Technologiemesse organisieren: die Checkliste für den Ablauf
Eine Technologiemesse steht und fällt mit einem klaren Zeitplan: Erst Termin, Ort und Aussteller festlegen, danach Anmeldungen, Standplätze und technische Anforderungen koordinieren. Plane die Standaufteilung nicht erst am Aufbautag, sondern sobald die ersten Zusagen vorliegen. Besonders oft fehlen passende Kabel, getestete Präsentationstechnik und gut sichtbare Wegweiser. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau mit Registrierungstheke, Ausstellungstischen, Bildschirmen und Catering.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Messetermin und -ort festlegen
2 Personen
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Aussteller einladen
2 Personen
Messeplan erstellen
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Technische Anforderungen erfragen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Bestätigungen versenden
2 Personen
Namensschilder gestalten
Messeprogramm erstellen
2 Personen
Ausstellerinformationen versenden
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Werbematerial sammeln
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Namensschilder drucken
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Messematerialien bereitlegen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Ausstellerstände nummerieren
2 Personen
Stromanschlüsse verteilen
3 Personen
Kabel sicher abkleben
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Namensschilder sortieren
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Demoraum einrichten
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränkepunkte einrichten
2 Personen
Testregistrierung durchführen
2 Personen
Event
Aussteller empfangen
3 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Vorführungen betreuen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Aussteller unterstützen
2 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
Standwände abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- AusstellungstischeAnz. 24
- StehtischeAnz. 12
- StühleAnz. 80
- StandwändeAnz. 24
- Registrierungstheke
- HockerAnz. 12
Ausstattung
- LaptopsAnz. 4
- TabletsAnz. 4
- BildschirmeAnz. 6
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- WebcamsAnz. 4
- PräsentationsklickerAnz. 4
- WLAN-RouterAnz. 3
- USB-LadegeräteAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 24
- HDMI-KabelAnz. 12
- USB-C-KabelAnz. 12
- EthernetkabelAnz. 12
- KabelkanäleAnz. 12
- KabelmattenAnz. 10
- PowerbanksAnz. 6
- EtikettendruckerAnz. 2
- HandmikrofoneAnz. 2
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- WerkzeugkofferAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 180
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- LebensmittelzangenAnz. 8
Dekoration
- FirmenbannerAnz. 12
- TischdeckensetsAnz. 24
- WegweiserAnz. 12
- Programmatische PosterAnz. 8
- AusstellerschildchenAnz. 24
- InfotafelnAnz. 8
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Registrierung
- NamensschilderAnz. 400
- BadgehalterAnz. 400
- LanyardsAnz. 400
- KlemmbretterAnz. 6
- StifteAnz. 30
- RegistrierungsformulareAnz. 450
- MessepläneAnz. 450
- ProgrammhefteAnz. 450
- ArmbänderAnz. 400
Werbung
- FlyerAnz. 600
- VisitenkartenhalterAnz. 24
- NotizblöckeAnz. 400
- Kugelschreiber für BesucherAnz. 400
- GoodiebagsAnz. 350
- AufkleberAnz. 500
- A4-HüllenAnz. 100
Sicherheit
- Klebeband für KabelAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 6
- SicherheitswestenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 4
- ArbeitshandschuheAnz. 8
- AbsperrpfostenAnz. 8
Büro
- DruckpapierAnz. 5
- KlebebandAnz. 8
- Doppelseitiges KlebebandAnz. 6
- SchereAnz. 6
- PermanentmarkerAnz. 24
- Post-itsAnz. 12
- TackerAnz. 4
- KlammernAnz. 8
- GummibänderAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Tipps
- Lege Messeplan und Standplätze mindestens 2 Wochen vor dem Termin fest. Frage dabei Strombedarf, Anschlüsse und benötigte Geräte jedes Ausstellers schriftlich ab, statt Technik am Aufbautag zu improvisieren.
- Schicke Ausstellerinformationen spätestens 7 Tage vorher. Nenne darin Aufbauzeit, Standnummer, WLAN-Zugang, erlaubte Präsentationsformate und eine Kontaktperson für technische Probleme.
- Teste Laptops, Tablets, Bildschirme, Projektoren und Präsentationsklicker 1 bis 2 Tage vor der Messe gemeinsam. Prüfe außerdem HDMI-, USB-C- und Ethernetkabel sowie Verlängerungskabel an den vorgesehenen Standplätzen.
- Drucke Namensschilder und Routenschilder spätestens am Vortag. Rechne bei der Registrierung mit einem Ersatzstapel von etwa 10 Prozent, weil Nachmeldungen und Schreibfehler sonst sofort auffallen.
- Kühle Getränke am Vorabend und stelle Snacks, Kaffeetassen, Gläser und Teller vor dem Einlass bereit. Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und stelle Müllbehälter direkt bei Catering und Stehtischen auf.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Technologiemesse planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Ausstellerliste. Öffne das Anmeldeformular etwa 6 Wochen vor der Messe und verschicke Bestätigungen spätestens 2 Wochen vor dem Termin.
- Wann sollte der Messeplan mit den Standplätzen fertig sein?
- Erstelle einen ersten Messeplan 4 Wochen vorher und bestätige die endgültigen Standplätze etwa 2 Wochen vor dem Aufbau. So bleibt Zeit, Tische, Standwände, Strom und Kabelwege an die tatsächlichen Anforderungen anzupassen.
- Wann muss man die Technik für eine Technologiemesse testen?
- Teste die komplette Technik 1 bis 2 Tage vor der Messe und wiederhole die Kurzprüfung am Aufbauort. Plane pro Stand mindestens 15 Minuten für Bildschirm, Projektor, Netzwerk, Ladegeräte und Präsentationsklicker ein.
- Wie viel Catering braucht man für eine Technologiemesse?
- Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen, danach mit etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Bestelle Snacks für alle angemeldeten Personen plus eine Reserve von ungefähr 10 Prozent und berücksichtige erfasste Ernährungswünsche.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!