Checklist para organizar un concierto de teatro

Organizar un concierto de teatro exige coordinar artistas, ensayos, público, técnica y servicio en una misma secuencia. Esta checklist reúne 76 tareas y 59 elementos para que puedas avanzar desde la reserva de la sala hasta la preparación de bebidas, aperitivos y programas. Empieza por la fecha, los permisos y las necesidades técnicas; después cierra entradas, promoción y catering. En los últimos días, confirma transportes, voluntarios, plano de sala, salidas de emergencia y montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la fecha y la sala
Comprobar permisos
Confirmar a los artistas
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Planificar las fechas de ensayo
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Determinar el precio de la entrada
2 personas
Abrir la venta de entradas
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar técnica
Gestionar el transporte de los artistas
Imprimir el plan de trabajo
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer el plano de la sala
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Enviar información al público
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los programas
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Comprobar el escenario
2 personas
Colocar las sillas
5 personas
Montar mesas
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar la entrada
2 personas
Iluminar el escenario
2 personas
Preparar los instrumentos
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la comprobación de luces
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar el camerino de los artistas
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Instruir al personal de entrada
2 personas

Evento

Recibir al público
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Repartir programas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Abrir el concierto
Coordinar la primera parte del concierto
3 personas
Servir bebidas del descanso
5 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
Agradecer a los artistas
2 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Abrir el programa de la noche
Acompañar el concierto de la noche
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Organizar la pausa
5 personas
Coordinar el aplauso final
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Despedir a los artistas
2 personas

Seguimiento

Desconectar los instrumentos
4 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
Retirar sillas y mesas
5 personas
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Ordenar el guardarropa
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar la comida sin usar
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 170
Mesas plegablescant. 12
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 4
Perchascant. 180
Taburetes de barcant. 8

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Tenedores de postrecant. 180
Cucharillas de cafécant. 120
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Micrófonoscant. 6
Soportes para micrófonocant. 6
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 2
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Atriles de músicacant. 12
Taburete de piano
Cinta gaffercant. 6

Iluminación

Focos de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Lámparas LED de repuestocant. 8

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Plantascant. 8
Mantelescant. 12
Portamenúscant. 12
Tubos para pósterescant. 4

Entrada

Taquilla
Pulserascant. 180
Terminal de pagocant. 2
Caja registradora
Programascant. 180
Bolígrafoscant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 24
Sacacorchoscant. 3
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Papeleracant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sala y los permisos antes de confirmar el programa: reserva al menos varias semanas para resolver requisitos técnicos o de seguridad que puedan cambiar la distribución.
Pide las necesidades técnicas a cada artista antes de reservar el equipo. Confirma micrófonos, mesa de mezclas, monitores, cajas DI, cables y focos con una lista única para evitar compras o alquileres de última hora.
Planifica los ensayos con horarios realistas y deja tiempo para una prueba de sonido y de iluminación el mismo día. Imprime el plan de trabajo y entrega una copia a artistas, técnica y voluntarios.
No esperes a la semana del concierto para abrir la venta y promocionar el evento. Envía invitaciones, publica la información y distribuye carteles con suficiente antelación para poder gestionar inscripciones y preferencias dietéticas.
Prepara la sala en dos recorridos: primero coloca sillas, mesas, percheros y señalización; después revisa cables, regletas, canaletas y salidas de emergencia. Enfría las bebidas y prepara aperitivos antes de la llegada del público, no durante la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de teatro?: Empieza al menos 6 a 8 semanas antes para reservar la sala, comprobar permisos, confirmar artistas y planificar ensayos. Deja la última semana para confirmar entradas, catering, transporte, voluntarios y necesidades técnicas.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Programa la prueba el mismo día, como mínimo 2 horas antes de abrir las puertas. Reserva tiempo adicional si participan varios artistas o si utilizas micrófonos, monitores, mesa de mezclas y focos de escenario.
¿Cuántas bebidas debo preparar para el concierto?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para todo el público. Si también sirves vino y café, separa vasos, copas y tazas antes de que empiece la recepción.
¿Cuándo debo cerrar el catering y las preferencias dietéticas?: Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y confirma el número final con el catering entre 5 y 7 días antes. Así puedes ajustar aperitivos, bebidas, platos y cubiertos sin improvisar el día del concierto.

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