Cómo organizar un festival de teatro sin perder el control

Un festival de teatro se organiza por fases: primero cierras fecha, espacio y compañías; después encajas el programa y resuelves permisos, seguro y proveedores. En las semanas previas, concentra la comunicación con artistas y público, las inscripciones y la coordinación de voluntarios. El día del festival, la carga, el montaje del escenario y las pruebas técnicas deben tener horarios propios. Este orden evita que una actuación confirmada dependa de material que todavía no ha llegado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el lugar del festival
2 personas
2
Contactar a los grupos de teatro
2 personas
3
Elaborar el programa
3 personas
4
Confirmar las actuaciones y los horarios
2 personas
5
Comprobar permisos
6
Comprobar los datos del seguro
7
Hacer reservas de material
2 personas
8
Reservar el catering
9
Reclutar voluntarios
2 personas
10
Asignar voluntarios
2 personas
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Publicar en redes sociales
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Enviar información a los visitantes
2 personas
16
Imprimir el plan de trabajo
17
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
18
Ordenar los folletos del programa
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Recoger piezas de decoración
2 personas
21
Probar el equipo técnico
3 personas
22
Abrir la ubicación
2 personas
23
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
24
Montar el escenario
5 personas
25
Colocar las sillas
4 personas
26
Montar mesas
3 personas
27
Montar el mostrador de entrada
2 personas
28
Montar backstage
3 personas
29
Colocar los elementos decorativos
4 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Colgar y orientar las luces
3 personas
32
Conectar el sonido
3 personas
33
Probar los micrófonos
2 personas
34
Probar el plan de iluminación
2 personas
35
Montar el buffet de catering
3 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Preparar aperitivos
4 personas
38
Colocar los folletos del programa
2 personas
39
Dar briefing a los guías del público
2 personas

Evento

40
Recibir a los artistas
3 personas
41
Registrar a los artistas
2 personas
42
Recibir al público
4 personas
43
Comprobar las entradas
2 personas
44
Repartir el programa
2 personas
45
Dar el discurso de apertura
46
Guiar la primera función
3 personas
47
Servir bebidas del descanso
4 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Coordinar la segunda función
3 personas
50
Guiar al público al recinto
3 personas
51
Coordinar la función de la noche
4 personas
52
Servir el descanso de la tarde
4 personas
53
Gestionar las preguntas del público
2 personas
54
Coordinar el espectáculo de clausura
4 personas
55
Coordinar el aplauso final
2 personas
56
Guiar al público hacia la salida
3 personas
57
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

58
Asegurar los restos del catering
3 personas
59
Apagar el equipo
2 personas
60
Desmontar los decorados
4 personas
61
Desmontar el escenario
5 personas
62
Retirar sillas y mesas
4 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Clasificar residuos
3 personas
65
Limpiar la sala
4 personas
66
Limpiar los baños
2 personas
67
Inventariar materiales
2 personas
68
Devolver el material prestado
2 personas
69
Entregar la ubicación
2 personas
70
Devolver el material de los artistas
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 100
Alfombras de escenariocant. 6
Mesas altascant. 8

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Portátil
Reproductor de música

Iluminación

Focos de teatrocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Iluminación ambientalcant. 12
Lámparas de bateríacant. 8

Decoración

Telones negros de teatrocant. 6
Lona de fondocant. 2
Paneles decorativoscant. 8
Banner del festivalcant. 2
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 6
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Guirnaldas de papelcant. 10

Vajilla

Platos de cenacant. 200
Platos de postrecant. 200
Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 220
Copas de vinocant. 120
Cucharillas de cafécant. 120
Cucharas soperascant. 200
Tenedorescant. 200
Cuchilloscant. 200
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Rejillas de ventilacióncant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Catering

Cajón de la caja registradora
Máquina de sellado
Carteles del menúcant. 4
Carta de alérgenoscant. 4
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Cestas de pancant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Compras

Limpieza

Papeleracant. 12
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de gomacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Otros

Pulseras de accesocant. 250
Tarjetas de nombrecant. 80
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Bloc de notascant. 10
Cinta gaffercant. 8
Bridascant. 200
Sets de tijerascant. 6
Maletines de herramientascant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Consejos

Cierra las actuaciones antes de publicar el programa. Pide a cada grupo la duración, necesidades técnicas y hora de llegada, y deja un margen de 15 a 30 minutos entre funciones para cambios de escenario.
Comprueba permisos y seguro al principio, no durante la última semana. Como referencia de organización, intenta tener ambos revisados al menos 30 días antes y guarda los datos de contacto de la persona responsable.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, focos, controlador de luces y cables. Reserva como mínimo 90 minutos para probar cada cambio previsto del programa.
Asigna voluntarios por puesto y por franja horaria, no solo por tarea. Para un festival con público entrando y saliendo, cubre al menos recepción, orientación, backstage y apoyo técnico, y entrega el plan de trabajo impreso a cada responsable.
Cierra la información del público con tiempo: inscripciones, preferencias dietéticas, invitaciones y horarios deberían estar consolidados 7 días antes. Imprime folletos, tarjetas de nombre y carteles direccionales con una pequeña cantidad extra para pérdidas o cambios de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de teatro?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para fijar fecha y lugar, contactar con compañías y comprobar permisos; deja los últimos 7 días para confirmar horarios, voluntarios, catering e información al público.
¿Cómo se prepara el programa de un festival de teatro?: Primero reúne la duración y las necesidades de cada actuación. Después añade entre 15 y 30 minutos entre funciones para desmontar, montar y hacer cambios técnicos, y confirma el horario definitivo con cada grupo antes de publicarlo.
¿Cuánto tiempo necesita el montaje de un festival de teatro?: Calcula al menos 3 horas para montar escenario, sillas, mesas, decoración, sonido e iluminación en un espacio sencillo. Reserva además 90 minutos para la prueba técnica y abre la zona de carga y descarga antes de que llegue el primer proveedor.
¿Cuándo hay que confirmar el catering y las dietas?: Reserva el catering al menos 14 días antes y cierra las preferencias dietéticas 7 días antes. Entrega al proveedor el número final de personas, las restricciones y el horario de servicio para evitar cambios durante el festival.

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