Checklist technologiebeurs organiseren
Een technologiebeurs organiseren vraagt om meer dan stands en schermen klaarzetten. Je moet exposanten, aanmeldingen, standplaatsen, technische wensen en het programma op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, werk daarna via exposanten en bezoekers naar de inrichting en techniek toe. In de laatste week draait alles om testen, printwerk, routeborden en een duidelijke opbouwvolgorde. Deze checklist helpt je om 58 taken en 86 benodigdheden stap voor stap af te werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Beursplattegrond maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Technische wensen opvragen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Bevestigingen versturen
2 personen
Naambadges ontwerpen
Beursprogramma opstellen
2 personen
Exposanteninformatie versturen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Naambadges printen
2 personen
Routeborden voorbereiden
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Beursmaterialen klaarzetten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Exposantenstands nummeren
2 personen
Stroompunten verdelen
3 personen
Kabels veilig afplakken
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naambadges sorteren
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Demoruimte inrichten
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Drankpunten inrichten
2 personen
Testregistratie uitvoeren
2 personen
Event
Exposanten ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Demonstraties begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Exposanten laten afbouwen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Standwanden demonteren
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Expositietafelsaantal 24
- Statafelsaantal 12
- Stoelenaantal 80
- Standwandenaantal 24
- Registratiebalie
- Krukkenaantal 12
Apparatuur
- Laptopsaantal 4
- Tabletsaantal 4
- Beeldschermenaantal 6
- Projectorenaantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Webcamsaantal 4
- Presentatieklikkersaantal 4
- Wifi-routersaantal 3
- USB-opladersaantal 12
- Verlenghaspelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 24
- HDMI-kabelsaantal 12
- USB-C-kabelsaantal 12
- Ethernetkabelsaantal 12
- Kabelgotenaantal 12
- Kabelmattenaantal 10
- Powerbanksaantal 6
- Labelprintersaantal 2
- Handmicrofoonsaantal 2
- Draagbare speakersaantal 2
- Gereedschapskoffersaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 180
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerlepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Voedseltangenaantal 8
Decoratie
- Bedrijfsbannersaantal 12
- Tafelkleedsetsaantal 24
- Pijlbordenaantal 12
- Programmapostersaantal 8
- Exposantenbordjesaantal 24
- Informatiebordenaantal 8
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 8
- Snoerlampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Registratie
- Naambadgesaantal 400
- Badgehoudersaantal 400
- Lanyardsaantal 400
- Klembordenaantal 6
- Pennenaantal 30
- Registratieformulierenaantal 450
- Beursplattegrondenaantal 450
- Programmafoldersaantal 450
- Polsbandjesaantal 400
Promotie
- Flyersaantal 600
- Visitekaartjesbakjesaantal 24
- Notitieblokkenaantal 400
- Balpennen voor bezoekersaantal 400
- Goodiebagsaantal 350
- Stickersaantal 500
- A4-hoezenaantal 100
Veiligheid
- Kabeltapeaantal 12
- Markeerlintaantal 6
- Veiligheidshesjesaantal 8
- Zaklampenaantal 4
- Werkhandschoenenaantal 8
- Afzetpalenaantal 8
Kantoor
- Printpapieraantal 5
- Plakbandaantal 8
- Dubbelzijdige tapeaantal 6
- Schaaraantal 6
- Permanent markersaantal 24
- Post-itsaantal 12
- Nietmachinesaantal 4
- Nietjesaantal 8
- Elastiekenaantal 2
- Opbergboxenaantal 12
Tips
- Vraag technische wensen uiterlijk 3 weken vooraf op. Noteer per stand welke laptops, beeldschermen, projectoren, HDMI- of USB-C-kabels en stroompunten nodig zijn.
- Maak de beursplattegrond voordat je standplaatsen toewijst. Houd naast expositietafels en standwanden ook ruimte vrij voor de registratiebalie, looproutes en kabelgoten.
- Test alle techniek uiterlijk 1 dag vooraf op locatie. Controleer wifi-routers, schermen, projectoren, webcams, microfoons, speakers en presentatieklikkers met de juiste kabels.
- Print naambadges en routeborden niet pas op de beurs ochtend. Leg badges, labelprinter, registratiebenodigdheden en bezoekersinformatie samen klaar bij de registratiebalie.
- Plan de opbouw in vaste blokken: eerst tafels, standwanden en stoelen, daarna stroom en kabelmatten, vervolgens apparatuur en als laatste promotiemateriaal, hapjes en gekoelde dranken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een technologiebeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, exposantenlijst en aanmeldformulier. Plan technische wensen en standindeling uiterlijk 3 weken voor de beurs.
- Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een technologiebeurs?
- Stuur de eerste uitnodiging 6 tot 8 weken vooraf. Vraag daarna binnen 2 weken om bevestiging, technische wensen en eventuele dieetwensen.
- Wanneer test je de techniek voor een technologiebeurs?
- Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en controleer op de beursdag zelf nogmaals wifi, projectoren, beeldschermen, microfoons en stroomaansluitingen. Neem reservekabels en powerbanks mee.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een technologiebeurs op te bouwen?
- Reserveer minimaal 3 tot 4 uur voor de opbouw van tafels, standwanden, stoelen, registratiebalie, stroom, kabels en apparatuur. Plan daarna minstens 30 minuten voor een laatste rondgang en technische controle.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!