Organiser un concert théâtral sans rien oublier

Un concert théâtral combine spectacle musical, jeu scénique et contraintes techniques. Il faut donc avancer dans un ordre précis : réserver la salle et les artistes, construire le programme, puis verrouiller les répétitions, la billetterie et l’accueil. Cette checklist rassemble 76 tâches et 59 fournitures pour suivre la préparation jusqu’au jour du spectacle. Elle aide notamment à éviter les oublis de dernière minute concernant les autorisations, le transport, le son, les costumes et les informations envoyées au public.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la date et la salle
Vérifier les autorisations
Réserver les artistes
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Planifier les dates des répétitions
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Déterminer le prix du billet
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver la technique
Organiser le transport des artistes
Imprimer le déroulé
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer le plan de salle
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Envoyer les informations au public
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier le podium
2 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Éclairer la scène
2 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes

Événement

Accueillir le public
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Ouvrir le concert
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
Servir les boissons de la pause
5 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
Remercier les artistes
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Ouvrir le programme du soir
Animer le concert du soir
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la pause
5 personnes
Coordonner les applaudissements finaux
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

Débrancher les instruments
4 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Ranger le vestiaire
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 6
Portantsqté 4
Cintresqté 180
Tabourets de barqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Pupitres de musiqueqté 12
Tabouret de piano
Ruban gafferqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Ampoules LED de rechangeqté 8

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Plantesqté 8
Nappesqté 12
Porte-menusqté 12
Tubes à affichesqté 4

Entrée

Billetterie
Braceletsqté 180
Terminal de paiementqté 2
Caisse
Programmesqté 180
Stylosqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 24
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque la salle et la date avant de confirmer les artistes : prévois au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les autorisations, réunir les besoins techniques et caler les répétitions.
Demande la fiche technique de chaque artiste dès la réservation. Vérifie ensuite le nombre de microphones, pieds, câbles XLR, boîtiers DI et retours nécessaires avant de réserver la technique.
Ouvre la billetterie dès que le programme, le prix du billet et le plan de salle sont validés. Envoie les informations pratiques au public au moins 5 jours avant la représentation.
Prévois un créneau séparé pour l’installation et les essais : compte généralement 2 à 3 heures avant l’ouverture des portes pour le son, les projecteurs, les pupitres et les câbles.
Traite les besoins alimentaires et le transport des artistes au plus tard 7 jours avant le concert. Le jour J, refroidis les boissons, prépare les en-cas et imprime le déroulé avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert théâtral ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle et les artistes, vérifier les autorisations, planifier plusieurs répétitions et lancer la billetterie sans précipitation.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert théâtral ?: Ouvrez-la dès que le programme, le tarif et le plan de salle sont définitifs, généralement 4 à 6 semaines avant le spectacle. Gardez au moins 5 jours avant la représentation pour traiter les inscriptions et envoyer les consignes pratiques.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique ?: Réservez 2 à 3 heures avant l’ouverture des portes pour installer les haut-parleurs, microphones, éclairages, câbles et retours, puis effectuer les essais. Ajoutez du temps si plusieurs artistes ou changements de décor sont prévus.
Quand confirmer le catering et les besoins alimentaires des artistes ?: Recueillez les besoins alimentaires au moins 10 jours avant le concert et confirmez le catering 7 jours avant. Cela laisse le temps de faire les courses, préparer les en-cas et organiser les boissons sans urgence le jour J.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.