Organiser un salon de la technologie, étape par étape

Un salon de la technologie se prépare d’abord sur plan, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date et les horaires, établir la liste des exposants et ouvrir les inscriptions avant de réserver les prestations. Ensuite, attribuez les stands, recensez les besoins en énergie et en wifi, puis verrouillez les démonstrations techniques. La dernière phase sert à produire les badges, transmettre les consignes et vérifier que chaque écran, câble et multiprise est disponible le jour du montage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et les horaires du salon
2
Établir la liste des exposants
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Publier le formulaire d'inscription
5
Inviter les exposants
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier les informations des exposants
2 personnes
9
Réserver le catering
10
Préparer les informations de parking
11
Créer le plan des stands
2 personnes
12
Attribuer les numéros de stand
13
Recenser les besoins en énergie
2 personnes
14
Organiser l’accès au wifi
15
Envoyer l’e-mail aux visiteurs
16
Exporter les données des badges
17
Fabriquer les badges et bracelets
2 personnes
18
Envoyer les consignes aux exposants
19
Recenser les démonstrations techniques
2 personnes
20
Consigner les horaires de démonstration
21
Imprimer les consignes de sécurité
22
Concevoir la signalétique
23
Faire réaliser les impressions
24
Rassembler le matériel
2 personnes
25
Vérifier la liste des courses
26
Faire les courses
3 personnes
27
Charger le matériel technique
2 personnes
28
Préparer la table d'inscription
2 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Réception des livraisons
3 personnes
31
Vérifier le sol et les passages
2 personnes
32
Installer les tables et les chaises
6 personnes
33
Monter les stands des exposants
8 personnes
34
Raccorder la distribution électrique
3 personnes
35
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
3 personnes
36
Tester le Wifi
2 personnes
37
Tester les écrans et les ordinateurs portables
4 personnes
38
Préparer le matériel de démonstration
4 personnes
39
Installer la signalétique
2 personnes
40
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
41
Trier les badges
2 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Préparer les en-cas
4 personnes
44
Mettre les boissons au frais
2 personnes
45
Accueillir les exposants
3 personnes
46
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
3 personnes
47
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
48
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
49
Distribuer les badges
2 personnes
50
Accueillir les visiteurs
2 personnes
51
Accompagner les exposants
2 personnes
52
Annoncer le programme
53
Animer les sessions techniques
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
4 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
57
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
60
Assurer le support technique pendant les sessions
2 personnes
61
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
62
Encadrer les dernières démonstrations
2 personnes
63
Annoncer le signal de fin
64
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
65
Démonter les stands des exposants
4 personnes
66
Éteindre l’équipement
3 personnes

Suivi

67
Rassembler le matériel des exposants
4 personnes
68
Remettre les tables et les chaises en place
5 personnes
69
Ranger les câbles et les multiprises
3 personnes
70
Emballer le matériel technique
3 personnes
71
Retirer la signalétique
2 personnes
72
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
73
Trier les restes
2 personnes
74
Rassembler les déchets
3 personnes
75
Nettoyer le lieu
5 personnes
76
Nettoyer les toilettes
2 personnes
77
Vérifier les stocks
78
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
79
Archiver les dossiers des exposants
80
Envoyer un e-mail de remerciement aux exposants
81
Envoyer un e-mail de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 12
Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 2
Poubellesqté 12

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Écrans de présentationqté 4
Câbles d'écranqté 8
Adaptateurs HDMIqté 8
Souris de présentation sans filqté 4
Routeurs wifi mobilesqté 2
Batteries externesqté 8
Stations de rechargeqté 4
Webcamsqté 4
Microphonesqté 3
Casques audioqté 12
Clés USBqté 8
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 24
Goulottes de câblesqté 20
Rallonges à enrouleurqté 6
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 12
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24
Câbles de chargement USBqté 12
Adaptateurs de priseqté 8
Boîtes à outilsqté 2
Lampes de pocheqté 4
Mètres rubansqté 2
Souris sans filqté 8
Claviersqté 8
Casques VRqté 4
Supports pour tabletteqté 8

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 12
Panneaux arrière du standqté 12
Nappesqté 24
Porte-nomsqté 40
Plantesqté 12
Panneaux indicateursqté 16
Affiches du programmeqté 12
Panneaux numérotés des standsqté 12

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 12
Guirlandes LEDqté 24
Pieds d’éclairageqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 6
Carafes d’eauqté 8

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balaisqté 3
Porte-poubellesqté 12

Inscription

Badges nominatifsqté 250
Lanyardsqté 250
Badges d'inscriptionqté 250
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Scanners de codes QRqté 4
Plans du salonqté 250
Dossiers des exposantsqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 12
Gilets de sécuritéqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les horaires avant d’inviter les exposants : prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour traiter les inscriptions et vérifier leurs informations.
Demandez les besoins techniques au moment de l’inscription, pas la veille. Pour chaque stand, notez les prises nécessaires, les écrans, les adaptateurs HDMI et les rallonges à prévoir.
Dessinez le plan des stands avant de commander le mobilier. Attribuez un numéro à chaque comptoir et contrôlez que les câbles peuvent rejoindre une multiprise sans traverser les passages.
Fermez le programme des démonstrations plusieurs jours avant l’ouverture. Un tableau avec l’exposant, l’horaire, l’écran utilisé et le matériel de secours évite les conflits de dernière minute.
Envoyez les consignes aux exposants avant leur arrivée et préparez les badges à partir des données exportées. Gardez quelques badges vierges, des serre-câbles, du ruban gaffer et des adaptateurs de rechange sur place.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un salon de la technologie ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, les horaires et les grandes lignes du programme sont confirmés. Prévoyez au moins 2 semaines entre l’ouverture et la clôture des inscriptions afin de traiter les demandes et de recueillir les besoins alimentaires et techniques.
Combien de temps avant le salon faut-il inviter les exposants ?: Invitez les exposants au minimum 4 semaines avant le salon, surtout si vous devez attribuer les stands et vérifier leurs besoins en énergie, wifi et démonstration. Relancez les inscrits 7 jours avant l’événement avec les horaires et les consignes d’accès.
Quand préparer les badges des visiteurs et des exposants ?: Exportez les données des badges 3 à 5 jours avant l’ouverture, après la dernière vérification des inscriptions. Imprimez aussi quelques badges vierges pour corriger une erreur ou accueillir une inscription tardive.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de la technologie ?: Contrôlez le plan des stands, le mobilier, le wifi, les écrans, les câbles, les adaptateurs, les multiprises et les rallonges. Faites cette vérification au moins 24 heures avant l’ouverture pour pouvoir remplacer le matériel manquant.

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