Ein Theaterfestival Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Spielzeiten erst fest, wenn alle Theatergruppen ihre Auftrittsdauer, Umbauzeit und technischen Anforderungen bestätigt haben. Plane zwischen zwei Auftritten mindestens 15 Minuten für den Wechsel ein.
• Prüfe Genehmigungen und Versicherungsdaten mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Festival. Kläre dabei auch, wer für Bühne, Technik, Besucherbereich und die Lade- und Entladezone verantwortlich ist.
• Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Scheinwerfer und Lichtsteuerung spätestens am Vortag gemeinsam mit der zuständigen Person. Ein kurzer Soundcheck pro Gruppe reicht nicht, wenn Kabel, DI-Boxen oder Monitore noch umgesteckt werden müssen.
• Teile freiwillige Helfer in Schichten von etwa 2 bis 3 Stunden ein und besetze Einlass, Garderobe, Bühnenumbau und Betreuung der Gruppen getrennt. So bleibt auch während eines Auftritts jemand ansprechbar.
• Schicke Besucherinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Festival. Nenne darin Einlasszeit, Adresse, Park- oder Ankunftshinweise, Programm, Dauer und eine Kontaktperson für Rückfragen zu Ernährungswünschen oder Barrierefreiheit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Theaterfestival organisieren?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Termin, Ort und der Ansprache von Theatergruppen. Genehmigungen, Versicherungen, Technik und Catering sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin geklärt sein.

Wie viel Zeit sollte zwischen zwei Theaterstücken liegen?

Plane mindestens 15 Minuten für den Bühnenumbau ein, bei aufwendigen Kulissen eher 30 Minuten. Zusätzliche Zeit brauchst du, wenn Mikrofone, Lichtstimmungen oder Bühnenelemente gewechselt werden.

Wie viele Helfer braucht ein Theaterfestival?

Für ein kleines Festival solltest du mindestens 6 bis 10 Helfer gleichzeitig einplanen: für Einlass, Garderobe, Technik, Bühnenwechsel und Besucherfragen. Bei mehreren Sälen oder parallelen Auftritten steigt der Bedarf entsprechend.

Wann verschickt man die Besucherinformationen?

Versende die wichtigsten Informationen 3 bis 5 Tage vor dem Festival und aktualisiere sie sofort bei Änderungen im Programm. Ernährungswünsche und besondere Bedürfnisse solltest du bereits bei der Anmeldung erfassen, nicht erst am Veranstaltungstag.

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