Ein Konzert organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Konzert entscheidet nicht nur das Programm über einen reibungslosen Abend. Lege zuerst Termin, Ort, Künstler und Budget fest, bevor du Technik, Genehmigungen und Reservierungen organisierst. Danach folgen Anmeldungen, Helfer, Werbung und ein genauer Ablaufplan. In den letzten Tagen geht es vor allem um Wetter, Besucherzahl, Einkäufe, Aufbau und Catering. So erkennst du früh, was noch fehlt und wer dafür zuständig ist.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Künstler und Programm festlegen
2 Personen
3
Auftritte vertraglich bestätigen
2 Personen
4
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
5
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
6
Reservierungen vornehmen
2 Personen
7
Budget und Eintrittspreis festlegen
2 Personen
8
Versicherung prüfen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Konzert online veröffentlichen
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Künstlerinformationen versenden
15
Technischen Lageplan erstellen
2 Personen
16
Ablaufplan und Kontaktliste erstellen
2 Personen
17
Einlass- und Armbänder bestellen
18
Werbung erinnern
2 Personen
19
Wettervorhersage prüfen
20
Endgültige Besucherliste erstellen
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Materialien abholen
3 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Catering vorbereiten
3 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Lade- und Entladezone freimachen
3 Personen
28
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
29
Tonanlage aufbauen
3 Personen
30
Mikrofone und Stative aufstellen
2 Personen
31
Lichtanlage installieren
3 Personen
32
Stromversorgung anschließen
2 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
34
Cateringtheke aufbauen
3 Personen
35
Eingangstresen einrichten
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Fluchtwege freihalten
2 Personen
38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
39
Kühlschränke befüllen
2 Personen
40
Snacks und Häppchen bereitstellen
3 Personen
41
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
42
Soundcheck durchführen
3 Personen
43
Künstler empfangen
2 Personen
44
Künstlergarderoben einrichten
2 Personen
45
Einlasspersonal instruieren
2 Personen
46
Barpersonal einweisen
2 Personen

Event

47
Türen öffnen
3 Personen
48
Besucher empfangen
4 Personen
49
Karten und Armbänder kontrollieren
3 Personen
50
Garderobe verwalten
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Getränke servieren
3 Personen
53
Snacks servieren
2 Personen
54
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
55
Künstler betreuen
2 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
59
Pause ankündigen
60
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
61
Endzeit ankündigen
62
Besucher verabschieden
3 Personen
63
Garderobeausgabe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

64
Bar schließen
3 Personen
65
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
66
Tonanlage ausschalten
2 Personen
67
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
68
Bühne sicher freiräumen
3 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Geschirr sammeln
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Location reinigen
4 Personen
74
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
75
Materialien inventarisieren
2 Personen
76
Gemietete Materialien zurückgeben
3 Personen
77
Fundgegenstände aufbewahren
78
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
StehtischeAnz. 12
SitzbänkeAnz. 8
StühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 120
Bar-Theke
KünstlertischeAnz. 4

Ausstattung

PA-Anlage
Mischpult
LautsprecherAnz. 4
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DIsAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 12
XLR-KabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
Laptop
Drucker
Ersatz-USB-SticksAnz. 2

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
NotbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

Hintergrundtuch
WimpelkettenAnz. 8
Dekorative StoffeAnz. 6
KlebestreifenAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 6
Programmatische PosterAnz. 20
Wegweiser-SchilderAnz. 8
WegweiserAnz. 12

Geschirr

TrinkgläserAnz. 180
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
KühlschränkeAnz. 2

Catering

Einkäufe
GetränkekistenAnz. 10
WasserspenderAnz. 3
MenükartenAnz. 4
PreisschilderAnz. 12
KassenboxenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
BonrollenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 2

Eingang

EinlassbänderAnz. 200
EintrittskartenAnz. 200
Armband-SchereAnz. 2
StempelkissenAnz. 2
EingangsstifteAnz. 12
GarderobenticketsAnz. 250

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Taschenlampen für SicherheitAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 8
KabelbrückenAnz. 10
FeuerlöschdeckenAnz. 2

Büro

AbläufeAnz. 12
KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 30
MarkerAnz. 12
NotizblöckeAnz. 12
KlebebandAnz. 6
SchreibtafelnAnz. 4
NamensaufkleberAnz. 100

Transport

TransportwagenAnz. 3
SpanngurteAnz. 8
TransportdeckenAnz. 12

Tipps

Bestätige Auftritte schriftlich, bevor du Werbung verschickst. Halte Honorar, Spielzeiten, Aufbau, technische Anforderungen und eine Kontaktperson in den Vereinbarungen fest.
Sammle die Technikangaben der Künstler spätestens einige Wochen vor dem Konzert und übertrage sie in einen Lageplan. Prüfe dabei PA-Anlage, Mischpult, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und Stromwege gemeinsam.
Plane den Einlass nicht erst am Veranstaltungstag. Erstelle eine endgültige Besucherliste, teile die Freiwilligen in Schichten ein und lege Armbänder, Gästeliste und eine erreichbare Kontaktperson bereit.
Kalkuliere Getränke und Catering anhand der Anmeldungen und kaufe verderbliche Waren erst kurz vor dem Konzert. Kühlt die Getränke rechtzeitig, aber lasst Aufbau, Soundcheck und Einlass nicht gleichzeitig von derselben Person betreuen.
Prüfe 24 bis 48 Stunden vorher Wetter, Genehmigungen, Notbeleuchtung und den Ablaufplan. Ergänze die Kontaktliste um Technik, Künstler, Helfer, Catering und den Ort, damit Rückfragen nicht beim Aufbau liegen bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Konzert organisieren?: Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher, besonders wenn Künstler, Technik und Genehmigungen nötig sind. Verträge, Ort und Budget sollten möglichst früh feststehen; Werbung folgt erst danach.
Wann sollte man die Technik für ein Konzert planen?: Sammle die technischen Anforderungen mindestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Der technische Lageplan sollte spätestens eine Woche vorher fertig sein, damit PA, Licht, Strom und Kabelwege geprüft werden können.
Wie viele Helfer braucht man für ein Konzert?: Für ein kleines Konzert solltest du mindestens vier bis sechs Helfer einplanen: Einlass, Künstlerbetreuung, Technik, Bar oder Catering und Aufsicht. Bei mehreren Schichten oder mehr Besuchern brauchst du entsprechend zusätzliche Personen.
Wann soll man die Getränke für ein Konzert einkaufen?: Prüfe die Einkaufsliste etwa eine Woche vorher und kaufe haltbare Getränke zwei bis drei Tage vor dem Konzert. Getränke sollten am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass gekühlt werden.

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