Checklist pour organiser un salon de la technologie
Un salon de la technologie demande de coordonner les exposants, les inscriptions, les stands et de nombreux équipements techniques. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers le plan du salon, les besoins de chaque exposant et les confirmations. Les derniers jours servent surtout à tester les connexions, imprimer les badges, préparer la signalétique et installer les tables, écrans et câbles. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute.
Le plan, Ă©tape par Ă©tape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Inviter les exposants
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Demander les besoins techniques
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer les confirmations
2 personnes
Créer les badges nominatifs
Élaborer le programme du salon
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le matériel du salon
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Numéroter les stands des exposants
2 personnes
RĂ©partir les points d'alimentation
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Aménager la salle de démonstration
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place les points boissons
2 personnes
Effectuer l’enregistrement test
2 personnes
Événement
Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
RĂ©approvisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
RĂ©pondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Suivi
DĂ©monter les stands des exposants
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
DĂ©monter les cloisons du stand
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables d'expositionqté 24
- Tables hautesqté 12
- Chaisesqté 80
- Panneaux de standqté 24
- Comptoir d'inscription
- Tabouretsqté 12
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 4
- Tablettesqté 4
- Écransqté 6
- Projecteursqté 2
- Écrans de projectionqté 2
- Webcamsqté 4
- Cliques de présentationqté 4
- Routeurs Wi-Fiqté 3
- Chargeurs USBqté 12
- Rallonges électriquesqté 8
- Multiprisesqté 24
- Câbles HDMIqté 12
- Câbles USB-Cqté 12
- Câbles Ethernetqté 12
- Goulottes de câblesqté 12
- Passe-câblesqté 10
- Batteries externesqté 6
- Imprimantes d’étiquettesqté 2
- Microphones mainqté 2
- Enceintes portablesqté 2
- Boîtes à outilsqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 180
- Assiettesqté 180
- Couvertsqté 180
- Cuillères de serviceqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Plats de service avec couvercleqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pinces alimentairesqté 8
DĂ©coration
- Bannières d'entrepriseqté 12
- Sets de nappesqté 24
- Panneaux indicateursqté 12
- Affiches du programmeqté 8
- Panneaux pour exposantsqté 24
- Panneaux d'informationqté 8
Éclairage
- Projecteurs de chantier LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
Catering
- Courses
Inscription
- Badges nominatifsqté 400
- Porte-badgesqté 400
- Lanyardsqté 400
- Presse-papiersqté 6
- Stylosqté 30
- Formulaires d’inscriptionqté 450
- Plans du salonqté 450
- Brochures du programmeqté 450
- Braceletsqté 400
Promotion
- Flyersqté 600
- Présentoirs à cartes de visiteqté 24
- Blocs-notesqté 400
- Stylos à bille pour les visiteursqté 400
- Sacs cadeauxqté 350
- Autocollantsqté 500
- Protège-documents A4qté 100
Sécurité
- Ruban adhésifqté 12
- Ruban de balisageqté 6
- Gilets de sécuritéqté 8
- Lampes de pocheqté 4
- Gants de travailqté 8
- Poteaux de balisageqté 8
Bureau
- Papier d’impressionqté 5
- Ruban adhésifqté 8
- Ruban adhésif double faceqté 6
- Ciseauxqté 6
- Marqueurs permanentsqté 24
- Post-itqté 12
- Agrafeusesqté 4
- Agrafesqté 8
- Élastiquesqté 2
- Boîtes de rangementqté 12
Conseils
- Demande les besoins techniques et alimentaires des exposants au moment de l’inscription, puis fixe une date limite de réponse au moins 10 jours avant le salon. Tu éviteras ainsi de découvrir trop tard qu’un stand nécessite un écran, un projecteur ou une connexion particulière.
- Prépare le plan des stands dès que la liste des exposants est suffisamment stable. Garde quelques emplacements libres pour les changements et envoie à chaque exposant son emplacement, les horaires et les consignes au moins 7 jours avant l’événement.
- Teste toute la technique la veille : Wi-Fi, routeurs, écrans, projecteurs, câbles HDMI et USB-C, microphones et enceintes. Prévois au moins une rallonge, une multiprise et des câbles de rechange pour chaque zone équipée.
- Imprime les badges nominatifs après le traitement des inscriptions, mais garde une solution pour les arrivées sur place. Une imprimante d’étiquettes et un comptoir d’inscription permettent de corriger rapidement un nom ou d’ajouter un participant.
- Ne laisse pas le catering et les boissons au dernier moment. Confirme les quantités selon le nombre d’inscrits, refroidis les boissons avant l’ouverture et installe les tasses, verres et assiettes avant l’arrivée des exposants.
Questions fréquentes
- Quand commencer Ă organiser un salon de la technologie ?
- Commence au moins 8 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à fixer le lieu, établir la liste des exposants, ouvrir les inscriptions et recueillir les besoins techniques.
- Quand envoyer les informations aux exposants ?
- Envoie les confirmations et les informations pratiques au moins 7 jours avant le salon. Indique l’emplacement du stand, les horaires d’installation, les besoins techniques validés et les consignes d’accès.
- Combien de temps prévoir pour installer un salon de la technologie ?
- Prévois au minimum 3 heures pour installer les tables, chaises, panneaux, écrans, câbles et signalétique. Ajoute ensuite 60 minutes pour tester la technique et régler les derniers problèmes.
- Quand imprimer les badges des participants ?
- Imprime les badges 1 à 2 jours avant le salon, après avoir traité les inscriptions et envoyé les confirmations. Garde sur place une imprimante d’étiquettes pour les modifications et les inscriptions tardives.
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