Theaterconcert organiseren: checklist van zaal tot applaus
Een theaterconcert vraagt om meer dan artiesten en een podium. Je regelt zaal, vergunningen, programma, kaartverkoop, techniek, catering en publieksbegeleiding in een vaste volgorde. Begin met datum en zaal, leg daarna artiesten en technische wensen vast en werk toe naar een gedetailleerd draaiboek. De checklist helpt je ook met minder zichtbare zaken, zoals artiestenvervoer, dieetwensen, nooduitgangen, kabelgoten en het klaarleggen van programma’s.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en zaal reserveren
Vergunningen controleren
Artiesten vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Repetitiedata plannen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Ticketprijs bepalen
2 personen
Ticketverkoop openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Artiestenvervoer regelen
Draaiboek afdrukken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Zaalplan maken
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Publieksinformatie versturen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Zaal openen
2 personen
Podium controleren
2 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Tafels opstellen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Entree inrichten
2 personen
Podium verlichten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Entreepersoneel instrueren
2 personen
Event
Publiek ontvangen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Concert openen
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
Pauzedrankjes serveren
5 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
Artiesten bedanken
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Avondprogramma openen
Avondconcert begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze verzorgen
5 personen
Slotapplaus begeleiden
2 personen
Garderobe afhandelen
2 personen
Artiesten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Instrumenten afkoppelen
4 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Lichtapparatuur afbreken
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Garderobe opruimen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 170
- Klaptafelsaantal 12
- Statafelsaantal 6
- Garderoberekkenaantal 4
- Kledinghangersaantal 180
- Barkrukkenaantal 8
Servies
- Waterglazenaantal 180
- Wijnglazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 180
- Gebaksvorkjesaantal 180
- Koffielepelsaantal 120
- Serveerbladenaantal 12
Apparatuur
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstandaardsaantal 6
- Luidsprekersaantal 4
- Mengtafel
- DI-boxenaantal 4
- Monitorluidsprekersaantal 2
- XLR-kabelsaantal 12
- Jackkabelsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
- Muzieklessenaarsaantal 12
- Pianokruk
- Gaffer tapeaantal 6
Verlichting
- Podiumspotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 12
- Reserve-ledlampenaantal 8
Decoratie
- Podiumdoekenaantal 4
- Plantenaantal 8
- Tafelkledenaantal 12
- Menukaarthoudersaantal 12
- Posterkokersaantal 4
Entree
- Ticketbox
- Polsbandjesaantal 180
- Betaalterminalaantal 2
- Geldkist
- Programma'saantal 180
- Pennenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Schaaltjesaantal 24
- Kurkentrekkersaantal 3
- Flessenopenersaantal 4
Schoonmaak
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg technische wensen uiterlijk 6 weken voor het theaterconcert vast. Vraag per artiest naar microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers, muzieklessenaars en het benodigde aantal XLR- en jackkabels.
- Open de ticketverkoop pas nadat zaalplan en maximale capaciteit zijn gecontroleerd. Houd daarbij rekening met stoelen, gangpaden, garderoberekken en een vrije route naar alle nooduitgangen.
- Plan de laatste repetitie en de technische doorloop afzonderlijk. Reserveer voor opbouw, soundcheck en lichtafstelling meerdere uren; podiumspots, lichtstatieven, verlengkabels en stekkerdozen moeten vóór binnenkomst van het publiek getest zijn.
- Verzamel dieetwensen zodra de eerste aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal eters uiterlijk 5 werkdagen voor het concert door aan de catering. Koel dranken pas op de dag zelf en controleer of waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes en gebaksvorkjes klaarstaan.
- Druk het draaiboek uiterlijk 2 dagen vooraf af en deel het uit aan techniek, artiestenontvangst, vrijwilligers en zaalcoördinatie. Zet daarin ook tijden voor artiestenvervoer, publieksinloop, pauze, catering en het opruimen van kabels met gaffer tape en kabelgoten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een theaterconcert organiseren?
- Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, zaal en artiesten. Vergunningen, techniek en catering kunnen daarna parallel worden geregeld; sluit de praktische planning uiterlijk 2 weken voor het concert af.
- Wanneer moet de ticketverkoop voor een theaterconcert starten?
- Start de verkoop zodra programma, ticketprijs, zaalcapaciteit en zaalplan vaststaan, meestal 6 tot 8 weken voor de concertdatum. Verstuur publieksinformatie opnieuw 7 dagen vooraf met aanvangstijd, route en praktische informatie.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek van een theaterconcert?
- Plan minimaal 3 uur voor opbouw en bekabeling en daarnaast tijd voor soundcheck en licht. Controleer microfoons, mengtafel, luidsprekers, monitoren, DI-boxen en podiumspots voordat de deuren opengaan.
- Wanneer regel je catering voor een theaterconcert?
- Reserveer catering zodra het programma en de verwachte bezoekersaantallen bekend zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal personen uiterlijk 5 werkdagen voor het concert door.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!