Zo organiseer je een theaterfestival
Een theaterfestival organiseren begint niet met decor of kaartverkoop, maar met datum, locatie en een haalbaar programma. Leg daarna de optredens, techniek, vergunningen en catering vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk toe naar één draaiboek met tijden, contactpersonen en publieksinformatie. Op de festivaldag zelf draait alles om een strakke opbouw: laad- en loszone vrijmaken, podium en stoelen plaatsen, licht en geluid testen en vrijwilligers kort instrueren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Festivaldatum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Theatergroepen benaderen
2 personen
- 3
Programma samenstellen
3 personen
- 4
Optredens en tijden bevestigen
2 personen
- 5
Vergunningen controleren
- 6
Verzekeringsgegevens controleren
- 7
Reserveringen voor materiaal maken
2 personen
- 8
Catering reserveren
- 9
Vrijwilligers werven
2 personen
- 10
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Sociale media publiceren
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Bezoekersinformatie versturen
2 personen
- 16
Draaiboek afdrukken
- 17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 18
Programmafolders sorteren
2 personen
- 19
Boodschappen doen
3 personen
- 20
Decorstukken ophalen
2 personen
- 21
Technische apparatuur testen
3 personen
- 22
Locatie openen
2 personen
- 23
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
- 24
Podium opbouwen
5 personen
- 25
Stoelen opstellen
4 personen
- 26
Tafels opstellen
3 personen
- 27
Entreebalie inrichten
2 personen
- 28
Backstage inrichten
3 personen
- 29
Decorstukken plaatsen
4 personen
- 30
Versiering ophangen
3 personen
- 31
Licht ophangen en richten
3 personen
- 32
Geluid aansluiten
3 personen
- 33
Microfoons testen
2 personen
- 34
Lichtplan testen
2 personen
- 35
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 36
Dranken koud zetten
2 personen
- 37
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 38
Programmafolders neerleggen
2 personen
- 39
Briefing publieksbegeleiders geven
2 personen
Event
- 40
Artiesten ontvangen
3 personen
- 41
Artiesten inchecken
2 personen
- 42
Publiek ontvangen
4 personen
- 43
Kaartjes controleren
2 personen
- 44
Programma uitdelen
2 personen
- 45
Openingswoord verzorgen
- 46
Eerste voorstelling begeleiden
3 personen
- 47
Pauzedranken serveren
4 personen
- 48
Dranken bijvullen
2 personen
- 49
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
- 50
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
- 51
Avondvoorstelling begeleiden
4 personen
- 52
Avondpauze serveren
4 personen
- 53
Publieksvragen begeleiden
2 personen
- 54
Slotvoorstelling begeleiden
4 personen
- 55
Afsluitend applausmoment begeleiden
2 personen
- 56
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
- 57
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Nazorg
- 58
Restanten catering veiligstellen
3 personen
- 59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 60
Decorstukken afbreken
4 personen
- 61
Podium afbreken
5 personen
- 62
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
- 63
Servies afwassen
3 personen
- 64
Afval sorteren
3 personen
- 65
Zaal schoonmaken
4 personen
- 66
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 67
Materialen inventariseren
2 personen
- 68
Geleend materiaal retourneren
2 personen
- 69
Locatie opleveren
2 personen
- 70
Artiestenmateriaal terugbrengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrappenaantal 2
- Stoelenaantal 180
- Klaptafelsaantal 12
- Barkrukkenaantal 8
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 100
- Podiummattenaantal 6
- Statafelsaantal 8
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 4
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- DI-boxenaantal 2
- Podiummonitorenaantal 2
- Audiokabelsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Laptop
- Muziekspeler
Verlichting
- Theaterspotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtcontroller
- Sfeerverlichtingaantal 12
- Batterijlampenaantal 8
Decoratie
- Zwarte theaterdoekenaantal 6
- Achtergronddoekaantal 2
- Decorpanelenaantal 8
- Festivalbanneraantal 2
- Pijlbordenaantal 12
- Programmastandaardsaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Papieren slingersaantal 10
Servies
- Dinerbordenaantal 200
- Dessertbordenaantal 200
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 220
- Wijnglazenaantal 120
- Koffielepelsaantal 120
- Eetlepelsaantal 200
- Vorkenaantal 200
- Messenaantal 200
- Serveerschalenaantal 16
- Serveertangenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Koelroostersaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
Catering
- Kassalade
- Pinapparaat
- Menubordenaantal 4
- Allergenenkaartaantal 4
- Drankdispensersaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Broodmandenaantal 8
- Koelelementenaantal 24
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 4
- Rubberen handschoenenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 6
- Desinfectiepompjesaantal 6
Overig
- Entreebandjesaantal 250
- Naamkaartjesaantal 80
- Balpennenaantal 30
- Klembordenaantal 6
- Notitieblokkenaantal 10
- Gaffer tapeaantal 8
- Tie-wrapsaantal 200
- Schaarsetsaantal 6
- Gereedschapskoffersaantal 2
- EHBO-koffersaantal 2
Tips
- Leg de festivaldatum, locatie en optredende theatergroepen eerst vast. Bevestig daarna per optreden de speeltijd, opbouwtijd en benodigde techniek; zonder die gegevens kun je het programma niet betrouwbaar publiceren.
- Controleer vergunningen en verzekeringsgegevens minimaal 8 weken voor het festival. Vraag de locatie ook naar geluidsregels, vluchtroutes, laad- en losmogelijkheden en het maximale aantal bezoekers.
- Reserveer materiaal en catering zodra het programma voorlopig staat, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, theaterspots en lichtcontroller niet pas op de festivaldag.
- Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok: ontvangst, garderobe, zaal, catering, techniek en opruimen. Zorg op de dag zelf voor minstens één aanspreekpunt dat het draaiboek en alle contactgegevens bij zich heeft.
- Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor het festival met aanvangstijden, route, entree-informatie en praktische aanwijzingen. Verzamel dieetwensen eerder, zodat de cateraar niet op het laatste moment hoeft te improviseren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een theaterfestival organiseren?
- Begin minimaal 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en theatergroepen. Regel vergunningen, materiaal, catering en vrijwilligers uiterlijk 6 tot 8 weken voor de festivaldag.
- Wanneer moet het programma van een theaterfestival definitief zijn?
- Maak het programma ongeveer 8 weken vooraf voorlopig en bevestig alle optredens en tijden uiterlijk 4 weken vooraf. Daarna kun je uitnodigingen, sociale media en programmafolders met vaste informatie maken.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een theaterfestival?
- Reserveer minimaal 4 uur voor podium, stoelen, decor, licht en geluid; bij meerdere speelplekken is 6 uur veiliger. Plan vóór de deuren openen minstens 60 minuten voor een volledige technische test.
- Wanneer stuur je bezoekersinformatie voor een theaterfestival?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin de aanvangstijden, route, toegankelijkheid, entree en eventuele wijzigingen in het programma.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!