Theaterkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Theaterkonzert verbindet Bühnenprogramm, Live-Musik und Publikumsorganisation. Damit am Abend nicht Technik, Catering oder Einlass zum Engpass werden, legst du zuerst Saal, Künstler und Programm fest und arbeitest dich dann bis zum Veranstaltungstag vor. Plane Proben, Ticketverkauf und Genehmigungen frühzeitig. Kurz vor Beginn zählen ein klarer Raumplan, geprüfte Notausgänge, gekühlte Getränke und bereitliegende Programme.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Saal reservieren
Genehmigungen prüfen
Künstler festlegen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Probenzeiten planen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Ticketpreis festlegen
2 Personen
Ticketverkauf öffnen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung veröffentlichen
2 Personen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Technik reservieren
Künstlerttransport organisieren
Drehbuch ausdrucken
Freiwillige einteilen
2 Personen
Raumplan erstellen
2 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Publikumsinformationen versenden
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Saal öffnen
2 Personen
Bühne kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
5 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
Bühne beleuchten
2 Personen
Instrumente bereitstellen
4 Personen
Musikanlage anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Lichtcheck durchführen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Einlasspersonal instruieren
2 Personen

Event

Publikum empfangen
4 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Konzert eröffnen
Ersten Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
Pausengetränke servieren
5 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
Künstler bedanken
2 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Abendprogramm eröffnen
Abendkonzert betreuen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pause organisieren
5 Personen
Schlussapplaus begleiten
2 Personen
Garderobe abwickeln
2 Personen
Artiesten verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Instrumente abkoppeln
4 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Lichttechnik abbauen
2 Personen
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Garderobe aufräumen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Unbenutzte Lebensmittel einlagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 170
KlappischeAnz. 12
StehtischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 180
BarhockerAnz. 8

Geschirr

WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 180
GebäckgabelnAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 120
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
DI-BoxenAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 2
XLR-KabelAnz. 12
JackkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
NotenpulteAnz. 12
Klavierhocker
Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
Ersatz-LED-LampenAnz. 8

Dekoration

BühnentücherAnz. 4
PflanzenAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
MenükartenhalterAnz. 12
PosterhülsenAnz. 4

Eingang

Ticketbox
ArmbänderAnz. 180
KartenterminalAnz. 2
Geldkassette
ProgrammeAnz. 180
StifteAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchälchenAnz. 24
KorkenzieherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 4

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Saal und Datum zuerst und prüfe Genehmigungen möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Erst danach lassen sich Künstler, Proben und Werbung verbindlich planen.
Sammle die technischen Anforderungen aller Künstler mindestens 4 Wochen vorher. Kläre Mikrofone, Mischpult, DI-Boxen, Monitorspeaker, Kabel und Bühnenlicht, statt fehlendes Material am Veranstaltungstag zu suchen.
Öffne den Ticketverkauf 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und verschicke Publikumsinformationen spätestens 7 Tage vorher. So kannst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die erwartete Sitzplatzanzahl rechtzeitig auswerten.
Plane die Proben mit festen Zeitfenstern und drucke Drehbuch und Programm mindestens 2 Tage vorher aus. Notenpulte, Klavierhocker und Ersatzkabel gehören in denselben Bühnenplan wie die Instrumente.
Teile Freiwillige spätestens 1 Woche vorher für Einlass, Garderobe, Catering und Technik ein. Kühle Getränke einige Stunden vor Beginn und stelle Programme, Gläser, Teller und Serviertabletts vor dem Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Theaterkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Saal, Genehmigungen und Künstlern. Ticketverkauf, Werbung und Technik sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert anlaufen.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Theaterkonzert starten?: Öffne den Verkauf etwa 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung. Prüfe die Anmeldungen fortlaufend und versende die wichtigsten Publikumsinformationen spätestens 7 Tage vor dem Termin.
Wie viele Getränke braucht man für ein Theaterkonzert?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Plane zusätzlich Wasser für Künstler und Helfer während Proben und Auftritt ein.
Wann muss die Technik für ein Theaterkonzert feststehen?: Sammle die technischen Anforderungen mindestens 4 Wochen vorher und bestätige die Reservierung spätestens 2 Wochen vor dem Konzert. Ein Technikcheck vor Einlass sollte 2 bis 3 Stunden einplanen.

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