatie, verzamel daarna technische, dieet- en toegankelijkheidswensen. In de laatste week draait alles om bevestigen, printwerk, catering en een duidelijk draaiboek. Met deze checklist zie je wat je in welke volgorde regelt en welke praktische zaken vaak te laat worden opgepakt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Voorstellingen bevestigen
2 personen
Artiesten informeren
Technische wensen verzamelen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidswensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Programma publiceren
Routebeschrijving versturen
Kaartverkoop afsluiten
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
Artiestenlijst afdrukken
Draaiboek afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Printwerk sorteren
Locatiesleutels ophalen
Event
Entree markeren
2 personen
Zaal openen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Decorstukken plaatsen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Voorstellingswissels oefenen
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma toelichten
Eerste voorstelling begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Derde voorstelling begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Laatste voorstelling begeleiden
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Kassa en registratie afsluiten
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting uitschakelen
Decorstukken afbreken
3 personen
Stoelen terugplaatsen
4 personen
Tafels afbreken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Materialen inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Foto's en bestanden archiveren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 110
- Tafelsaantal 12
- Kleedkamertafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 4
- Kledinghangersaantal 60
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Gaffer tapeaantal 4
Verlichting
- Podiumlampenaantal 4
- Staande lampenaantal 4
- Batterijlampenaantal 6
Decoratie
- Achterdoekenaantal 3
- Decoratieve doekenaantal 8
- Programmastandaardsaantal 4
- Bloemstukkenaantal 4
- Pijlenbordenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 120
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 150
- Waterglazenaantal 120
- Bordenaantal 130
- Soepkommenaantal 110
- Vorkenaantal 130
- Messenaantal 130
- Lepelsaantal 130
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Schaaltjesaantal 16
- Tangenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 3
- Vershoudfolieaantal 3
- Servettenaantal 300
- Koffieroerstaafjesaantal 200
Catering
- Waterkannenaantal 12
- Drankdispensersaantal 4
- Presentatieschalenaantal 12
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Boodschappen
Papierwerk
- Programmaflyersaantal 130
- Naamstickersaantal 130
- Presentielijstenaantal 6
- Pennenaantal 20
- Plakbriefjesaantal 4
- Informatiebordenaantal 8
- Papiertapeaantal 6
- Enveloppenaantal 40
Schoonmaak
- Vuilniszakkenaantal 40
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Sponzenaantal 8
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Stofzuiger
- Toiletborstelsaantal 4
- Papieren handdoekenaantal 12
Veiligheid
- Zaklampenaantal 4
- Batterijenaantal 24
- Kabelmattenaantal 8
- Werkhandschoenenaantal 6
- EHBO-koffer
Opslag
- Kunststof krattenaantal 12
- Koelboxenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 3
Gereedschap
- Hameraantal 2
- Schroevendraaiersaantal 2
- Kabelbindersaantal 100
- Meetlintaantal 2
Tips
- Leg het programma vroeg vast en bevestig iedere voorstelling en artiest afzonderlijk. Verzamel technische wensen uiterlijk twee weken vooraf, zodat luidsprekers, draadloze microfoons, mengpaneel, beamer en projectiescherm nog getest kunnen worden.
- Sluit de kaartverkoop niet pas op de dag zelf af. Maak uiterlijk 3 dagen vooraf een definitieve bezoekerslijst en zet dieetwensen, toegankelijkheidswensen en route-informatie bij elkaar voor entree en ontvangst.
- Plan de publiekswissel tussen voorstellingen mee in het draaiboek. Reken per wisselmoment op enkele minuten voor het vrijmaken van stoelen, het controleren van de entree en het aanwijzen van de volgende zaal of ruimte.
- Regel techniek en verlichting vóór je decoratie en catering opbouwt. Controleer verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape, test de podiumlampen en leg batterijlampen klaar voor donkere looproutes of een onverwachte stroomonderbreking.
- Maak de laatste werkdag overzichtelijk met aparte stapels voor artiestenlijsten, draaiboeken, programma’s en naamkaartjes. Koel dranken op tijd en tel servies per gepland eet- en drinkmoment, zodat glazen, waterglazen, borden en soepkommen niet halverwege opraken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een theatermarathon organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het programma en de bevestiging van voorstellingen en artiesten. Open de aanmeldingen zodra het programma voldoende vaststaat en plan de definitieve bezoekerslijst in de laatste 3 dagen.
- Wanneer moet ik de techniek voor een theatermarathon regelen?
- Verzamel de technische wensen uiterlijk 2 weken vooraf en controleer de apparatuur opnieuw tijdens de opbouw. Test luidsprekers, microfoons, mengpaneel, laptop, beamer en verlichting vóór de eerste voorstelling.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een theatermarathon?
- Reserveer minimaal 3 uur voor meubels, techniek, verlichting, bewegwijzering en de entree. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige geluid- en beeldtest voordat bezoekers binnenkomen.
- Wanneer sluit ik de kaartverkoop voor een theatermarathon?
- Sluit de kaartverkoop uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat je de definitieve bezoekerslijst, catering en toegankelijkheidsvoorzieningen kunt afstemmen. Verstuur daarna de routebeschrijving en laatste praktische informatie.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!