Cómo organizar una feria de tecnología sin perder el control

Una feria de tecnología se organiza en dos líneas paralelas: la experiencia de expositores y visitantes, y la comprobación técnica de cada demostración. Empieza cerrando fecha y horarios, después confirma expositores, stands y necesidades de electricidad. En las semanas previas tendrás que coordinar inscripciones, catering, aparcamiento, acreditaciones y señalización. El último control debe centrarse en wifi, cables, pantallas, adaptadores y horarios de las demos, porque son los fallos que más retrasan la apertura.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y los horarios de la feria
2
Preparar la lista de expositores
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Publicar el formulario de inscripción
5
Invitar a los expositores
2 personas
6
Procesar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Comprobar los datos de los expositores
2 personas
9
Reservar el catering
10
Preparar la información de aparcamiento
11
Hacer el plano de los stands
2 personas
12
Asignar números de stand
13
Inventariar las necesidades de electricidad
2 personas
14
Gestionar el acceso wifi
15
Enviar correo a los visitantes
16
Exportar datos de las acreditaciones
17
Hacer acreditaciones y pulseras
2 personas
18
Enviar las instrucciones a los expositores
19
Inventariar demostraciones técnicas
2 personas
20
Registrar los horarios de la demo
21
Imprimir instrucciones de seguridad
22
Diseñar la señalización
23
Encargar material impreso
24
Reunir los materiales
2 personas
25
Comprobar la lista de la compra
26
Hacer la compra
3 personas
27
Cargar el equipo técnico
2 personas
28
Preparar la mesa de registro
2 personas

Evento

29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Recibir entregas
3 personas
31
Comprobar el suelo y los accesos
2 personas
32
Colocar mesas y sillas
6 personas
33
Montar los stands de expositores
8 personas
34
Conectar la distribución eléctrica
3 personas
35
Fijar los cables con cinta de seguridad
3 personas
36
Probar el wifi
2 personas
37
Probar pantallas y portátiles
4 personas
38
Preparar el material de demostración
4 personas
39
Colgar señalización
2 personas
40
Montar el mostrador de registro
3 personas
41
Clasificar acreditaciones
2 personas
42
Preparar café y té
2 personas
43
Preparar aperitivos
4 personas
44
Enfriar las bebidas
2 personas
45
Recibir a los expositores
3 personas
46
Realizar la inspección final del montaje
3 personas
47
Atender el mostrador de información
2 personas
48
Registrar a los visitantes
4 personas
49
Repartir acreditaciones
2 personas
50
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
51
Acompañar a los expositores
2 personas
52
Anunciar el programa
53
Coordinar las sesiones técnicas
3 personas
54
Servir aperitivos
4 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Reponer café y té
2 personas
57
Reponer el buffet del almuerzo
3 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Comprobar los baños
60
Dar soporte técnico durante las sesiones
2 personas
61
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
62
Guiar las últimas demostraciones
2 personas
63
Anunciar la señal final
64
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
65
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
66
Apagar el equipo
3 personas

Seguimiento

67
Recopilar el material de los expositores
4 personas
68
Volver a colocar mesas y sillas
5 personas
69
Recoger cables y regletas
3 personas
70
Empaquetar el equipo técnico
3 personas
71
Retirar la señalización
2 personas
72
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
73
Clasificar sobrantes
2 personas
74
Recoger la basura
3 personas
75
Limpiar el lugar
5 personas
76
Limpiar los baños
2 personas
77
Comprobar el inventario
78
Devolver el material prestado
2 personas
79
Archivar las carpetas de expositores
80
Enviar correo de agradecimiento a los expositores
81
Enviar correo de agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de feriacant. 12
Mesascant. 24
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 2
Papeleracant. 12

Vajilla

Vasos para aguacant. 120
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120

Equipo

Portátilescant. 4
Pantallas de presentacióncant. 4
Cables de monitorcant. 8
Adaptadores HDMIcant. 8
Ratones inalámbricos para presentadorcant. 4
Routers wifi móvilescant. 2
Baterías externascant. 8
Estaciones de cargacant. 4
Webcamscant. 4
Micrófonoscant. 3
Auricularescant. 12
Memorias USBcant. 8
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 24
Canaletas para cablescant. 20
Enrollacablescant. 6
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 12
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24
Cables de carga USBcant. 12
Adaptadores de enchufecant. 8
Maletines de herramientascant. 2
Linternascant. 4
Cintas métricascant. 2
Ratones inalámbricoscant. 8
Tecladoscant. 8
Cascos de realidad virtualcant. 4
Soportes para tabletcant. 8

Decoración

Banderas de la empresacant. 12
Paredes de fondo del standcant. 12
Mantelescant. 24
Portatarjetas de nombrecant. 40
Plantascant. 12
Carteles direccionalescant. 16
Pósteres del programacant. 12
Carteles con número de standcant. 12

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 12
Luces LEDcant. 24
Trípodes de iluminacióncant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharonescant. 6
Jarras de aguacant. 8

Limpieza

Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobascant. 3
Soportes para papelerascant. 12

Registro

Tarjetas de nombrecant. 250
Lanyardscant. 250
Credenciales de registrocant. 250
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Escáneres de códigos QRcant. 4
Planos de la feriacant. 250
Carpetas de expositorescant. 20

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Chalecos reflectantescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano de los stands después de recopilar las necesidades eléctricas y de wifi de cada expositor. Asigna un número a cada espacio y envía el plano junto con las instrucciones, no solo el día anterior.
Publica el formulario de inscripción con suficiente margen para procesar los datos, confirmar preferencias dietéticas y comprobar los nombres de los expositores. Exporta los datos de acreditación cuando la lista esté cerrada para evitar pulseras con errores.
Pide a cada expositor la duración, el horario y el equipo exacto de su demostración. Haz una prueba técnica de portátiles, pantallas, cables de monitor, adaptadores HDMI, micrófonos y webcams antes de que llegue el público.
No dejes el wifi para el montaje. Comprueba la cobertura en todos los stands y prepara routers wifi móviles, baterías externas y estaciones de carga como respaldo para demostraciones conectadas.
Diseña la señalización pensando en tres recorridos: entrada y acreditaciones, stands y servicios. Imprime las instrucciones de seguridad y coloca canaletas, bridas y cinta gaffer para que los cables no crucen las zonas de paso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de tecnología?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, horarios, expositores, inscripciones y catering. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar el plano, preparar acreditaciones, enviar instrucciones y probar las demostraciones.
¿Cuándo se debe cerrar el plano de los stands?: Ciérralo entre 10 y 14 días antes, después de conocer las necesidades de electricidad, wifi y mobiliario. Envía entonces a cada expositor su número de stand, ubicación, horario de montaje y normas de acceso.
¿Cómo preparar las demostraciones técnicas de una feria?: Registra cada demo con una duración y un horario concretos, y prueba todo el equipo como mínimo 24 horas antes. Lleva adaptadores HDMI, cables de monitor, regletas, alargadores y baterías externas de repuesto.
¿Cuándo preparar las acreditaciones de los visitantes?: Exporta los datos cuando las inscripciones estén cerradas, normalmente entre 3 y 5 días antes. Revisa nombres y categorías, imprime las acreditaciones y separa las pulseras por tipo para acelerar la entrada.

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