Cómo organizar un concierto de teatro
Organizar un concierto de teatro requiere coordinar interpretación, música, técnica y atención al público en un mismo plan. Empieza por bloquear la fecha y la sala, confirmar permisos y cerrar la disponibilidad de los artistas. Después fija el programa, las fechas de ensayo y las necesidades de sonido e iluminación antes de abrir la venta de entradas. Las últimas 48 horas deben quedar reservadas para el montaje, la prueba técnica, la preparación de la sala y la información al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la fecha y la sala
- 2
Comprobar permisos
- 3
Confirmar a los artistas
2 personas
- 4
Elaborar el programa
2 personas
- 5
Planificar las fechas de ensayo
2 personas
- 6
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
- 7
Determinar el precio de la entrada
2 personas
- 8
Abrir la venta de entradas
2 personas
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Publicar la promoción
2 personas
- 11
Distribuir carteles
3 personas
- 12
Gestionar inscripciones
2 personas
- 13
Recoger preferencias dietéticas
- 14
Reservar el catering
- 15
Reservar técnica
- 16
Gestionar el transporte de los artistas
- 17
Imprimir el plan de trabajo
- 18
Asignar voluntarios
2 personas
- 19
Hacer el plano de la sala
2 personas
- 20
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
- 21
Enviar información al público
- 22
Hacer la compra
3 personas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Preparar aperitivos
3 personas
- 25
Preparar los programas
2 personas
- 26
Abrir la sala
2 personas
- 27
Comprobar el escenario
2 personas
- 28
Colocar las sillas
5 personas
- 29
Montar mesas
3 personas
- 30
Montar el guardarropa
2 personas
- 31
Montar la entrada
2 personas
- 32
Iluminar el escenario
2 personas
- 33
Preparar los instrumentos
4 personas
- 34
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 35
Probar los micrófonos
2 personas
- 36
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 37
Realizar la comprobación de luces
2 personas
- 38
Recibir a los artistas
2 personas
- 39
Montar el camerino de los artistas
2 personas
- 40
Preparar la restauración
3 personas
- 41
Preparar café y té
2 personas
- 42
Instruir al personal de entrada
2 personas
Evento
- 43
Recibir al público
4 personas
- 44
Comprobar las entradas
3 personas
- 45
Atender el guardarropa
2 personas
- 46
Repartir programas
2 personas
- 47
Servir café y té
3 personas
- 48
Abrir el concierto
- 49
Coordinar la primera parte del concierto
3 personas
- 50
Servir bebidas del descanso
5 personas
- 51
Servir aperitivos
4 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
- 54
Agradecer a los artistas
2 personas
- 55
Guiar al público hacia la salida
3 personas
- 56
Abrir el programa de la noche
- 57
Acompañar el concierto de la noche
3 personas
- 58
Rellenar las bebidas
2 personas
- 59
Organizar la pausa
5 personas
- 60
Coordinar el aplauso final
2 personas
- 61
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 62
Despedir a los artistas
2 personas
Seguimiento
- 63
Desconectar los instrumentos
4 personas
- 64
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 65
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
- 66
Retirar sillas y mesas
5 personas
- 67
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
- 68
Lavar la vajilla
3 personas
- 69
Recoger la basura
3 personas
- 70
Limpiar la sala
4 personas
- 71
Comprobar los baños
2 personas
- 72
Ordenar el guardarropa
2 personas
- 73
Cerrar el recinto
2 personas
- 74
Devolver los materiales
2 personas
- 75
Guardar la comida sin usar
2 personas
- 76
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 170
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 4
- Perchascant. 180
- Taburetes de barcant. 8
Vajilla
- Vasos para aguacant. 180
- Copas de vinocant. 120
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 180
- Tenedores de postrecant. 180
- Cucharillas de cafécant. 120
- Bandejas de serviciocant. 12
Equipo
- Micrófonoscant. 6
- Soportes para micrófonocant. 6
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Cajas DIcant. 4
- Altavoces de monitorcant. 2
- Cables XLRcant. 12
- Cables jackcant. 8
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Atriles de músicacant. 12
- Taburete de piano
- Cinta gaffercant. 6
Iluminación
- Focos de escenariocant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Iluminación ambientalcant. 12
- Lámparas LED de repuestocant. 8
Decoración
- Telones de escenariocant. 4
- Plantascant. 8
- Mantelescant. 12
- Portamenúscant. 12
- Tubos para pósterescant. 4
Entrada
- Taquilla
- Pulserascant. 180
- Terminal de pagocant. 2
- Caja registradora
- Programascant. 180
- Bolígrafoscant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Cuencoscant. 24
- Sacacorchoscant. 3
- Abrebotellascant. 4
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Papeleracant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva la sala y comprueba los permisos antes de anunciar el concierto. Pide también las condiciones de uso, los horarios de acceso y la capacidad real de la sala; cambiar estos datos después puede afectar al programa y a la venta.
- Confirma por escrito a los artistas y recopila sus necesidades técnicas con al menos 3 semanas de margen. Pregunta por entradas, micrófonos, monitores, cajas DI, atriles, conexiones y tiempos de montaje para que la reserva técnica sea completa.
- Programa los ensayos contando con el montaje y la prueba de sonido. Deja un bloque de 60 a 90 minutos el día del concierto para revisar micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, focos, cables y recorridos sin obstáculos.
- No abras la venta hasta tener definidos el programa, el precio, el aforo y el horario de apertura de puertas. Envía la información al público al menos 3 días antes e incluye accesos, duración aproximada, transporte y cualquier indicación sobre las entradas.
- Prepara la operación de la sala el día anterior: imprime el plan de trabajo, asigna voluntarios, dibuja el plano, revisa las salidas de emergencia y organiza bebidas, aperitivos y programas. Enfría las bebidas con tiempo y calcula el servicio según las preferencias dietéticas recogidas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de teatro?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para disponer de sala, permisos, artistas y técnica. Reserva las últimas 2 semanas para promoción, venta de entradas, transporte, catering y confirmaciones.
- ¿Cuándo hay que reservar el equipo técnico para un concierto de teatro?
- Reserva sonido e iluminación al menos 3 semanas antes, cuando ya tengas el programa y las necesidades de los artistas. La prueba técnica debería estar prevista entre 60 y 90 minutos antes de abrir las puertas.
- ¿Qué información hay que enviar al público antes del concierto?
- Envía un mensaje de confirmación al menos 3 días antes con la hora de apertura, la duración aproximada, la ubicación, el acceso y las instrucciones sobre las entradas. Si hay catering o restricciones de acceso, comunícalo en el mismo mensaje.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Calcula entre 3 y 4 horas para montar sillas y mesas, colocar atriles, instalar sonido e iluminación y comprobar las salidas de emergencia. Reserva además entre 60 y 90 minutos para la prueba técnica antes de recibir al público.
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