Ein Theaterkonzert organisieren: die richtige Reihenfolge

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Saal und Künstler fest, bevor du den Ticketpreis berechnest. Prüfe dabei Genehmigungen, Bühnenmaße, Sitzplätze und die vorhandene Technik; fehlende Mikrofone, DI-Boxen oder Monitorspeaker lassen sich kurz vor dem Termin oft nicht mehr beschaffen.
• Erstelle das Programm gemeinsam mit den Probenzeiten. Sammle für jeden Auftritt die benötigten Mikrofone, Notenpulte, Kabel und Lichtquellen und plane mindestens einen vollständigen Technik- und Ablaufcheck vor dem Einlass ein.
• Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Dauer, Preis und Saalkapazität feststehen. Verschicke Publikumsinformationen spätestens einige Tage vorher und erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen.
• Plane den Raum nicht nur für die Bühne: Lege Sitzplätze, Stehtische, Garderobe, Bar und Notausgänge im Raumplan fest. Kontrolliere Kabelwege und sichere sie mit Kabelkanälen oder Gaffer Tape, bevor Gäste eintreffen.
• Ordne den Veranstaltungstag nach Uhrzeiten: Anlieferung und Künstlertransport zuerst, Aufbau und Soundcheck danach, Einlass zuletzt. Kühle Getränke rechtzeitig und lege Programme, Drehbücher sowie benötigtes Geschirr vor Beginn an den vorgesehenen Stellen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Theaterkonzert organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Saal, Künstlern und Genehmigungen. Für mehrere Mitwirkende, umfangreiche Technik oder Catering sind 3 bis 6 Monate realistischer.

Wann sollte der Ticketverkauf für ein Theaterkonzert starten?

Öffne den Verkauf erst, wenn Termin, Saal, Programm, Dauer und Ticketpreis feststehen. Plane dafür mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert ein, damit Werbung und Einladungen noch wirken können.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau und Soundcheck?

Plane für Bühne, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Licht mindestens 3 Stunden ein. Bei mehreren Künstlern oder einem Klavier solltest du zusätzlich 1 bis 2 Stunden für Einzelproben und Anpassungen vorsehen.

Wann sollte man das Catering für ein Theaterkonzert bestellen?

Reserviere das Catering spätestens 2 bis 3 Wochen vorher und übermittle die erwartete Gästezahl sowie Ernährungswünsche. Die endgültige Anzahl der Portionen kannst du 3 bis 5 Tage vor dem Termin bestätigen.

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