Zo organiseer je een technologiebeurs

Begin met de beursdatum, openingstijden en exposantenlijst; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Regel daarna de aanmeldingen, verzamel dieetwensen en controleer exposantgegevens voordat je catering, badges en communicatie afrondt. Werk vervolgens de plattegrond uit met standnummers, stroompunten, wifi en demotijden. In de laatste week controleer je printwerk, bewegwijzering en technische materialen, zodat exposanten niet op de beursvloer naar kabels, adapters of een werkende verbinding hoeven te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en tijden bevestigen
2
Exposantenlijst opstellen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier publiceren
5
Exposanten uitnodigen
2 personen
6
Registraties verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Exposantgegevens controleren
2 personen
9
Catering reserveren
10
Parkeerinformatie opstellen
11
Plattegrond van stands maken
2 personen
12
Standnummers toewijzen
13
Stroombehoefte inventariseren
2 personen
14
Wifi-toegang regelen
15
Bezoekersmail versturen
16
Badgegegevens exporteren
17
Badges en polsbandjes maken
2 personen
18
Exposanteninstructies versturen
19
Technische demonstraties inventariseren
2 personen
20
Demotijden vastleggen
21
Veiligheidsinstructies afdrukken
22
Bewegwijzering ontwerpen
23
Printwerk laten maken
24
Materialen verzamelen
2 personen
25
Boodschappenlijst controleren
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Techniek opladen
2 personen
28
Registratietafel voorbereiden
2 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Leveringen ontvangen
3 personen
31
Vloer en doorgangen controleren
2 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
33
Exposantenstands opbouwen
8 personen
34
Stroomverdeling aansluiten
3 personen
35
Kabels veilig afplakken
3 personen
36
Wifi testen
2 personen
37
Schermen en laptops testen
4 personen
38
Demonstratiemateriaal klaarzetten
4 personen
39
Bewegwijzering ophangen
2 personen
40
Registratiebalie inrichten
3 personen
41
Badges sorteren
2 personen
42
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
43
Hapjes voorbereiden
4 personen
44
Dranken koud zetten
2 personen
45
Exposanten ontvangen
3 personen
46
Laatste standcontrole uitvoeren
3 personen
47
Informatiebalie bemannen
2 personen
48
Bezoekers registreren
4 personen
49
Badges uitdelen
2 personen
50
Bezoekers welkom heten
2 personen
51
Exposanten begeleiden
2 personen
52
Programma aankondigen
53
Technische sessies begeleiden
3 personen
54
Hapjes serveren
4 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Koffie en thee bijvullen
2 personen
57
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
60
Techniek tijdens sessies ondersteunen
2 personen
61
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
62
Laatste demonstraties begeleiden
2 personen
63
Eindsignaal aankondigen
64
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
65
Exposanten laten afbouwen
4 personen
66
Apparatuur uitschakelen
3 personen

Nazorg

67
Exposantenmateriaal verzamelen
4 personen
68
Tafels en stoelen terugplaatsen
5 personen
69
Kabels en stekkerdozen opruimen
3 personen
70
Technische apparatuur inpakken
3 personen
71
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
72
Servies en glazen afwassen
3 personen
73
Restanten sorteren
2 personen
74
Afval verzamelen
3 personen
75
Locatie schoonmaken
5 personen
76
Toiletten schoonmaken
2 personen
77
Voorraad controleren
78
Geleende materialen retourneren
2 personen
79
Exposantenmappen archiveren
80
Bedankmail naar exposanten sturen
81
Bedankmail naar bezoekers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursbaliesaantal 12
Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 12

Servies

Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Presentatieschermenaantal 4
Beeldschermkabelsaantal 8
HDMI-adaptersaantal 8
Draadloze presentermuizenaantal 4
Mobiele wifi-routersaantal 2
Powerbanksaantal 8
Oplaadstationsaantal 4
Webcamsaantal 4
Microfoonsaantal 3
Koptelefoonsaantal 12
USB-sticksaantal 8
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 24
Kabelgotenaantal 20
Kabelhaspelsaantal 6
Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 12
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24
USB-laadkabelsaantal 12
Stekkeradaptersaantal 8
Gereedschapskoffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Meetlintenaantal 2
Draadloze muizenaantal 8
Toetsenbordenaantal 8
VR-headsetsaantal 4
Tabletstandaardsaantal 8

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 12
Standachterwandenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Naamkaarthoudersaantal 40
Plantenaantal 12
Pijlbordenaantal 16
Programmapostersaantal 12
Standnummerbordenaantal 12

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 12
LED-lampjesaantal 24
Lichtstatievenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Waterkannenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Vuilnisbakhoudersaantal 12

Registratie

Naamkaartjesaantal 250
Lanyardsaantal 250
Registratiebadgesaantal 250
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
QR-codescannersaantal 4
Beursplattegrondenaantal 250
Exposantenmappenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de standindeling pas nadat je de stroombehoefte en technische demonstraties per exposant hebt verzameld. Reserveer aansluitingen en kabelroutes op de plattegrond; zo voorkom je losse kabelhaspels en verlengkabels op looproutes.
Sluit de registratie enkele dagen vóór de beurs voor een eerste controle. Exporteer daarna de badgegegevens, controleer namen en organisaties en maak aparte badges of polsbandjes voor exposanten, bezoekers en organisatie.
Stuur exposanteninstructies uiterlijk één week vooraf. Zet daarin de aanlevertijd, het standnummer, parkeergegevens, wifi-instructies, demotijd en wat zij zelf moeten meenemen; dat voorkomt tientallen losse vragen op de ochtend zelf.
Test alle presentatieschermen, laptops, beeldschermkabels en HDMI-adapters minstens één dag van tevoren met de apparaten van de exposanten. Leg reserve-adapters, powerbanks en USB-sticks bij een centraal aanspreekpunt in plaats van bij één stand.
Maak bewegwijzering niet pas op de beursdag. Laat printwerk, veiligheidsinstructies en standnummers uiterlijk drie werkdagen vooraf controleren en zorg bij de entree voor registratie, garderoberekken, afvalbakken en duidelijke route naar de stands.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een technologiebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposantenwerving. Plan de definitieve standindeling en technische inventarisatie uiterlijk 2 weken voor de beurs, zodat je nog apparatuur, stroom en wifi kunt bijregelen.
Hoeveel tijd kost de registratie van bezoekers voor een technologiebeurs?: Reken voor het verwerken van een eerste registratieronde op 2 tot 4 uur, afhankelijk van het aantal deelnemers. Plan de laatste controle en badge-export 1 tot 2 werkdagen voor opening; wijzigingen op de beursdag verwerk je aan een aparte balie.
Wanneer moet je wifi en techniek voor een technologiebeurs regelen?: Vraag wifi-toegang en inventariseer stroombehoefte minimaal 3 weken vooraf. Test de verbinding, presentatieschermen, kabels en adapters uiterlijk 1 dag voor de beurs en leg reserve-apparatuur klaar.
Hoeveel catering heb je nodig voor een technologiebeurs?: Baseer de bestelling op het verwachte aantal bezoekers en exposanten plus een kleine marge van ongeveer 10 procent. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf, zodat de cateraar aangepaste opties kan leveren en je servies en drankpunten goed kunt plannen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.