Anime-Convent organisieren: So gehst du vor

Eine Anime-Convent braucht früh eine klare Struktur, weil Programm, Wettbewerbe, Stände und Technik ineinandergreifen. Beginne mit Datum und Ort, lege danach das Programm mit Workshops, Quiz und Cosplay-Wettbewerb fest. Anschließend klärst du Anmeldungen, Gastredner, Standbetreiber, Catering und Helfer. In den letzten Wochen prüfst du Technik, Beschilderung, Namensschilder und den Lageplan. So vermeidest du, dass wichtige Details erst beim Einlass auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Programm zusammenstellen
3 Personen
3
Workshops festlegen
2 Personen
4
Wettkampfdisziplinen festhalten
2 Personen
5
Standbetreiber einladen
2 Personen
6
Gastredner einladen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Freiwillige anmelden
2 Personen
11
Catering reservieren
2 Personen
12
Getränke bestellen
13
Technik reservieren
2 Personen
14
Fotograf festlegen
15
Lageplan erstellen
2 Personen
16
Standplätze einteilen
2 Personen
17
Wettkampfjury bestätigen
18
Preise für Wettbewerbe kaufen
2 Personen
19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
20
Programmhefte drucken
2 Personen
21
Beschilderung erstellen
2 Personen
22
Spielmaterialien prüfen
2 Personen
23
Cosplay-Wettbewerb vorbereiten
3 Personen
24
Quizfragen vorbereiten
2 Personen
25
Musik und Videos testen
2 Personen
26
Präsentationen sammeln
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Getränke kalt stellen
2 Personen
29
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen

Event

30
Location öffnen
2 Personen
31
Eingangstresen aufbauen
3 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
33
Aussteller empfangen
3 Personen
34
Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten
3 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Bühne und Leinwand aufbauen
3 Personen
37
Musikanlage anschließen
2 Personen
38
Mikrofone testen
2 Personen
39
Präsentationen und Videos testen
2 Personen
40
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
41
Registrierungsliste bereitlegen
2 Personen
42
Freiwillige einweisen
2 Personen
43
Programmhefte verteilen
2 Personen
44
Besucher registrieren
4 Personen
45
Namensschilder ausgeben
3 Personen
46
Eröffnungsprogramm begleiten
2 Personen
47
Workshops betreuen
4 Personen
48
Quiz moderieren
2 Personen
49
Cosplay-Wettbewerb betreuen
4 Personen
50
Jury-Briefing durchführen
2 Personen
51
Preise überreichen
3 Personen
52
Snacks servieren
4 Personen
53
Getränke nachfüllen
3 Personen
54
Buffet auffüllen
3 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
57
Fotomoment begleiten
2 Personen
58
Abendprogramm moderieren
2 Personen
59
Musikprogramm bedienen
60
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

61
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen
62
Technik ausschalten
2 Personen
63
Dekoration entfernen
3 Personen
64
Geschirr sammeln
3 Personen
65
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
66
Reste kühlen
2 Personen
67
Abfall trennen
3 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Toiletten reinigen
2 Personen
70
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
71
Materialien zurückgeben
3 Personen
72
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
73
Fundgegenstände registrieren
74
Standbetreiber informieren
75
Fotos und Dateien sichern
76
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstresenAnz. 2
KlappTischeAnz. 24
StühleAnz. 180
BarhockerAnz. 12
TischdeckenAnz. 24
PartyzelteAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12
BodenmattenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierplattenAnz. 20
SchälchenAnz. 24

Dekoration

Anime-PosterAnz. 30
WimpelkettenAnz. 12
BallonbögenAnz. 4
Cosplay-HintergründeAnz. 3
Fotowand
TischdekorationenAnz. 24
WegweiserAnz. 18
HintergrundtücherAnz. 4
KleiderständerAnz. 6
KleiderbügelAnz. 60
TischnummernAnz. 30
Namensschilder der AusstellerAnz. 40

