Organiser un festival de théâtre, étape par étape

Un festival de théâtre se construit d’abord autour des dates, du lieu et des troupes invitées. Ensuite, verrouillez le programme, les horaires, les autorisations et les besoins techniques avant d’ouvrir les inscriptions. Les oublis les plus coûteux concernent souvent le chargement, les assurances, les bénévoles et les tests du son et de la lumière. Prévoyez enfin un déroulé imprimé pour que chaque équipe sache quoi faire le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du festival
2 personnes
2
Contacter des troupes de théâtre
2 personnes
3
Établir le programme
3 personnes
4
Confirmer les spectacles et les horaires
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier les informations d'assurance
7
Faire les réservations pour le matériel
2 personnes
8
Réserver le catering
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier sur les réseaux sociaux
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Envoyer les informations aux visiteurs
2 personnes
16
Imprimer le déroulé
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Trier les brochures du programme
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Récupérer les éléments de décor
2 personnes
21
Tester le matériel technique
3 personnes
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
24
Monter la scène
5 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
28
Aménager les coulisses
3 personnes
29
Installer les éléments de décor
4 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Suspendre et orienter les lumières
3 personnes
32
Brancher le son
3 personnes
33
Tester les microphones
2 personnes
34
Tester le plan d’éclairage
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer les en-cas
4 personnes
38
Déposer les brochures du programme
2 personnes
39
Faire le briefing des encadrants du public
2 personnes

Événement

40
Accueillir les artistes
3 personnes
41
Enregistrer les artistes
2 personnes
42
Accueillir le public
4 personnes
43
Vérifier les billets
2 personnes
44
Distribuer le programme
2 personnes
45
Faire le discours d’ouverture
46
Encadrer la première représentation
3 personnes
47
Servir les boissons de pause
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
50
Accompagner le public à la salle
3 personnes
51
Animer la représentation du soir
4 personnes
52
Servir la pause du soir
4 personnes
53
Animer les questions du public
2 personnes
54
Animer le spectacle de clôture
4 personnes
55
Animer le moment d'applaudissements final
2 personnes
56
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
57
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

58
Sécuriser les restes de la restauration
3 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Démonter les éléments de décor
4 personnes
61
Démonter la scène
5 personnes
62
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Trier les déchets
3 personnes
65
Nettoyer la salle
4 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Remettre le lieu en état
2 personnes
70
Rapporter le matériel des artistes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 100
Tapis de scèneqté 6
Tables hautesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Lecteur audio

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes à batterieqté 8

Décoration

Rideaux de théâtre noirsqté 6
Bâche de fondqté 2
Panneaux décoratifsqté 8
Bannière du festivalqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 6
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Guirlandes en papierqté 10

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 200
Assiettes à dessertqté 200
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 120
Cuillères à soupeqté 200
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 200
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Grilles de refroidissementqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Catering

Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Panneaux de menuqté 4
Carte des allergènesqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 8
Pains de glaceqté 24
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 6

Autre

Bracelets d’entréeqté 250
Badges nominatifsqté 80
Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 6
Blocs-notesqté 10
Ruban gafferqté 8
Attaches-câblesqté 200
Jeux de ciseauxqté 6
Boîtes à outilsqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2

Conseils

Commencez 6 à 9 mois avant le festival par la date, le lieu et les contacts avec les troupes. Gardez une marge entre deux spectacles pour les changements de décor, l’installation technique et l’accueil du public.
Ne confirmez pas les horaires avant d’avoir vérifié les autorisations, l’assurance et les contraintes du lieu. Demandez à chaque troupe ses besoins de scène, de son, de lumière et de rangement au moins 8 semaines avant l’événement.
Traitez le matériel comme un planning à part : réservez les éléments de scène, les chaises, les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones et les projecteurs au plus tard 4 à 6 semaines avant. Testez tout sur place dans la semaine précédant le festival.
Prévoyez les bénévoles par créneau plutôt qu’une seule liste générale. Pour chaque période, désignez au minimum une personne à l’accueil, une pour la salle, une pour les artistes et une pour la régie ou la coordination.
Envoyez les informations pratiques aux visiteurs 5 à 7 jours avant : horaires, accès, accueil et consignes utiles. Le jour même, libérez la zone de chargement avant l’arrivée des troupes, puis ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant le premier spectacle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de théâtre ?: Prévoyez idéalement 6 à 9 mois pour un festival avec plusieurs troupes. Ce délai laisse le temps de confirmer la programmation, les autorisations, l’assurance, le matériel et les bénévoles.
Quand faut-il réserver le matériel technique d’un festival de théâtre ?: Réservez le matériel 4 à 6 semaines avant la date, surtout les projecteurs, les haut-parleurs, les microphones et la table de mixage. Faites un test complet dans les 7 jours précédant l’ouverture.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de théâtre ?: Prévoyez au minimum 4 rôles actifs par créneau : accueil, salle, artistes et coordination technique. Ajoutez une personne de relève si les créneaux dépassent 3 heures ou si plusieurs spectacles se chevauchent.
Quand envoyer les informations aux spectateurs ?: Envoyez un premier message dès que les inscriptions sont confirmées, puis un rappel 5 à 7 jours avant le festival. Indiquez les horaires, l’accès au lieu et les informations nécessaires à l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.