Eine Technologiemesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Technologiemesse entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern auch die Abstimmung zwischen Ausstellern, Technik und Besuchern. Beginne mit Termin und Öffnungszeiten, bevor du Einladungen und Anmeldungen veröffentlichst. Danach folgen Standplanung, Strom- und WLAN-Bedarf sowie die Erfassung technischer Vorführungen. In den letzten Wochen müssen Besucherdaten, Badges, Beschilderung, Sicherheitsinformationen und Catering zusammengeführt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und -zeiten bestätigen
2
Ausstellerliste erstellen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldeformular veröffentlichen
5
Aussteller einladen
2 Personen
6
Registrierungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Ausstellerdaten prüfen
2 Personen
9
Catering reservieren
10
Parkinformationen erstellen
11
Standplan erstellen
2 Personen
12
Standnummern zuweisen
13
Strombedarf ermitteln
2 Personen
14
WLAN-Zugang organisieren
15
Besucher-E-Mail versenden
16
Badge-Daten exportieren
17
Badges und Armbänder herstellen
2 Personen
18
Ausstelleranweisungen versenden
19
Technische Vorführungen erfassen
2 Personen
20
Demozeiten festhalten
21
Sicherheitsanweisungen ausdrucken
22
Beschilderung entwerfen
23
Drucksachen anfertigen lassen
24
Materialien zusammenstellen
2 Personen
25
Einkaufsliste prüfen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Technik aufladen
2 Personen
28
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen

Event

29
Location öffnen
2 Personen
30
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
31
Boden und Durchgänge prüfen
2 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
33
Ausstellerstände aufbauen
8 Personen
34
Stromverteilung anschließen
3 Personen
35
Kabel sicher abkleben
3 Personen
36
WLAN testen
2 Personen
37
Bildschirme und Laptops testen
4 Personen
38
Demonstrationsmaterial bereitstellen
4 Personen
39
Beschilderung anbringen
2 Personen
40
Registrierungstheke einrichten
3 Personen
41
Badges sortieren
2 Personen
42
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
43
Snacks vorbereiten
4 Personen
44
Getränke kalt stellen
2 Personen
45
Aussteller empfangen
3 Personen
46
Letzte Standkontrolle durchführen
3 Personen
47
Infostand besetzen
2 Personen
48
Besucher registrieren
4 Personen
49
Namensschilder ausgeben
2 Personen
50
Besucher begrüßen
2 Personen
51
Aussteller betreuen
2 Personen
52
Programm ankündigen
53
Technische Sessions begleiten
3 Personen
54
Snacks servieren
4 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
57
Mittagsbuffet auffüllen
3 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten kontrollieren
60
Technik während der Sessions unterstützen
2 Personen
61
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
62
Letzte Vorführungen begleiten
2 Personen
63
Zielsignal ankündigen
64
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
65
Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
66
Geräte ausschalten
3 Personen

Nachbereitung

67
Material der Aussteller sammeln
4 Personen
68
Tische und Stühle zurückstellen
5 Personen
69
Kabel und Steckdosenleisten aufräumen
3 Personen
70
Technische Geräte einpacken
3 Personen
71
Beschilderung entfernen
2 Personen
72
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
73
Reste sortieren
2 Personen
74
Abfall sammeln
3 Personen
75
Location reinigen
5 Personen
76
Toiletten reinigen
2 Personen
77
Bestand prüfen
78
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
79
Ausstellerordner archivieren
80
Dankesmail an Aussteller senden
81
Dankesmail an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MesseständeAnz. 12
TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 12

Geschirr

WassergläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 120
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
PräsentationsbildschirmeAnz. 4
BildschirmkabelAnz. 8
HDMI-AdapterAnz. 8
Kabellose Presenter-MäuseAnz. 4
Mobile WLAN-RouterAnz. 2
PowerbanksAnz. 8
LadestationenAnz. 4
WebcamsAnz. 4
MikrofoneAnz. 3
KopfhörerAnz. 12
USB-SticksAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 24
KabelkanäleAnz. 20
KabeltrommelnAnz. 6
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 12
AA-BatterienAnz. 24
AAA-BatterienAnz. 24
USB-LadekabelAnz. 12
SteckeradapterAnz. 8
WerkzeugkofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
MessbänderAnz. 2
Kabellose MäuseAnz. 8
TastaturenAnz. 8
VR-HeadsetsAnz. 4
TabletständerAnz. 8

Dekoration

FirmenflaggenAnz. 12
Rückwände für den StandAnz. 12
TischdeckenAnz. 24
NamensschildhalterAnz. 40
PflanzenAnz. 12
WegweiserAnz. 16
Programmatische PosterAnz. 12
StandnummernschilderAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichtleistenAnz. 12
LED-LichterAnz. 24
LichtstativeAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesenAnz. 3
MülleimerhalterAnz. 12

Registrierung

NamensschilderAnz. 250
LanyardsAnz. 250
RegistrierungsbadgesAnz. 250
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 30
QR-Code-ScannerAnz. 4
MessepläneAnz. 250
AusstellerordnerAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Öffnungszeiten fest, bevor du Aussteller einlädst. So enthalten Einladungen, Anmeldeformular und spätere Besucher-E-Mails dieselben Angaben.
Fordere bei der Anmeldung neben Kontaktdaten auch Strombedarf, technische Vorführungen und Ernährungswünsche an. Prüfe die Angaben spätestens zwei Wochen vor der Messe, damit Standplan und Catering angepasst werden können.
Erstelle den Standplan erst, wenn die Ausstellerliste weitgehend vollständig ist. Weise danach Standnummern zu und verschicke die Anweisungen mit Aufbauinformationen, WLAN-Zugang und Parkhinweisen.
Plane technische Tests vor dem Besuchereinlass ein: Bildschirme, Laptops, HDMI-Adapter, Mikrofone, Webcams und WLAN-Router müssen am Veranstaltungsort gemeinsam geprüft werden. Für Kabel sollten Kabelkanäle, Kabelbinder und Gaffer Tape bereitliegen.
Exportiere die Badge-Daten nicht erst am Veranstaltungstag. Erstelle Badges und Armbänder mindestens drei Werktage vorher und halte zusätzliche Exemplare für kurzfristige Anmeldungen bereit.

Häufige Fragen

Wann sollte man eine Technologiemesse organisieren?: Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vor dem Messetermin. In diesem Zeitraum lassen sich Aussteller gewinnen, Anmeldungen bearbeiten, Catering reservieren und technische Anforderungen noch anpassen.
Wie früh muss der Standplan für eine Technologiemesse fertig sein?: Erstelle einen vorläufigen Standplan etwa drei Wochen vorher und bestätige ihn spätestens sieben Tage vor der Messe. So bleiben noch einige Tage für Änderungen bei Strombedarf, Mobiliar oder Ausstellerflächen.
Wann verschickt man die Ausstellerinformationen?: Sende die vollständigen Ausstelleranweisungen ungefähr zehn bis vierzehn Tage vor der Messe. Sie sollten Standnummer, Aufbauzeiten, Parkinformationen, WLAN-Zugang, Sicherheitsregeln und den Ablauf technischer Vorführungen enthalten.
Wie viele technische Ersatzteile braucht man für eine Technologiemesse?: Plane pro Präsentationsbereich mindestens einen passenden HDMI-Adapter, ein zusätzliches Bildschirmkabel und eine Powerbank als Reserve ein. Für gemeinsam genutzte Technik solltest du außerdem zwei bis drei Ersatzkabel und ausreichend Gaffer Tape bereithalten.

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