Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Konzert steht und fällt nicht nur mit dem Programm, sondern mit Technik, Einlass und einem belastbaren Ablauf. Kläre zuerst Termin, Ort, Künstler, Budget und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst oder Werbung startest. In den letzten 14 Tagen zählen vor allem Rückmeldungen, technische Details und die Helferplanung. Kurz vor dem Konzert prüfst du Wetter, Besucherzahl, Einkäufe, Getränke und Catering. Diese Checkliste führt dich durch die Reihenfolge und deckt auch die Dinge ab, die häufig zu spät auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Künstler und Programm festlegen
2 Personen
Auftritte vertraglich bestätigen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Budget und Eintrittspreis festlegen
2 Personen
Versicherung prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Konzert online veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Künstlerinformationen versenden
Technischen Lageplan erstellen
2 Personen
Ablaufplan und Kontaktliste erstellen
2 Personen
Einlass- und Armbänder bestellen
Werbung erinnern
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Besucherliste erstellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone freimachen
3 Personen
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone und Stative aufstellen
2 Personen
Lichtanlage installieren
3 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Cateringtheke aufbauen
3 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Kühlschränke befüllen
2 Personen
Snacks und Häppchen bereitstellen
3 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstlergarderoben einrichten
2 Personen
Einlasspersonal instruieren
2 Personen
Barpersonal einweisen
2 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Karten und Armbänder kontrollieren
3 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Pause ankündigen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Endzeit ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen
Garderobeausgabe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Bar schließen
3 Personen
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
Bühne sicher freiräumen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
3 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
StehtischeAnz. 12
SitzbänkeAnz. 8
StühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 120
Bar-Theke
KünstlertischeAnz. 4

Ausstattung

PA-Anlage
Mischpult
LautsprecherAnz. 4
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DIsAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 12
XLR-KabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
Laptop
Drucker
Ersatz-USB-SticksAnz. 2

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
NotbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

Hintergrundtuch
WimpelkettenAnz. 8
Dekorative StoffeAnz. 6
KlebestreifenAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 6
Programmatische PosterAnz. 20
Wegweiser-SchilderAnz. 8
WegweiserAnz. 12

Geschirr

TrinkgläserAnz. 180
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
KühlschränkeAnz. 2

Catering

Einkäufe
GetränkekistenAnz. 10
WasserspenderAnz. 3
MenükartenAnz. 4
PreisschilderAnz. 12
KassenboxenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
BonrollenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 2

Eingang

EinlassbänderAnz. 200
EintrittskartenAnz. 200
Armband-SchereAnz. 2
StempelkissenAnz. 2
EingangsstifteAnz. 12
GarderobenticketsAnz. 250

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Taschenlampen für SicherheitAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 8
KabelbrückenAnz. 10
FeuerlöschdeckenAnz. 2

Büro

AbläufeAnz. 12
KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 30
MarkerAnz. 12
NotizblöckeAnz. 12
KlebebandAnz. 6
SchreibtafelnAnz. 4
NamensaufkleberAnz. 100

Transport

TransportwagenAnz. 3
SpanngurteAnz. 8
TransportdeckenAnz. 12

Tipps

Fordere die technischen Anforderungen der Künstler spätestens 4 Wochen vor dem Konzert an. Prüfe danach, ob PA-Anlage, Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel tatsächlich zusammenpassen.
Plane den Einlass mindestens 60 Minuten vor dem ersten Auftritt. Lege Besucherlisten, Eintrittsbänder, Kontaktliste und eine Person für Rückfragen spätestens am Vortag bereit.
Bestätige Helfer, Ablaufplan und technischen Lageplan 7 Tage vorher. Markiere darin Bühne, Bühnentreppen, FOH-Position, Kabelkanäle, Notbeleuchtung und Fluchtwege.
Erstelle die endgültige Besucherliste 2 bis 3 Tage vor dem Konzert und gleiche sie mit Ernährungswünschen ab. Kaufe verderbliche Lebensmittel erst danach und kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass.
Plane den Aufbau mit Zeitpuffer: Für Bühne, Licht, Ton und Soundcheck solltest du mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass vor Ort sein. Ersatzbatterien, Verlängerungskabel und zusätzliche Kabelkanäle gehören in eine klar beschriftete Notfallkiste.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Konzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Ort, Verträge, Genehmigungen und Versicherung brauchen meist mehr Vorlauf als Dekoration oder Einkäufe.
Wann sollte der Soundcheck bei einem Konzert stattfinden?: Plane den Soundcheck mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Bei mehreren Künstlern oder umfangreicher Technik solltest du 3 bis 4 Stunden für Aufbau und Soundcheck reservieren.
Wie viel Getränke brauche ich für ein Konzert?: Rechne für das erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich alkoholfreie Getränke für mindestens ein Drittel der erwarteten Gäste ein.
Wann muss ich die Künstler mit allen Informationen versorgen?: Schicke Anfahrt, Zeitplan, technische Anforderungen, Ansprechpartner und Aufbauzeiten spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Bitte 48 Stunden vorher um eine kurze Bestätigung, damit Änderungen nicht am Veranstaltungstag auftauchen.

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