Einen Tanzwettbewerb Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Tanzwettbewerb müssen Anmeldung, Reglement, Musik und Bewertung ineinandergreifen. Beginne mit Ort, Ablauf und Jury, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Startreihenfolge, Teilnehmerinformationen und die technische Prüfung jeder Musikdatei. Am Veranstaltungstag zählen klare Wege, ein rutschfester Tanzboden und vorbereitete Juryunterlagen. Plane außerdem feste Fristen ein: Späte Musikdateien, fehlende Ernährungsangaben und ungeklärte Startnummern verursachen die meisten Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
2
Veranstaltungsort des Wettbewerbs festlegen
2 Personen
3
Jurymitglieder erfassen
2 Personen
4
Moderator festlegen
5
Musikkoordinator festlegen
6
Anmeldeformular erstellen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbung online stellen
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
12
Startreihenfolge zusammenstellen
2 Personen
13
Juryformulare erstellen
14
Teilnehmerinformationen versenden
15
Reservierungen prüfen
16
Musikdateien sammeln
2 Personen
17
Musikdateien prüfen
2 Personen
18
Preise und Medaillen bestellen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Materialien zusammenstellen
3 Personen
22
Teilnehmerliste ausdrucken
23
Startnummern bereitlegen
2 Personen
24
Jurytische vorbereiten
2 Personen
25
Getränke kalt stellen
2 Personen
26
Snacks vorbereiten
3 Personen
27
Location öffnen
2 Personen
28
Boden und Saal kontrollieren
3 Personen
29
Tanzfläche absperren
3 Personen
30
Tonanlage aufstellen
3 Personen
31
Beschallungsanlage testen
2 Personen
32
Beleuchtung testen
2 Personen
33
Tische aufstellen
3 Personen
34
Stühle aufstellen
4 Personen
35
Jurytische einrichten
2 Personen
36
Empfangstheke einrichten
2 Personen
37
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Wegweiser aufstellen
2 Personen
40
Preistisch einrichten
2 Personen
41
Jury-Briefing geben
5 Personen
42
Freiwillige einweisen
4 Personen

Event

43
Teilnehmende empfangen
4 Personen
44
Startnummern ausgeben
2 Personen
45
Musikreihenfolge bereitstellen
2 Personen
46
Publikum empfangen
3 Personen
47
Eröffnungsrede halten
48
Wettkampfrunden betreuen
4 Personen
49
Musik pro Runde abspielen
2 Personen
50
Juryformulare einsammeln
2 Personen
51
Ergebnisse eintragen
2 Personen
52
Getränke servieren
3 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Buffet auffüllen
2 Personen
56
Halle ordentlich halten
2 Personen
57
Publikumsabstimmung sammeln
2 Personen
58
Finalrunde begleiten
4 Personen
59
Endergebnis prüfen
3 Personen
60
Preise überreichen
3 Personen
61
Schlusswort übernehmen
62
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

63
Fundsachen sammeln
2 Personen
64
Tonanlage abbauen
3 Personen
65
Beleuchtung abbauen
2 Personen
66
Dekoration entfernen
3 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Abfall trennen
3 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Tanzfläche reinigen
2 Personen
71
Toiletten reinigen
2 Personen
72
Saal reinigen
4 Personen
73
Materialien zurückbringen
3 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Ergebnis an die Teilnehmenden senden
76
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 180
JurytischeAnz. 3
JurystühleAnz. 8
BarhockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
USB-SticksAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffa-TapeAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
LichtfilterAnz. 6

Sportmaterial

TanzbodenplattenAnz. 24
Rutschfeste GummimattenAnz. 12
AufwärmmattenAnz. 10
SpiegelAnz. 4
WasserkistenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServierschalenAnz. 12
ServierplattenAnz. 8
KannenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 3

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
ScherenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
WasserkocherAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbögenAnz. 2
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
BühnentücherAnz. 4
Fotowand
Dekoratives KlebebandAnz. 6
Willkommensschild
RundenschildAnz. 6
WegweiserAnz. 12
TischnummernAnz. 12
WimpelkettenAnz. 6
TischdekorationenAnz. 12
FotopropsAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
HandschuheAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 6
MüllcontainerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
ScheuerschwämmeAnz. 6
GummifensterabzieherAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 4
LufterfrischerAnz. 4
PutzeimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Registrierung

StartnummernAnz. 120
SicherheitsnadelnAnz. 300
ArmbänderAnz. 220
NamensaufkleberAnz. 220
KugelschreiberAnz. 30
KlemmbretterAnz. 12

Spielmaterial

JuryformulareAnz. 200
WertungsbögenAnz. 30
TeilnehmerlistenAnz. 20
ProgrammhefteAnz. 220
ZertifikateAnz. 120
MedaillenAnz. 30
BecherAnz. 12
UmschlägeAnz. 30
StiftehalterAnz. 4
PapierklebebandAnz. 6
MarkerAnz. 12
TaschenrechnerAnz. 4
TimerAnz. 2
KleiderhüllenAnz. 40
SpiegelfolieAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
Rutschfeste AufkleberAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8
NotausgangsschilderAnz. 6

Tipps

Lege Reglement, Alters- oder Leistungsklassen und Bewertungsregeln mindestens 8 Wochen vor dem Wettbewerb fest. So können Anmeldeformular und Einladungen dieselben Angaben enthalten.
Bestätige Teilnehmer spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung und verschicke danach Startreihenfolge, Startnummern, Einlasszeit und Hinweise zur Musik. Änderungen am Veranstaltungstag solltest du nur noch in Ausnahmefällen zulassen.
Sammle Musikdateien mindestens 10 Tage vorher und prüfe jede Datei vollständig auf einem Laptop mit Mischpult und Lautsprechern. Speichere zusätzlich eine Kopie auf zwei USB-Sticks, damit ein einzelner Datenträger nicht zum Ausfall führt.
Bereite Jurytische, Jurystühle, Bewertungsformulare und gedruckte Teilnehmerlisten vor dem Einlass vor. Markiere Wege mit Absperrpfosten und Absperrband und halte Kabel mit Gaffa-Tape aus dem Laufbereich.
Baue Tanzbodenplatten, rutschfeste Gummimatten und Aufwärmmatten vor dem Soundcheck auf. Stelle Wasser und wiederverwendbare Trinkgläser bereit und kühle die Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn, statt dies während des Wettbewerbs zu erledigen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Tanzwettbewerb organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Veranstaltungsort, Reglement, Jury und Moderator. Die Anmeldung sollte mindestens 4 Wochen laufen, damit du Teilnehmer bestätigen und die Startreihenfolge erstellen kannst.
Wann sollte die Musik für einen Tanzwettbewerb abgegeben werden?: Fordere die Musik spätestens 10 Tage vor dem Termin an und setze eine klare Nachfrist von 3 Tagen. Prüfe danach jede Datei vollständig und bewahre zwei Kopien auf USB-Sticks auf.
Wie plant man den Ablauf eines Tanzwettbewerbs?: Plane Einlass, Aufwärmen, Start, Pausen und Siegerehrung minutengenau. Rechne pro Auftritt zusätzlich 2 bis 3 Minuten für Ansage, Positionswechsel und Bewertung ein, damit der Zeitplan nicht sofort kippt.
Was braucht die Jury bei einem Tanzwettbewerb?: Jede Juryperson braucht einen Sitzplatz, einen vorbereiteten Jurybogen und eine gut lesbare Teilnehmerliste mit Startnummern. Lege alle Unterlagen spätestens 30 Minuten vor dem Einlass auf den Jurytischen aus und bestimme eine Person für Rückfragen.

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