Ein Theaterfestival von der ersten Idee bis zum Einlass planen

Ein Theaterfestival steht und fällt mit einem belastbaren Ablaufplan. Lege zuerst Datum, Spielort und Spielzeiten fest, bevor du Künstler anfragst oder Einladungen verschickst. Danach folgen Verträge, Genehmigungen, Technik, Helfer und Besucherinformationen. Plane die Übergänge zwischen den Auftritten genauso sorgfältig wie das Programm: Dort entstehen Verspätungen, fehlende Mikrofone und lange Schlangen am Einlass besonders häufig.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festivaldatum und Veranstaltungsort bestätigen
2
Programm und Spielzeiten festlegen
2 Personen
3
Künstler ansprechen
2 Personen
4
Auftritte und Verträge bestätigen
2 Personen
5
Reservierungen für die Location vornehmen
6
Genehmigungen und Meldungen prüfen
7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
8
Freiwillige den Aufgaben zuordnen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Festival online ankündigen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Publikumsinformationen veröffentlichen
14
Programmhefte drucken lassen
15
Künstlerinformationen sammeln
16
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
17
Technische Geräte reservieren
18
Cateringmengen berechnen
2 Personen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Route und Beschilderung erstellen
21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
22
Programmhefte sortieren
2 Personen
23
Dekoration überprüfen
2 Personen
24
Materialien zusammenstellen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Kühlwaren gekühlt lagern
2 Personen
27
Haltbare Lebensmittel bereitlegen
2 Personen
28
Künstler und Freiwillige bestätigen
29
Wettervorhersage prüfen
30
Location öffnen
2 Personen
31
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
32
Publikumsbereich reinigen
3 Personen
33
Bühnenboden prüfen
2 Personen
34
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
35
Infotresen aufbauen
2 Personen
36
Cateringtische aufstellen
3 Personen
37
Bühnenkulisse aufstellen
3 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Beschilderung anbringen
2 Personen
40
Tontechnik anschließen
2 Personen
41
Mikrofone testen
2 Personen
42
Lichtanlage testen
2 Personen
43
Technische Generalprobe durchführen
4 Personen
44
Künstlergarderoben einrichten
2 Personen
45
Künstlerempfang vorbereiten
2 Personen
46
Snacks vorbereiten
4 Personen
47
Getränke kalt stellen
2 Personen
48
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
49
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
50
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
51
Programmhefte auslegen
2 Personen
52
Sicherheits- und Fluchtwege prüfen
2 Personen
53
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

54
Künstler empfangen
2 Personen
55
Publikum begrüßen
4 Personen
56
Anmeldungen abhaken
2 Personen
57
Programmhefte verteilen
2 Personen
58
Eröffnungsrede halten
59
Erste Vorstellung begleiten
3 Personen
60
Publikumswechsel begleiten
3 Personen
61
Zweite Vorstellung begleiten
3 Personen
62
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
63
Snacks servieren
3 Personen
64
Getränke nachfüllen
2 Personen
65
Dritte Vorstellung betreuen
3 Personen
66
Künstlermahlzeit servieren
3 Personen
67
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
68
Die vierte Vorstellung begleiten
3 Personen
69
Pause- und Publikumsservice übernehmen
4 Personen
70
Die fünfte Vorstellung betreuen
3 Personen
71
Schlusswort halten
72
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
73
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen

Nachbereitung

74
Publikumsbereich räumen
4 Personen
75
Geschirr sammeln
3 Personen
76
Reste gekühlt lagern
2 Personen
77
Abfall trennen
3 Personen
78
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
79
Dekoration entfernen
3 Personen
80
Technik ausschalten
2 Personen
81
Technik sicher verpacken
3 Personen
82
Geschirr abwaschen
3 Personen
83
Toiletten reinigen
2 Personen
84
Böden reinigen
3 Personen
85
Location bezugsfertig machen
3 Personen
86
Materialien zurückbringen
3 Personen
87
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
88
Übrig gebliebene Einkäufe verteilen
2 Personen
89
Fundsachen sammeln
90
Besucherinformationen entfernen
2 Personen
91
Künstler auschecken
2 Personen
92
Foto- und Videomaterial sammeln
93
Unbezahlte Abrechnungen zusammentragen
94
Publikumsreaktionen sammeln
95
Festivalfotos archivieren
96
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 14
BiertischeAnz. 4
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
UmkleidestühleAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 2
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24
Präsentationsständer

