Ein Animationsfilmfestival Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Animationsfilmfestival entscheidet nicht nur die Filmauswahl über den Ablauf. Du brauchst früh geklärte Aufführungsrechte, eine getestete Projektion und einen Zeitplan, der auch Umbaupausen berücksichtigt. Beginne etwa drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Ort und Programm. Danach folgen Anmeldung, Kommunikation, Technik, Catering und die Einweisung des Teams. Die letzten Tests sollten spätestens am Vortag stattfinden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festivaldatum festlegen
2 Personen
2
Programm zusammenstellen
3 Personen
3
Filme auswählen
3 Personen
4
Aufführungsrechte überprüfen
2 Personen
5
Filmdateien sammeln
2 Personen
6
Location reservieren
2 Personen
7
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
8
Anmeldeformular erstellen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Festival online veröffentlichen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Besucherinformationen versenden
14
Gastredner bestätigen
2 Personen
15
Moderatoren einweisen
2 Personen
16
Drehbuch ausdrucken
17
Programmhefte drucken
2 Personen
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Filmreihenfolge testen
2 Personen
20
Projektionsausrüstung reservieren
2 Personen
21
Catering bestellen
2 Personen
22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
25
Equipment abholen
2 Personen
26
Standortschlüssel abholen
27
Säle öffnen
2 Personen
28
Eingang und Beschilderung anbringen
3 Personen
29
Tische aufstellen
3 Personen
30
Stühle aufstellen
4 Personen
31
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
32
Projektor anschließen
2 Personen
33
Musikanlage anschließen
2 Personen
34
Filme technisch testen
2 Personen
35
Mikrofone testen
2 Personen
36
Lichteinstellungen testen
2 Personen
37
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
38
Programmhefte auslegen
2 Personen
39
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
42
Snacks vorbereiten
3 Personen
43
Toiletten kontrollieren
44
Müllstationen aufstellen
2 Personen
45
Teambriefing durchführen
8 Personen

Event

46
Türen öffnen
3 Personen
47
Besucher registrieren
3 Personen
48
Programmhefte verteilen
2 Personen
49
Eröffnung präsentieren
2 Personen
50
Ersten Film abspielen
2 Personen
51
Filmpause betreuen
3 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
55
Filmpräsentationen ankündigen
56
Zweiten Film abspielen
2 Personen
57
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
58
Abendprogramm ankündigen
59
Dritten Film abspielen
2 Personen
60
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
61
Publikumsabstimmung austeilen
2 Personen
62
Publikumsstimmen sammeln
3 Personen
63
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
64
Preis überreichen
2 Personen
65
Letzten Film ankündigen
66
Letzten Film abspielen
2 Personen
67
Verabschiedung präsentieren
2 Personen
68
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
69
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

70
Catering aufräumen
3 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Abfall sammeln
3 Personen
73
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
74
Geräte ausschalten
2 Personen
75
Projektionsausrüstung verpacken
2 Personen
76
Räume reinigen
4 Personen
77
Toiletten reinigen
2 Personen
78
Dekoration entfernen
2 Personen
79
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
80
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
81
Restbestand einlagern
2 Personen
82
Fundsachen zurückbringen
83
Fotos und Dateien archivieren
84
Dankeschön an Besucher senden
85
Preisträger informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 120
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 8

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopsAnz. 3
MedienplayerAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 6
HDMI-AdapterAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkmikrofoneAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 4
Laptop-LadegeräteAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24
FernbedienungenAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
LichtstativeAnz. 4

Dekoration

FilmplakateAnz. 12
FilmstreifenAnz. 6
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 10
Dekorative FilmklappenAnz. 6
WegweiserAnz. 12
Roll-Up-BannerAnz. 3
KlebebandAnz. 6
KabelkanäleAnz. 10
SchereAnz. 8
SeilAnz. 2
KabelbinderAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 140
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
KannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
KüchenzangenAnz. 4

Catering

MülleimerAnz. 8
KaffeepanelsAnz. 3
MenükartenAnz. 4
KühlelementeAnz. 12
Einkäufe

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 150
KlemmbretterAnz. 8
RegistriermappenAnz. 4
Kasse
Kartenterminal
Wechselgeldkasse
WahlurnenAnz. 3

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
AllzweckreinigerAnz. 3
GlasreinigerAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 4
GummihandschuheAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-Kasten
TaschenlampenAnz. 4
KabelmarkierungenAnz. 30
Rutschfeste MattenAnz. 6

Büro

DruckerAnz. 2
PapierAnz. 5
MarkerAnz. 12
KugelschreiberAnz. 30
NotizblöckeAnz. 10
OrdnerAnz. 6
UmschlägeAnz. 150
TackerAnz. 3
BüroklammernAnz. 2

Tipps

Lege zuerst Datum, Ort und die maximale Besucherzahl fest. Plane pro Filmblock zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Begrüßung, Moderation und Wechsel ein, damit das Programm nicht sofort in Verzug gerät.
Kläre die Aufführungsrechte, bevor du Filme öffentlich ankündigst. Sammle alle Filmdateien mindestens zwei Wochen vorher und prüfe Dateiformat, Ton und Untertitel auf dem tatsächlich verwendeten Laptop oder Medienplayer.
Teste die komplette Projektion spätestens am Vortag: Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Lautsprecher und Mikrofone gehören in denselben Test. Halte außerdem Ersatzbatterien, Ladegeräte und mindestens einen zusätzlichen Adapter bereit.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vorher und verschicke Besucherinformationen mit Einlasszeit, Wegbeschreibung und Programm mindestens drei Tage vor dem Festival.
Bereite Registrierungstisch, Namensschilder, Programmhefte und Wegweiser vor, bevor das Team eintrifft. Gib Moderatoren und Gastrednern am selben Tag einen Ablaufplan; ein gedrucktes Drehbuch verhindert Rückfragen während der Vorführungen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Animationsfilmfestival planen?: Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Location und Programm. Die finalen Filme, Rechte und Technik sollten spätestens zwei Wochen vor dem Festival geklärt sein.
Wie viel Zeit braucht man zwischen zwei Filmen?: Plane mindestens 10 bis 15 Minuten zwischen den Filmblöcken ein. Darin können Moderation, Fragen, Raumwechsel und der Start der nächsten Datei untergebracht werden.
Wann sollte man die Filmtechnik testen?: Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch, nicht erst beim Einlass. Prüfe jede Filmdatei, den Ton, Untertitel, HDMI-Verbindungen und die Lautsprecher mit dem vorgesehenen Equipment.
Wann muss das Catering für ein Filmfestival bestellt werden?: Bestelle das Catering mindestens sieben Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind. Ernährungswünsche solltest du zu diesem Zeitpunkt bereits erfasst und an den Anbieter weitergegeben haben.

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