Theaterfestival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Theaterfestival braucht mehr als einen Spielplan. Du koordinierst Spielorte, Aufführungen, Künstler, Technik, Genehmigungen, Helfer und Besucherinformationen in einer festen Reihenfolge. Früh geklärte technische Anforderungen verhindern Umbauten kurz vor Einlass, und genaue Listen erleichtern den Ablauf am Veranstaltungstag. Diese Checkliste bündelt die wichtigsten Schritte für die Vorbereitung sowie die letzten Aufgaben vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Festivaldatum bestätigen
Ort und Spielbereiche festlegen
2 Personen
Vorführungen planen
3 Personen
Spielplan erstellen
2 Personen
Künstler bestätigen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Versicherungen prüfen
Künstlerinformationen versenden
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm online veröffentlichen
Publikumsinformationen versenden
Künstlerreisen bestätigen
Technische Ablaufpläne drucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Publikumslisten drucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Publikumsbereich reinigen
3 Personen
Spielflächen freimachen
3 Personen
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Beleuchtung montieren
3 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Lichtmodi testen
2 Personen
Spielbereiche markieren
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstlergarderoben einrichten
2 Personen
Catering für Künstler bereitstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Kasse und Registrierung öffnen
2 Personen
Publikum empfangen
5 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Erste Vorstellung begleiten
3 Personen
Publikumsströme lenken
4 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweite Vorstellung begleiten
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Dritte Vorstellung betreuen
3 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Künstlermahlzeit servieren
2 Personen
Die vierte Vorstellung begleiten
3 Personen
Technische Wechsel durchführen
3 Personen
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
Die fünfte Vorstellung betreuen
3 Personen
Letzte Vorstellung begleiten
3 Personen
Publikum verabschieden
4 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Stühle und Tische abbauen
4 Personen
Bühnenelemente abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Künstler auschecken
2 Personen
Rechnungen und Belege sammeln
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 14
KlappstühleAnz. 280
BarhockerAnz. 12
TischdeckenAnz. 14
BühnenelementeAnz. 12
UmkleideracksAnz. 4
UmkleidestühleAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 300
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 300
GebäckgabelnAnz. 300
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
ServierschalenAnz. 20
KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 6
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
ServierkannenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelmattenAnz. 10
Laptop
FunkgeräteAnz. 10
PowerbanksAnz. 8
LaptopschlösserAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
BatterielampenAnz. 12

Dekoration

TheatervorhängeAnz. 4
ProgrammständerAnz. 8
Dekorative StoffeAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
PfeiltafelnAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 6
KreidetafelnAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8

Registrierung

Kassette
KartenterminalAnz. 2
KlemmbretterAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 80
StifteAnz. 30
ArmbänderAnz. 300

Reinigung

WischsetsAnz. 4
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Spielorte und Spielbereiche fest, bevor du den Spielplan veröffentlichst. Prüfe pro Raum mindestens Strom, Publikumsplätze, Bühnenfläche, Umkleidemöglichkeiten und den Zeitbedarf für Auf- und Abbau.
Sammle technische Anforderungen der Künstler spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Festival. Halte Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer und DI-Boxen je Aufführung in einem Ablaufplan fest.
Plane den Helfereinsatz nicht nur für Einlass und Ausschank. Du brauchst feste Zuständigkeiten für Künstlerbetreuung, Technik, Publikumslisten, Umbauten, Getränke und Abfall – einschließlich einer Ersatzperson pro Schicht.
Verschicke Publikumsinformationen mindestens 7 Tage vorher und prüfe Anmeldungen sowie Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor Beginn. So kannst du Sitzplätze, Snacks, Geschirr und Getränke realistisch vorbereiten.
Drucke technische Ablaufpläne, Namensschilder und Publikumslisten am Vortag. Kühle Getränke erst dann vollständig, wenn Kühlboxen, Eisbehälter und ausreichend Lagerfläche vor Ort geprüft sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Theaterfestival planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort, Spielbereichen und den ersten Künstlerzusagen. Genehmigungen, Versicherungen und technische Anforderungen solltest du spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Festival geprüft haben.
Wann sollte der Spielplan für ein Theaterfestival fertig sein?: Schließe den Spielplan etwa 6 Wochen vor dem Festival ab, damit Künstlerreisen, Technik und Helfereinteilung darauf abgestimmt werden können. Veröffentliche das Programm erst, wenn Aufführungszeiten und Spielorte bestätigt sind.
Wie viele Helfer brauche ich für ein Theaterfestival?: Plane pro gleichzeitig besetztem Bereich mindestens eine zuständige Person ein, zusätzlich je eine Person für Technik, Künstlerbetreuung und Koordination. Für jede Schicht sollte außerdem eine Ersatzperson eingeplant werden; die genaue Zahl hängt von den parallelen Aufführungen ab.
Wann soll ich Getränke und Snacks für ein Theaterfestival vorbereiten?: Kaufe haltbare Snacks und Getränke 2 bis 3 Tage vorher und kühle die Getränke am Veranstaltungstag oder am Vorabend. Bereite frische Snacks möglichst innerhalb der letzten 4 Stunden vor dem Einlass vor und berücksichtige dabei alle gemeldeten Ernährungswünsche.

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