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LaptopsAnz. 3
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
HDMI-KabelAnz. 6
USB-SticksAnz. 6
Etikettendrucker
FunkgeräteAnz. 8
LadestationenAnz. 3
PowerbanksAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
Küchenmesser für BrotAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 12
KeksdosenAnz. 12
LebensmittelbehälterAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KüchenwaagenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-SpotsAnz. 8
BatterielampenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Sportmaterial

Quiz-BuzzerAnz. 6
StoppuhrenAnz. 4
AnzeigetafelnAnz. 4
PreistischeAnz. 2
Dekorative SchwerterAnz. 6

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 8
DesinfektionsspenderAnz. 12

Catering

Einkäufe

Registrierung

NamensschilderAnz. 350
BadgehalterAnz. 350
ArmbänderAnz. 350
StifteAnz. 40
KassenAnz. 3
GeldkassettenAnz. 3
KlemmbretterAnz. 12
ProgrammhefteAnz. 400
AnmeldeformulareAnz. 400
ArmbandscherenAnz. 4

Büro

DruckpapierAnz. 10
KlebebandrollenAnz. 12
GewebeklebebandAnz. 8
Scheren-SetsAnz. 8
SchneidemesserAnz. 4
TackerAnz. 4
MarkerAnz. 24
BuntstifteAnz. 24
WhiteboardmarkerAnz. 12
WhiteboardsAnz. 4
LanyardsAnz. 40
Badge-ClipsAnz. 40
ZeitpläneAnz. 20

Tipps

Lege das Grundgerüst mindestens 12 Wochen vorher fest: Datum, Ort, Öffnungszeiten, Programmblöcke und Wettbewerbsdisziplinen. Erst danach solltest du Einladungen an Gastredner und Standbetreiber verschicken.
Plane Workshops mit festen Startzeiten und einer maximalen Teilnehmerzahl. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 14 Tage vor der Con, damit Catering und Raumaufteilung angepasst werden können.
Bestätige Jury, Preise und Regeln für den Cosplay-Wettbewerb mindestens 4 Wochen vorher. Bereite Quizfragen, Spielmaterialien sowie Musik und Videos vor und teste alles spätestens am Vortag.
Erstelle den Lageplan spätestens 2 Wochen vor dem Termin und teile Standplätze, Empfang, Fotowand und Wettbewerbsbereich eindeutig ein. Beschilderung und Wegweiser sollten am Aufbauort bereits vollständig vorliegen.
Plane Technik nicht nur nach Geräten, sondern nach Anschlüssen und Wegen: Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Verlängerungskabel müssen vor Einlass getestet werden. Rechne für den Technikcheck mindestens 90 Minuten ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Anime-Convent organisieren?: Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. Für Gastredner, Standbetreiber, Catering und Technik brauchst du oft mehrere Abstimmungsrunden; die letzten 14 Tage sollten nur noch der Prüfung und Vorbereitung dienen.
Wie plant man das Programm einer Anime-Convent?: Lege zuerst die Gesamtdauer und feste Hauptpunkte wie Cosplay-Wettbewerb, Workshops und Quiz fest. Plane anschließend 15 bis 30 Minuten Puffer zwischen größeren Programmpunkten ein, damit Verspätungen nicht den ganzen Ablauf verschieben.
Wann sollten sich Besucher für eine Anime-Convent anmelden?: Öffne die Anmeldung möglichst 8 bis 10 Wochen vor dem Termin und schließe sie 10 bis 14 Tage vorher. So kannst du Namensschilder, Teilnehmerzahlen, Sitzplätze und Ernährungswünsche rechtzeitig vorbereiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Anime-Convent?: Rechne für Möbel, Standplätze, Beschilderung und Technik mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Für den eigentlichen Techniktest solltest du zusätzlich 90 Minuten vorsehen, bevor Besucher eingelassen werden.

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