Beleuchtung

LED-ParspotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
ArbeitslampenAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Dekoration

BühnentücherAnz. 4
TheaterplakateAnz. 12
WegweiserAnz. 10
FestivalflaggenAnz. 8
Bunte BänderAnz. 6
TischdeckenAnz. 14
UmkleideraumhakenAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhalteschalenAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltedosenAnz. 12

Catering

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
GetränkespenderAnz. 3
KühlkistenAnz. 6
KaffeefilterAnz. 150
PapierserviettenAnz. 400
HolzrührstäbchenAnz. 200
PapierbecherAnz. 200
PapiersnackschalenAnz. 250
NamensschilderAnz. 40
Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
BlechdosenAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4
HandfegerAnz. 4

Informationen

AnmeldelistenAnz. 6
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
ArmbänderAnz. 220
ProgrammhefteAnz. 220
NamensschildhalterAnz. 50
Portemonnaies für BargeldAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8

Umkleiden

KleiderbügelAnz. 60
SpiegelAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
HandtücherAnz. 20
WasserkaraffenAnz. 4

Tipps

Lege für jeden Auftritt eine Spielzeit, Umbauzeit und verantwortliche Person fest. Zwischen zwei Programmpunkten solltest du mindestens 15 Minuten für Bühnenwechsel und Technikcheck einplanen.
Frage technische Anforderungen der Künstler spätestens 6 Wochen vor dem Festival ab. Liste dabei Anschlüsse, Mikrofone, DI-Boxen, Licht und benötigte HDMI-Adapter einzeln auf, statt nur „Technik“ zu notieren.
Kläre Genehmigungen und Meldungen vor der öffentlichen Ankündigung. Eine Frist von 8 bis 12 Wochen ist für Rückfragen realistisch; zusätzlich braucht der Veranstaltungsort klare Vorgaben zu Fluchtwegen und Beschilderung.
Ordne Helfer festen Schichten und Aufgaben zu: Einlass, Garderobe, Künstlerbetreuung, Technik und Aufräumen. Plane pro Schicht mindestens eine Ersatzperson ein, weil Ausfälle am Veranstaltungstag kaum spontan aufgefangen werden können.
Veröffentliche Programm, Spielzeiten, Anfahrt und Publikumsinformationen mindestens 3 Wochen vorher. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und bestelle Catering erst danach; rechne für das erste Festivalstündchen mit 2 bis 3 Getränken pro Person.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Theaterfestival organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher. Künstler, Spielort und Verträge sollten spätestens 3 Monate vor dem Festival feststehen; Genehmigungen können je nach Ort 8 bis 12 Wochen benötigen.
Wie viel Zeit braucht man zwischen zwei Theaterauftritten?: Plane mindestens 15 Minuten für einen einfachen Wechsel ein. Bei Bühnenumbau, Projektion oder mehreren Mikrofonen sind 20 bis 30 Minuten sicherer; veröffentliche die Umbauzeit nicht als Teil der Spielzeit.
Wie viele Helfer braucht ein Theaterfestival?: Für ein kleines Festival mit bis zu 100 Gästen solltest du mindestens 6 bis 8 Helfer gleichzeitig oder in Schichten einplanen. Besetze Einlass, Technik, Künstlerbetreuung und Garderobe getrennt und halte pro Schicht eine Ersatzperson bereit.
Wann muss die Technik für ein Theaterfestival reserviert werden?: Reserviere Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Lichtstative und Kabel mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. Führe spätestens 7 Tage vor dem Festival einen vollständigen Test mit Laptop, HDMI-Adaptern, Ersatzbatterien und Gaffer Tape durch.

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