Zo organiseer je een theaterconcert zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, zaal en artiesten; pas daarna kun je het programma, de techniek en de kaartverkoop betrouwbaar plannen. Verzamel vroeg de technische wensen, want microfoons, DI-boxen, monitoren, licht en kabels bepalen de repetitie en opbouw. Plan vervolgens repetities, communicatie en catering in vaste stappen. De laatste week draait vooral om controleren: zaalplan, nooduitgangen, vervoer, vrijwilligers, draaiboek en publieksinformatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Artiesten vastleggen
2 personen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Repetitiedata plannen
2 personen
6
Technische wensen verzamelen
2 personen
7
Ticketprijs bepalen
2 personen
8
Ticketverkoop openen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Promotie publiceren
2 personen
11
Posters verspreiden
3 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Catering reserveren
15
Techniek reserveren
16
Artiestenvervoer regelen
17
Draaiboek afdrukken
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Zaalplan maken
2 personen
20
Nooduitgangen controleren
2 personen
21
Publieksinformatie versturen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Programma's klaarleggen
2 personen
26
Zaal openen
2 personen
27
Podium controleren
2 personen
28
Stoelen opstellen
5 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Garderobe inrichten
2 personen
31
Entree inrichten
2 personen
32
Podium verlichten
2 personen
33
Instrumenten klaarzetten
4 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
35
Microfoons testen
2 personen
36
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
37
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
38
Artiesten ontvangen
2 personen
39
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
40
Catering klaarzetten
3 personen
41
Koffie en thee zetten
2 personen
42
Entreepersoneel instrueren
2 personen

Event

43
Publiek ontvangen
4 personen
44
Tickets controleren
3 personen
45
Garderobe bemannen
2 personen
46
Programma's uitdelen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
3 personen
48
Concert openen
49
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
50
Pauzedrankjes serveren
5 personen
51
Hapjes serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
54
Artiesten bedanken
2 personen
55
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
56
Avondprogramma openen
57
Avondconcert begeleiden
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Pauze verzorgen
5 personen
60
Slotapplaus begeleiden
2 personen
61
Garderobe afhandelen
2 personen
62
Artiesten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

63
Instrumenten afkoppelen
4 personen
64
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
65
Lichtapparatuur afbreken
2 personen
66
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
67
Overgebleven catering koelen
2 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Zaal schoonmaken
4 personen
71
Toiletten controleren
2 personen
72
Garderobe opruimen
2 personen
73
Locatie afsluiten
2 personen
74
Materialen retourneren
2 personen
75
Ongebruikte boodschappen opslaan
2 personen
76
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 180
Barkrukkenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Koffielepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 6
Luidsprekersaantal 4
Mengtafel
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Muzieklessenaarsaantal 12
Pianokruk
Gaffer tapeaantal 6

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Reserve-ledlampenaantal 8

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Plantenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Menukaarthoudersaantal 12
Posterkokersaantal 4

Entree

Ticketbox
Polsbandjesaantal 180
Betaalterminalaantal 2
Geldkist
Programma'saantal 180
Pennenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 24
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische wensen uiterlijk bij het vastleggen van de artiesten vast. Noteer per optreden het aantal microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers, muzieklessenaars en benodigde aansluitingen; zo reserveer je techniek en kabels in één keer.
Plan minimaal twee repetitiemomenten met een volledig programma. Reserveer op de laatste repetitie tijd voor soundcheck, lichtstanden, podiumwissels en het testen van alle XLR- en jackkabels.
Open de ticketverkoop pas wanneer zaalcapaciteit, ticketprijs en programma vaststaan. Stuur de publieksinformatie uiterlijk 3 dagen voor het concert, inclusief aanvangstijd, bereikbaarheid, garderobe en eventuele dieet- of cateringinformatie.
Maak het zaalplan niet alleen voor stoelen, maar ook voor statafels, klaptafels, garderoberekken en looproutes. Houd de nooduitgangen vrij en controleer ze opnieuw tijdens de opbouw, niet alleen bij de voorbereiding.
Werk op de concertdag met één afgedrukt draaiboek en duidelijke overdrachten. Koel de dranken enkele uren vooraf, leg programma’s klaar en laat vrijwilligers vóór de inloop weten wie publieksontvangst, catering, techniek en artiestenvervoer doet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een theaterconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, zaal en artiesten. Plan repetities, techniek en promotie zodra het programma vaststaat; de laatste week gebruik je alleen voor controles en praktische uitvoering.
Wanneer moet ik de techniek voor een theaterconcert regelen?: Verzamel de technische wensen direct na het vastleggen van de artiesten en reserveer microfoons, mengtafel, monitorluidsprekers, DI-boxen, verlichting en kabels uiterlijk 6 weken vooraf. Plan vóór de deuren opengaan een volledige soundcheck.
Wanneer open je de kaartverkoop voor een theaterconcert?: Open de verkoop zodra datum, zaal, programma en ticketprijs definitief zijn, meestal 8 tot 12 weken voor het concert. Zo kun je de aanmeldingen volgen en tijdig extra promotie inzetten.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een theaterconcert?: Reserveer minimaal 4 uur voor opbouw en techniek, plus tijd voor soundcheck en licht. Laat stoelen, tafels en garderobe eerst plaatsen en test daarna alle aansluitingen, microfoons en monitoren voordat het publiek binnenkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.