Checklist para organizar una feria de tecnología sin imprevistos
Organizar una feria de tecnología exige coordinar expositores, espacios, acreditaciones y equipos que deben funcionar al mismo tiempo. Empieza por fijar la fecha y la ubicación, y después avanza con las inscripciones, el plano de los puestos y las necesidades técnicas. Durante las semanas previas tendrás que confirmar asistentes, cerrar el programa y enviar instrucciones claras. La última semana se centra en imprimir credenciales, probar conexiones y preparar el montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y ubicación de la feria
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Invitar a los expositores
2 personas
Crear plano de la feria
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Solicitar necesidades técnicas
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
2 personas
Enviar confirmaciones
2 personas
Diseñar acreditaciones
Elaborar el programa de la feria
2 personas
Enviar información a los expositores
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Recoger material promocional
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Imprimir credenciales
2 personas
Preparar señales de ruta
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el material de feria
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Numerar los stands de los expositores
2 personas
Repartir los puntos de electricidad
3 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Ordenar las acreditaciones
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar la zona de demostración
3 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Montar los puntos de bebidas
2 personas
Realizar la prueba de registro
2 personas
Evento
Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Coordinar demostraciones
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet limpio y abastecido
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
3 personas
Seguimiento
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar los paneles del stand
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Retirar los residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de exposicióncant. 24
- Mesas altascant. 12
- Sillascant. 80
- Paredes para standscant. 24
- Mostrador de registro
- Taburetescant. 12
Equipo
- Portátilescant. 4
- Tabletscant. 4
- Pantallascant. 6
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Webcamscant. 4
- Pulsadores de presentacióncant. 4
- Routers wificant. 3
- Cargadores USBcant. 12
- Enrollacablescant. 8
- Regletascant. 24
- Cables HDMIcant. 12
- Cables USB-Ccant. 12
- Cables Ethernetcant. 12
- Canaletas para cablescant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Baterías externascant. 6
- Impresoras de etiquetascant. 2
- Micrófonos de manocant. 2
- Altavoces portátilescant. 2
- Maletines de herramientascant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas para alimentoscant. 8
Decoración
- Banners de empresacant. 12
- Juegos de mantelescant. 24
- Carteles direccionalescant. 12
- Pósteres del programacant. 8
- Carteles para expositorescant. 24
- Paneles informativoscant. 8
Iluminación
- Focos LED de obracant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Registro
- Credencialescant. 400
- Portabadgescant. 400
- Lanyardscant. 400
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Formularios de registrocant. 450
- Planos de la feriacant. 450
- Folletos del programacant. 450
- Pulserascant. 400
Promoción
- Folletoscant. 600
- Portatarjetas de visitacant. 24
- Bloc de notascant. 400
- Bolígrafos para los visitantescant. 400
- Bolsas de regalocant. 350
- Pegatinascant. 500
- Fundas A4cant. 100
Seguridad
- Cinta para cablescant. 12
- Cinta de señalizacióncant. 6
- Chalecos reflectantescant. 8
- Linternascant. 4
- Guantes de trabajocant. 8
- Postes separadorescant. 8
Oficina
- Papel de impresióncant. 5
- Cinta adhesivacant. 8
- Cinta adhesiva de doble caracant. 6
- Tijerascant. 6
- Rotuladores permanentescant. 24
- Post-itscant. 12
- Grapadorascant. 4
- Grapascant. 8
- Gomas elásticascant. 2
- Cajas de almacenajecant. 12
Consejos
- Cierra las necesidades técnicas al menos 3 semanas antes: pregunta a cada expositor si necesita portátil, pantalla, proyector, webcam, micrófono o conexión Ethernet. Así puedes prever regletas, cables HDMI, USB-C, canaletas y enrollacables.
- Asigna los puestos cuando la lista de expositores esté suficientemente estable, idealmente 2 semanas antes. Deja espacio para el mostrador de registro, las mesas altas, las paredes de los stands y los recorridos entre mesas.
- Envía las confirmaciones y el programa entre 7 y 10 días antes. Incluye la hora de llegada, el espacio asignado, el acceso wifi, los contactos técnicos y el plazo para comunicar cambios.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior, no solo una comprobación rápida. Enciende pantallas y proyectores, prueba los micrófonos, altavoces, webcams y routers, y verifica que haya cargadores USB y baterías externas disponibles.
- Prepara bebidas y aperitivos con margen para la llegada de los expositores. Enfría las bebidas como mínimo 6 horas antes y coloca tazas, vasos y platos cerca de la zona de catering para evitar interrupciones durante las demostraciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria de tecnología?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios expositores. Reserva las primeras 2 semanas para fijar fecha y ubicación, preparar la lista de expositores y abrir las inscripciones.
- ¿Cuándo se debe enviar la información a los expositores?
- Envía la información inicial al confirmar su participación y remite las instrucciones finales entre 7 y 10 días antes. Incluye el plano, el horario de montaje, las necesidades técnicas y el contacto responsable.
- ¿Cuándo probar la tecnología de una feria?
- Haz una prueba completa el día anterior y una comprobación final entre 60 y 90 minutos antes de abrir. Revisa especialmente wifi, proyectores, pantallas, sonido, cables y enchufes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar las acreditaciones?
- Diseña las acreditaciones al menos 2 semanas antes y deja la impresión para 3 o 4 días antes, cuando las inscripciones estén casi cerradas. Lleva algunas credenciales en blanco para cambios de última hora.
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