Theaterfestival organiseren: checklist en planning
Een theaterfestival vraagt om één planning waarin programmering, speelruimtes, techniek en publieksontvangst samenkomen. Begin met de festivaldatum en locatie, werk daarna het programma en speelschema uit en bevestig artiesten, reizen en technische wensen. Regel vergunningen, verzekeringen en vrijwilligers ruim voordat de uitnodigingen en aanmeldingen starten. In de laatste week draait het om draaiboeken, naambadges, publiekslijsten, catering en een controle van alle ruimtes.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Festivaldatum bevestigen
Locatie en speelruimtes vastleggen
2 personen
Voorstellingen programmeren
3 personen
Speelschema opstellen
2 personen
Artiesten bevestigen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Verzekeringen controleren
Artiesteninformatie versturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma online publiceren
Publieksinformatie versturen
Artiestenreizen bevestigen
Technische draaiboeken printen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Publiekslijsten printen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
Speelvlakken vrijmaken
3 personen
Podiumdelen opbouwen
4 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Verlichting monteren
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtstanden testen
2 personen
Speelruimtes markeren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimtes inrichten
2 personen
Catering voor artiesten klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Kassa en registratie openen
2 personen
Publiek ontvangen
5 personen
Programma uitdelen
2 personen
Eerste voorstelling begeleiden
3 personen
Publieksstromen begeleiden
4 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Derde voorstelling begeleiden
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Artiestenmaaltijd serveren
2 personen
Vierde voorstelling begeleiden
3 personen
Technische wissels uitvoeren
3 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Vijfde voorstelling begeleiden
3 personen
Laatste voorstelling begeleiden
3 personen
Publiek uitzwaaien
4 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels afbreken
4 personen
Podiumdelen afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Artiesten uitchecken
2 personen
Facturen en bonnetjes verzamelen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 14
- Klapstoelenaantal 280
- Barkrukkenaantal 12
- Tafelkledenaantal 14
- Podiumdelenaantal 12
- Kleedkamerrekkenaantal 4
- Kleedkamerstoelenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 12
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 300
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 300
- Gebaksvorkjesaantal 300
- Opscheplepelsaantal 12
- Tangenaantal 12
- Koffiekannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Mengkommenaantal 8
- Serveerschalenaantal 20
- Koelboxenaantal 8
- IJscontainersaantal 6
- Waterkokersaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Serveerkannenaantal 8
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 4
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- DI-boxenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 12
- Kabelmattenaantal 10
- Laptop
- Portofoonsaantal 10
- Powerbanksaantal 8
- Laptopslotenaantal 2
Verlichting
- LED-spotsaantal 12
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 8
- Batterijlampenaantal 12
Decoratie
- Theatergordijnenaantal 4
- Programmastandaardsaantal 8
- Decoratieve doekenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Pijlenbordenaantal 12
- Programmabordenaantal 6
- Krijtbordenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Afzetlintaantal 4
- Antislipmattenaantal 8
Registratie
- Kassakist
- Pinapparaataantal 2
- Clipboardsaantal 8
- Naambadgehoudersaantal 80
- Pennenaantal 30
- Polsbandjesaantal 300
Schoonmaak
- Dweilsetsaantal 4
- Emmersaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg speelruimtes pas definitief vast nadat je het speelschema hebt gemaakt. Controleer per voorstelling podiumdelen, stoelen, kleedkamerrekken en de benodigde opstelling, zodat een korte wisseltijd niet alsnog uitloopt.
- Verzamel technische wensen direct bij de bevestiging van iedere artiest. Zet per voorstelling microfoons, microfoonstatieven, luidsprekers, mengpaneel en eventuele DI-boxen in één technisch draaiboek en print dat uiterlijk in de laatste week.
- Plan vrijwilligers per tijdsblok, niet alleen per taak. Zorg minimaal voor bezetting bij ontvangst, publieksbegeleiding, artiestenbegeleiding en catering; houd ook een reservepersoon achter de hand voor uitval op de festivaldag.
- Verstuur publieksinformatie pas nadat programma en speelschema gecontroleerd zijn. Sluit aanmeldingen enkele dagen vóór het festival af, zodat je dieetwensen kunt verwerken en publiekslijsten en naambadges op tijd kunt printen.
- Begin de cateringvoorbereiding met een telronde van het verwachte aantal bezoekers en artiesten. Koel dranken vooraf, zet herbruikbare drinkglazen en koffiekopjes klaar en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers, serveerschalen en opschepmateriaal beschikbaar zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een theaterfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie en programmering. Regel vergunningen, verzekeringen, artiesten en technische wensen daarna zo vroeg mogelijk; de laatste 2 weken gebruik je voor publieksinformatie en logistieke controles.
- Wanneer moet je het speelschema van een theaterfestival maken?
- Maak een eerste speelschema zodra de voorstellingen en speelruimtes grotendeels vaststaan, meestal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer daarna per voorstelling de opbouwtijd, techniek, publiekswissel en pauzes voordat je het programma publiceert.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een theaterfestival?
- Plan per gelijktijdige publieksstroom minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en 1 voor publieksbegeleiding. Tel daarnaast per speelruimte een verantwoordelijke en reserveer minstens 1 extra vrijwilliger per dagdeel voor pauzes en onverwachte uitval.
- Wanneer verstuur je publieksinformatie voor een theaterfestival?
- Stuur de eerste publieksinformatie zodra programma en speelschema definitief zijn, idealiter 3 tot 4 weken vooraf. Stuur uiterlijk 3 dagen voor het festival een praktische herinnering met tijden, locatie-informatie en eventuele wijzigingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!