Checklist pour organiser un festival de théâtre

Un festival de théâtre demande de coordonner les spectacles, les artistes, les espaces de jeu et l’accueil du public. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis construisez la programmation avant de lancer les réservations et les inscriptions. Les autorisations, assurances et besoins techniques doivent être vérifiés suffisamment tôt. À l’approche du festival, concentrez-vous sur les bénévoles, les badges, les dossiers techniques, les boissons et le matériel d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du festival
Définir le lieu et les espaces de jeu
2 personnes
Programmer les spectacles
3 personnes
Établir le calendrier des matchs
2 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Vérifier les assurances
Envoyer les informations sur les artistes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme en ligne
Envoyer les informations au public
Confirmer les déplacements des artistes
Imprimer les dossiers techniques
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes du public
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Nettoyer l'espace public
3 personnes
Dégager les zones de jeu
3 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Délimiter les aires de jeu
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager les loges des artistes
2 personnes
Installer le catering pour les artistes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Ouvrir la caisse et l’enregistrement
2 personnes
Accueillir le public
5 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Encadrer la première représentation
3 personnes
Gérer les flux de public
4 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Encadrer la troisième représentation
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le repas des artistes
2 personnes
Encadrer le quatrième spectacle
3 personnes
Effectuer les changements techniques
3 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes
Accompagner la cinquième représentation
3 personnes
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Saluer le public au revoir
4 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Éteindre l'éclairage
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
Démonter les éléments de scène
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Faire le check-out des artistes
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 14
Chaises pliantesqté 280
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 14
Éléments de podiumqté 12
Portants de logeqté 4
Chaises des vestiairesqté 12
Poubellesqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 300
Fourchettes à gâteauqté 300
Louchesqté 12
Pincesqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 20
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 6
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Carafes de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 10
Ordinateur portable
Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 8
Antivols pour ordinateur portableqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes à batterieqté 12

Décoration

Rideaux de théâtreqté 4
Pupitres de programmeqté 8
Tissus décoratifsqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Inscription

Caisse de caisse
Terminal de paiementqté 2
Presse-papiersqté 8
Supports de badges nominatifsqté 80
Stylosqté 30
Braceletsqté 300

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 4
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 6
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la programmation au moins 6 à 8 semaines avant le festival. Vous aurez ensuite le temps de confirmer les artistes, leurs déplacements et les besoins techniques de chaque spectacle.
Demandez les fiches techniques dès la confirmation des artistes, puis imprimez un dossier par espace de jeu. Prévoyez aussi une copie accessible à la régie et une version de secours.
Répartissez les bénévoles par créneau et par mission au moins 10 jours avant l’ouverture. Gardez une personne référente pour les artistes, une pour le public et une pour la logistique.
Publiez le programme en ligne dès que les horaires sont stabilisés et envoyez les informations pratiques au public au plus tard 3 jours avant. Imprimez les listes d’inscrits le jour précédent.
Achetez les boissons et les produits pour les en-cas 1 à 2 jours avant, puis refroidissez les boissons la veille. Vérifiez séparément la vaisselle, les glacières, le matériel de scène et les équipements audio avant l’arrivée des artistes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de théâtre ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date. Les autorisations, assurances, réservations, artistes et programmation doivent être engagés tôt, tandis que les derniers achats peuvent attendre la semaine précédente.
Quand confirmer les artistes d’un festival de théâtre ?: Essayez de confirmer les artistes au moins 8 semaines avant le festival. Cela laisse environ 4 à 6 semaines pour recueillir leurs besoins techniques, alimentaires et de déplacement.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de théâtre ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par espace de jeu et 1 personne pour l’accueil du public par tranche de 50 à 80 spectateurs. Ajoutez 2 à 3 personnes pour la logistique, les changements de salle et les pauses.
Quand envoyer les informations au public ?: Envoyez le programme et les informations pratiques 5 à 7 jours avant le festival, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez les horaires, les accès, les espaces de jeu et les éventuelles consignes d’inscription.

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