Checklist para organizar un festival de teatro

Organizar un festival de teatro exige coordinar actuaciones, artistas, espacios y público sin dejar los detalles técnicos para el último día. Empieza confirmando la fecha, registrando el recinto y distribuyendo el calendario de actuaciones y partidos si el programa combina varias actividades. Después, cierra permisos, seguros, reservas, viajes y necesidades de cada compañía. Esta checklist reúne el trabajo de producción, comunicación, voluntariado, acreditaciones, catering y montaje en un orden práctico.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha del festival
Registrar el recinto y las áreas de juego
2 personas
Programar las actuaciones
3 personas
Elaborar el calendario de partidos
2 personas
Confirmar a los artistas
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Comprobar permisos
2 personas
Comprobar los seguros
Enviar la información de los artistas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa en línea
Enviar información al público
Confirmar viajes de los artistas
Imprimir los guiones técnicos
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir las listas de asistentes
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Reunir los materiales
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Limpiar el espacio del público
3 personas
Despejar las áreas de juego
3 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Delimitar las zonas de juego
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Preparar los camerinos
2 personas
Preparar el catering para los artistas
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Abrir caja y registro
2 personas
Recibir al público
5 personas
Repartir el programa
2 personas
Guiar la primera función
3 personas
Guiar los flujos de público
4 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la segunda función
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Acompañar la tercera función
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Servir la comida de los artistas
2 personas
Acompañar la cuarta función
3 personas
Realizar cambios técnicos
3 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas
Acompañar la quinta función
3 personas
Guiar la última función
3 personas
Despedir al público
4 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar sillas y mesas
4 personas
Desmontar las partes del escenario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Hacer el check-out de los artistas
2 personas
Recopilar facturas y recibos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 14
Sillas plegablescant. 280
Taburetes de barcant. 12
Mantelescant. 14
Piezas de escenariocant. 12
Percheros para camerinoscant. 4
Sillas del vestuariocant. 12
Papeleracant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 300
Tenedores de postrecant. 300
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Bandejas de servircant. 20
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 6
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Jarras para servircant. 8

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 10
Portátil
Walkie-talkiescant. 10
Baterías externascant. 8
Candados para portátilescant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 8
Lámparas de bateríacant. 12

Decoración

Cortinas de teatrocant. 4
Atriles para programascant. 8
Paños decorativoscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Paneles de flechascant. 12
Carteles del programacant. 6
Pizarrascant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Registro

Caja registradora
Máquina de selladocant. 2
Portapapelescant. 8
Portanombrescant. 80
Bolígrafoscant. 30
Pulserascant. 300

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 6
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y las necesidades técnicas con al menos 4 semanas de antelación. Pide a cada artista la duración de la actuación, entradas y salidas, sonido, iluminación y material propio antes de imprimir los guiones técnicos.
Revisa permisos, seguros y reservas antes de abrir las inscripciones. Guarda una copia digital y otra impresa de cada confirmación para que el equipo pueda consultarlas durante el festival.
Asigna los voluntarios por turnos de 3 a 4 horas y entrega a cada persona una función concreta. Incluye responsables separados para acreditaciones, público, camerinos, escenario y atención a artistas.
Publica el programa en línea cuando los horarios estén confirmados y envía la información al público al menos 7 días antes. Indica accesos, horarios, cambios previstos, inscripciones y cualquier preferencia dietética que hayas recogido.
Prepara bebidas, aperitivos y materiales el día anterior siempre que sea posible. Enfría las bebidas con varias horas de margen y comprueba que el equipo de sonido, micrófonos, mesa de mezclas, soportes y cajas DI estén reunidos antes de la llegada de los artistas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de teatro?: Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. Procura tener fecha, recinto, actuaciones, permisos y necesidades técnicas confirmados 4 semanas antes del festival.
¿Qué hay que confirmar con los artistas antes del festival?: Confirma horarios, duración de cada actuación, viajes, necesidades técnicas, camerinos y datos para las acreditaciones. Hazlo como mínimo 4 semanas antes y vuelve a verificar los viajes 7 días antes.
¿Cuándo se publica el programa de un festival de teatro?: Publica el programa en línea cuando los horarios estén cerrados, idealmente 2 semanas antes. Envía la información práctica al público al menos 7 días antes para que pueda planificar su llegada.
¿Cuándo preparar el catering y las bebidas para un festival de teatro?: Haz la compra y reúne los materiales el día anterior. Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes del inicio, y deja listos los aperitivos, el café, los vasos y las jarras antes de que llegue el público.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.