Operettenkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Operettenkonzert braucht mehr als ein festgelegtes Programm. Du koordinierst Künstler, Begleitungen, Noten, Einlass, Garderobe, Technik und die Bewirtung der Gäste. Beginne früh mit Termin, Ort und Repertoire und plane die letzten Kontrollen für den Veranstaltungstag ein. Besonders häufig fehlen am Ende gedruckte Programmhefte, passende Gläser oder ein getesteter Mikrofon- und Lichtaufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Programm und Repertoire festlegen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Bestätigung an die Besucher senden
Künstler und Begleiter bestätigen
Musikpartituren sammeln
2 Personen
Programmheft zusammenstellen
2 Personen
Programmhefte drucken
Freiwillige einteilen
Einlass- und Garderobensystem aufbauen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
Technische Utensilien prüfen
2 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Parkinformationen bereitstellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Programmhefte sortieren
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Standortschlüssel abholen
Saal und Eingang inspizieren
2 Personen
Saal lüften
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Bühne und Spielfläche einrichten
4 Personen
Notenständer aufstellen
2 Personen
Instrumente bereitstellen
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Beleuchtung ausrichten
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Durchlauf mit den Künstlern durchführen
5 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Publikumsbetreuer instruieren
2 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Konzert ankündigen
Ersten Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
Publikumsfragen betreuen
Künstler bedanken
Umtrunk vorbereiten
3 Personen
Getränkeausschank servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Garderobe abschließen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Instrumente sicher verstauen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Garderobe kontrollieren
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
Wäsche reinigen
Geliehene Materialien zurückbringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
BistrotischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
UmkleideracksAnz. 2
KlappischeAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 120
GebäckgabelnAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
NotenpulteAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
DI-BoxenAnz. 2
Klavierhocker
Keyboard
Keyboardständer

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 4
StehlampenAnz. 4
LichtstativeAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 16
BühnenhintergründeAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 6
ProgrammständerAnz. 4
NamensschilderAnz. 12
WegweiserAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Reinigung

WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
StaubsaugerAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
PutztücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 6

Eingang

EintrittsformulareAnz. 120
StifteAnz. 12
GarderobennummernAnz. 120
GarderobentaschenAnz. 120
BargeldschälchenAnz. 2
KassenboxenAnz. 2
NamensaufkleberAnz. 120

Papierkram

ProgrammhefteAnz. 120
DruckpapierAnz. 2
KlebebandAnz. 6
PapierscherenAnz. 4
TackerAnz. 2

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12

Kleidung

Schwarze SchürzenAnz. 8
GarderobentaschenAnz. 120

Lagerung

KunststoffkistenAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 8
KleiderhüllenAnz. 20

Tipps

Lege Repertoire und Besetzung früh fest und sammle die Musikpartituren spätestens mehrere Wochen vor dem Konzert. So bleibt Zeit, fehlende Noten zu ersetzen und das Programmheft fertigzustellen.
Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche mit einer festen Frist, zum Beispiel 7 Tage vor dem Konzert. Sende danach eine Bestätigung mit Einlasszeit, Parkhinweisen und Veranstaltungsort.
Plane Technik und Bühne nicht erst beim Aufbau. Prüfe Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, DI-Boxen, Notenpulte und Verlängerungskabel und teste die Ton- und Lichtpositionen vor dem Einlass.
Berechne Catering und Geschirr anhand der bestätigten Gästezahl plus einer Reserve von etwa 10 Prozent. Bei einem Konzert mit Getränkeausschank werden Wassergläser, Weingläser, Kaffeetassen und Servierbesteck leicht übersehen.
Teile Freiwillige mindestens 3 Tage vorher für Einlass, Garderobe und Catering ein. Am Veranstaltungstag solltest du Schlüssel, Notausgänge, Saallüftung, Bestuhlung und den Eingangsbereich vor dem Öffnen kontrollieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Operettenkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saal, Programm und Künstlern. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert verschickt werden.
Wann müssen die Einladungen für ein Operettenkonzert verschickt werden?: Versende die Einladungen 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist auf etwa 7 bis 10 Tage vor dem Konzert, damit Catering und Sitzplätze planbar bleiben.
Wie viel Catering braucht man für ein Operettenkonzert?: Plane die Mengen nach der bestätigten Besucherzahl und rechne rund 10 Prozent Reserve ein. Für Getränke solltest du für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person kalkulieren und zusätzlich Wasser bereitstellen.
Was muss am Tag des Operettenkonzerts kontrolliert werden?: Plane mindestens 2 Stunden für Schlüsselübergabe, Saalinspektion, Lüften, Bestuhlung, Technik- und Lichttest sowie den Aufbau von Einlass und Garderobe ein. Die Notausgänge müssen vor dem Einlass frei und sichtbar sein.

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